Команда Кубка IT-Challenge проводит крупнейшие в Петербурге спортивные турниры среди IT-компаний уже больше 7 лет. Я расскажу, как устроен процесс организации.
В течение года в Кубке IT-Challenge принимают участие около 50 IT-компаний, в сумме около 1000 участников, плюс примерно столько же болельщиков. В 2019 году мы провели 13 турниров в Петербурге и Москве, начиная от достаточно распространённых в корпоративных кругах футбола-волейбола, заканчивая чуть менее распространёнными боулингом, картингом, ЧГК и т.д. В 2020 году запустили ещё онлайн кибертурниры. Все турниры однодневные и проходят в выходные дни.
Дата
Первым делом (в конце года) составляем календарь мероприятий на год. Поскольку у нас порядка 10-15 турниров в год, то надо учитывать много факторов: в июле и августе много отпусков, а у нас корпоративные турниры, значит на эти месяцы не ставим. Турнир по бегу, велотурнир - они на отрытом воздухе, лучше всего в начале лета или начале осени, когда погода ещё подходящая, в то же время смотрим, чтобы по возможности не совпадало с крупными городскими забегами. Турнир по слалому нужно делать, когда есть снег, но в январе ещё достаточно холодно для комфортного нахождения на улице, в первый год этого турнира мы все сильно замерзли, да и техника отказывала. Также в Санкт-Петербурге проходит международный экономический форум - в это время лучше вообще ничего не планировать, т.к. сложно найти площадку, в городе пробки и высокие цены.
В общем с учётом всевозможных факторов составляем примерную сетку мероприятий.
Площадка
Чем раньше, тем лучше надо найти и забронировать площадку. Вот как решили с датой, так и договариваемся с площадкой. Т.е. в ноябре-декабре мы уже ищем и бронируем места на первое полугодие следующего года. Уточню, что в каждом нашем турнире принимают участие 80-150 человек, плюс 40-100 болельщиков, что налагает дополнительные требования к месту проведения. Например, в нашем турнире по кикеру принимают участие больше людей, чем в чемпионатах России, поэтому мы не можем просто забронировать бар на 300 человек за пару месяцев до мероприятия и свезти туда кучу столов - это почти нереально.
Из-за сравнительно большого количества участников по определённым видам спорта мы берём крупнейшие площадки в городе, и если желаемая нами дата занята, то вынуждены подстраиваться под них, снова корректируя сетку мероприятий.
На площадку обязательно надо съездить заранее, убедиться, что технические и бытовые параметры соответствуют нашим ожиданиям. В стоимость аренды площадки может входить или не входить время сборов, площадка может не работать так рано, как нам надо, может не иметь лифтов и удобных подъездов для разгрузки, может разрешать или запрещать свою еду и напитки - всё это надо иметь ввиду и оговаривать заранее. Также надо обязательно иметь максимальное количество телефонов всех возможных людей, особенно тех, кто открывает нам дверь. Был случай, когда в 6 утра зимой, когда темно и холодно, мы пытались убедить охранника, что мы организаторы, его должны были предупредить, и нас надо впустить :)
Также мы продумываем, чем могут быть заняты болельщики во время турнира, где они могут находиться, есть ли трибуны. Где расположить зону кофе брейка с постоянным доступом к кофе-печенькам. Где устроить детскую мастерскую для юных болельщиков.
Судья
Следующий важный шаг при подготовке турнира - это найти профессионала в интересующей нас области - главного судью турнира. Мы с этим профессионалом встречаемся и долго обсуждаем формат турнира: по каким правилам играть, сколько лучше бежать/ехать/плыть, какой день/время года, что-сколько займет времени, сколько очков гандикап, как проходить жеребьевку, какие дополнительные критерии при равном количестве очков и т.д. - в общем составляем регламент турнира. Он может решить спорные вопросы, потому что среди участников всегда есть люди, которые понимают в данном конкретном виде спорта больше чем мы.
Где взять такого человека? Его можете знать вы лично, его могут знать ваши друзья, он может быть известен в городе. Также вы можете спросить на забронированной площадке. В боулинге есть свои тренеры, на футбольном поле - свои судьи, в яхт клубе - свои шкиперы, просто попросите посоветовать кого-то.
Возможен и обратный сценарий, особенно если мы запускаем новый для нас турнир, когда сначала находим главного судью, и уже у него спрашиваем возможные места и даты проведения.
Анонс и продвижение
Как сложилось понимание, Что? Где? Когда? :) можно делать страничку на сайте. Только нужен дизайн. В нашем случае это лого и афиша. Мы публикуем мероприятия на своём сайте IT-events.com, указываем дату, место, стоимость, описание, регламент и пр. Анонсируем в группах IT-Events в Vk, Fb, Linkedin, Twitter, Instagram, делаем таргетированную рекламу.
В наших турнирах принимать участие могут только сотрудники IT компаний или сообществ. Поэтому вопрос с таргетом и продвижением немного осложняется тем, что лицом, принимающим решение, может быть HR менеджер или директор, а инициирующим или оказывающим влияние лицом зачастую оказываются сами разработчики.
Также у нас хорошая репутация, наработанная база клиентов и сообществ, рассылаем по ним план мероприятий. Больше половины - это постоянные участники, многие набираются сарафанным радио.
Условия участия
Место в турнире бронируем только при 100% оплате, причём в некоторых турнирах даже случается лист ожидания, если площадка или регламент не позволяют расширить количество участников. Поскольку в турнирах принимать участие могут только сотрудники IT компаний, при регистрации в день турнира мы обязательно проверяем заявку, в которой подтверждено, что все участники являются сотрудниками указанной компании, и этот список сверяем с паспортами. Обязательным условием является наличие одинаковой униформы - мероприятие должно выглядеть красиво. По этой причине мы и сами обзавелись корпоративными футболками, толстовками и даже ветровками :)
Мерч и призы
На каждый турнир делаем наклейки/ пенальчики/ браслеты/ шоколадки/ ручки/ карандаши и всё, что можем придумать памятного и интересного для наших участников. Каждой команде выдаем вымпел, их с удовольствием вешают в офисах компаний.
В плане организации - важно знать, сколько времени уйдёт на дизайн мерча и призов, и за какое время подрядчик выполнит заказ по изготовлению. Т.е. когда дизайн уже готов, наклейки, например, мы можем напечатать за пару дней, когда уже точно знаем итоговое количество команд. Прессвол можно и за день (но лучше так не делать), всякие пенальчики и браслеты как правило заказываем в начале года на все турниры на год вперед и при необходимости дозаказываем. Дизайн кубка может занять больше месяца, и его изготовление - тоже.
2 и 3 место получают призы, а 1 место - кубок, выполненный по индивидуальному эскизу, очень красивый, дорогой и тяжёлый. Все победители награждаются медалями, также выполненными на заказ. Ну и, конечно, различные подарки, в том числе от наших партнёров: фрукты, цветы, шампанское, сладости, сертификаты.
Партнёры
Это отдельный блок работ: найти партнёров, сделать интересное предложение, договориться о взаимовыгодных условиях, поддерживать общение, отправлять отчёты - это если говорить о призах. Возможны также информационные партнёры, которые анонсируют наши мероприятия.
Команда
Нас, организаторов, которые занимаются этим на постоянной основе и за всё отвечают, как правило 2-3 человека. Помимо нас и судьи на площадке ещё нужны: диджей, фотограф, видеооператор, ведущий, врач, волонтёры. Это люди, которых мы привлекаем только на день мероприятия. С фото- и видеооператорами всё понятно. Задача диджея не только ставить музыку во время мероприятия и награждения, но также и в целом следить за работой аппаратуры, экранов, микрофонов и т.д. Волонтёры нужны для помощи в монтаже и демонтаже, регистрации и для помощи судье. У всех есть оплата и, в зависимости от продолжительности турнира, обед.
День турнира
Приезжаем мы все на площадку чаще всего за 3 часа, чтобы до начала регистрации успеть установить оборудование, флаги, роллапы-прессволы, подготовиться к регистрации. Всё оборудование у нас дублируется: два микрофона, максимальное количество всяких пилотов, переходников и батареек на все случаи жизни; телевизоры, экраны, проекторы - в зависимости от того, что позволяет площадка.
Регистрация длится час и, как правило, это самое суетное время. Надо проверить все команды (а их может быть больше 20-ти), надеть браслеты/ приклеить номера/ раздать воду и т.д., и как я писала выше, каждого участника мы проверяем по документам и сверяем с заявкой. Затем открытие турнира: объявляем основные правила, где-что находится на площадке, представляем судью, партнёров. Если нет каких-то косяков с таблицей и аппаратурой, то дальше турнир проходит довольно спокойно.
Нам важно, чтобы участники, зрители, болельщики понимали, что происходит на площадке, поэтому счёт выводим на большой экран, также открываем доступ к онлайн-таблицам, чтобы все могли смотреть счёт и у себя на гаджетах.
В конце - завершение турнира, объявление результатов, награждение, памятные фотографии. Потом демонтируемся и уезжаем.
И напоследок...
Всегда что-то может пойти не так
Ну вот просто об этом надо помнить. Т.е. мы готовим всё идеально, прикидываем слабые места и подстилаем соломку, но всё равно надо быть готовым к неожиданностям. Например, как-то фотограф в связи с форс-мажором не приехал на турнир по бегу, благо это был тот самый турнир, когда мы позвали двух фотографов. На велотурнире однажды что-то случилось с датчиками и пришлось два часа мокнуть под дождём, пока результаты пересчитывали вручную. На картинге у них как-то полетела система хронометража через 5 минут после старта, и всем командам пришлось стартовать заново. И ещё много всяких мелочей. Не обязательно что-то пойдёт не так, но если так произошло, важно постараться отключить эмоции и не искать виноватых, а подумать, как можно сейчас разрешить эту проблему. Виноватых можно искать потом, на ретроспективе :)
В общем и целом алгоритм организации различных мероприятий схож, но я надеюсь, что вам удалось выцепить что-то полезное или интересное.
