У всех нас есть два вида дел - задачи и события. Единственное их сходство в том, что они являются тем, что мы собираемся сделать. А вот разница между ними большая. Событие - это любое мероприятие, которое делает нас занятыми, начинается точно в срок и продолжается строго оговоренное время. Все остальное - это задачи, им место в таск-трекерах. А вот события должны фиксироваться в календаре.
Календарь для многих является основным инструментом для управления временем, но к сожалению далеко не все умеют им правильно пользоваться, и тем более получать выгоду от совместного использования календаря + планировщика. Календари, как и планировщики бывают бумажные - настенные календари, ежедневники; и цифровые - встроенный в телефон календарь и сторонние приложения.
Точно также как и планировщик задач, календарь должен быть мобилен и доступен в любое время. Такую функцию можно получить только используя цифровой календарь, который синхронизируется между всеми вашими девайсами и доступен оффлайн. Бумажные календари неудобны прежде всего тем, что они материальны, а также тем, что в них нельзя ничего записать из-за отсутствия места, кроме маленькой заметки. В ежедневниках можно делать пометки насчет дела или слота времени, но его сложно везде носить с собой и практически невозможно организовать так, чтобы в нем не было хаоса и дополнительных задач, которые не имеют фиксированного времени.
Соотвественно, в наше время приходится выбирать цифровые версии всего. Можно пользоваться встроенным календарем в телефоне, но мне больше нравится интерфейс и функциональность Google Calendar. Кроме него существует много других хороших приложений. Вы можете выбрать любой вариант, который вам по душе. Главное в работе с задачами - не бренд приложения, а ваша личная система по работе с любым приложением.
Как эффективно пользоваться календарем?
В этой статье я рассказывала про нюансы работы с таск-трекером. Здесь, я перечислю советы по ведению календаря для совместного использования с планировщиком задач.
- Доверяйте календарю и всегда следуйте ему. Доверяя календарю, вы никогда не будете переживать, что забыли что-то сделать, если в календаре этого события нет (при условии, что вы правильно ведёте календарь). Все события, которые попадают в календарь - обязательные, и должны всегда выполняться. Конечно, бывают случаи, когда какое-то мероприятие может отмениться, но в целом, вы не можете беспричинно отказаться от дел, записанных в календарь. С планировщиком другая ситуация - там у вас записаны задачи, которые вам бы хотелось сделать в определённый день, но если вы не успеете/не захотите, то можете спокойно перенести их или удалить.
- Заносите в календарь информацию о событии сразу же, как ее получили. Если нет возможности записать все детали события в календарь «на месте», то быстро запишите себе задачу во входящие таск-треккера, и при разборе папки входящих перенесите событие в календарь. Очень важно делать это сразу, так как через какое-то время можно забыть детали события.
- Заносите в календарь всю информацию о событии. Польза от ведения календаря получается тогда, когда посмотрев на него у вас есть вся необходимая информация о событии. Поэтому вносите в календарь не только дату и время события, но и место, и всю дополнительную информацию, которая вам может понадобиться. Например, когда я записываюсь ко врачу, то я создаю мероприятие «посещение врача», указываю для него дату и время приема, адрес, и в комментариях пишу, что мне нужно взять с собой, куда подойти, и кому позвонить, если я потеряюсь или захочу отменить прием.
- Назначайте время для события с запасом на дорогу до места проведения и обратно, либо держите в голове, что полчаса-час до и после события у вас будут заняты дорогой. В первом случае вам будет легче понимать, сколько времени у вас действительно свободно, так в календаре будут учтены все временные затраты на каждое мероприятие.
- Оставляйте время в запасе. Не всегда мы точно знаем, сколько времени займет какое-либо мероприятие. Для того, чтобы не попасть в ситуацию с наложенными друг на друга событиями, добавляйте ко времени окончания события минут 30, т.е вместо посещения врача с 14:00 до 14:30, делайте слот до 15:00. Так, вы никогда не будете планировать следующее событие впритык.
- Каждый вечер или утро просматривайте сначала свой календарь с событиями на день, а затем другие задачи в таск-треккере. Вы можете добавить в календарь информацию о месте события, о том, что нужно взять с собой и т.д., чтобы в назначенное время вам не пришлось ничего искать.
- Заведите общие календари с членами семьи или коллегами, чтобы каждый мог создавать и корректировать намеченные общие дела. Используя общий календарь, можно бронировать время другого человека для вас. Я назначаю общие мероприятия, свидания и сюрпризы таким образом :)
- Держите в таск-трекере задачи, которые не имеют четкого времени, и не дублируйте их в календарь, чтобы избежать путаницы. Но, иногда может быть так, что из-за большого количества встреч/мероприятий в течение дня, совсем не остается времени для дел, которые вы точно хотите сделать. В таком случае, вы можете попробовать забронировать отдельный слот времени для выполнения этих дел. При назначении нового события, увидев занятый слот времени в календаре, вам придётся перенести мероприятие на другой день/время. Но опять же, это нужно только в том случае, если вы назначаете себе слишком много мероприятий и не успеваете делать важные задачи.
Почему важно разделять обычные задачи и события?
Только так можно избежать хаоса в планировании и организации своих задач. В календаре, вы будете видеть дела, которые имеют время выполнения (события), и будете отталкиваться от этого каркаса для планирования остального времени с более гибкими задачами из планировщика задач. Неделя в календаре предстаёт в виде таблицы, при одном взгляде на которую сразу понятно, какое время занято, а какое свободно.
Вечером, просматривая свои задачи на следующий день, вы будете видеть занятые слоты времени в календаре и мысленно продумаете, как вы раскидаете задачи без времени между событиями из календаря. Например, задача «купить еды в магазине» не привязана к какому-то времени, поэтому ей не место в календаре, но планируя дела на следующий день, вы можете решить, что выполните ее (сходите в магазин) днём между встречами. Цель календаря – дать понять, сколько у вас свободного времени, которое можно уделить задачам и отдыху.
Кстати, не так давно в Todoist появилась возможность интеграции Google calendar, но я бы советовала использовать два отдельных приложения, чтобы не смешивать задачи и события в общем потоке.
Таким образом, используя советы из этой статьи, вы можете настроить работу с любым планировщиком и любым календарём. Совместная работа планировщика и календаря сильно упрощает жизнь. Но скорее всего, со временем, у вас появятся свои лайфхаки и своя система работы с задачами, что сделает управление ими ещё эффективнее и приятнее.
Мне будет очень интересно почитать о вашем опыте и о сервисах для работы с задачами, которые вы используете. Так что, пишите ваши истории в комментариях или в личные сообщения, и подписывайтесь на телеграмм канал @lifeasproject :)
