Электронный документооборот (ЭДО) – спасение для бизнеса. Он ускоряет работу, обмен данными с другим подразделениями и контрагентами, контроль за всеми манипуляциями сотрудников.
Но какие правовые нюансы существуют в его взаимосвязи с бумажным документооборотом? Можно ли просто взять и оставить только электронный документооборот?
Что говорит об ЭДО закон?
Закон НЕ обязует соблюдать рекомендации по оформлению документации, прописанные в ГОСТе 7.0.97-2016. Однако иное оформление может спровоцировать множество проблем, особенно в случае участия компании в тендерах и госзакупках, работы с госструктурами.
Федеральные законы не регламентируют в деталях электронный документооборот между госорганами и компаниями, поэтому в судебной практике возникает множество спорных случаев:
- Есть указание обязательно проставлять отметку об электронной подписи на распечатанном экземпляре электронного документа, но каков статус такого документа, в законе не прописано.
- Нет указаний и на то, что для подписания таких документов должна быть именно квалифицированная электронно-цифровая подпись, что нужно указывать дату и время подписи
- Нет сведений о правилах регистрации входящих электронных документов и нет полной ясности с электронным бухучетом.
По сей день госорганами электронные документы воспринимаются в качестве дубликатов бумажной документации. Поэтому остается еще множество документов, которые при переводе в электронный вариант теряют свою юридическую силу.
Как понять, какой документ ЭДО юридически значим?
- По сей день госорганами электронные документы воспринимаются в качестве дубликатов бумажной документации. Поэтому остается еще множество документов, которые при переводе в электронный вариант теряют свою юридическую силу.
Ее имеют большинство документов с электронной цифровой подписью – как квалифицированной, так и простой либо усиленной, если к ним прилагается дополнительное соглашение.
- Налоговая служба считает юридически значимыми и принимает документы кадрового учета (форма Т-60 и Т-61, журналы регистраций трудовых договоров, приказы и служебные записки, табели времени) и «первичку» (счета-фактуры, акты выполненных работ и т.п.).
- Арбитражные суды учитывают данные только тех электронных документов, которые оформлены в строгом соответствии с прописанными стандартами на официальном сайте суда. Обязательное условие - информация о об этих документа присутствует в кодексах Российской Федерации.
Ответы на частые вопросы по ЭДО и бумажному документообороту
1. Как вести документооборот при наличии удаленных сотрудников?
В условиях карантина и пандемии все взаимодействие с сотрудниками и контрагентами ведется с помощью электронных документов чаще всего через программы в облаке. Однако:
- еще требуется создавать печатный вариант с подписями,
- предоставлять его почтой по первому требованию,
- хранить и документы, и программы, диски в течение стандартных сроков – в зависимости от важности от 10 лет до бесконечности (сроки прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ в 1 части ст. 17). Так как многие документа имеют длительный срок хранения, в случае с ЭДО возникают проблемы – технические средства могут устареть, и документ не откроется.
2. Полностью исключить бумажные документы нельзя?
На пути к упрощению документооборота с помощью электронных возможностей россияне вынуждены пользоваться привычной системой работы с бумажными носителями:
- обычно из-за отсутствия необходимого ПО у всех задействованных в процесс лиц (водители на доставке, работники склада и торгового зала и т. п.),
- порой – из-за стремления подстраховаться на случай проверок и проблем с техникой и ПО. Здесь важно помнить: бумажный вариант не спасет в налоговой или в суде.
3. При наличии договора с контрагентом о ведении ЭДО можно использовать бумажную «первичку»?
Такое соглашение не является ограничителем в случае необходимости использования бумажного варианта.
4. ФНС может просматривать все электронные документы?
Операторы ЭДО не отправляют информацию в госорганы без решения суда или ордера.
5. Разрешен ли смешанный документооборот – электронный и бумажный?
Фактически, именно такой документооборот сейчас существует во всех компаниях Российской Федерации. При наличии согласия всех сторон сделок этому нет преград.
Еще остались вопросы по ЭДО? Позвоните нам - ответим и поможем решить Вашу конкретную проблему.
