Электронный документооборот с контрагентами — удобный, быстрый и надёжный способ взаимодействия. Практически все организации и предприниматели знакомы с ЭДО на уровне обмена документами по электронной почте, но далеко не все перевели в электронный формат взаимодействие с контрагентами. Рассказываем, как работает ЭДО в этой сфере и как правильно на него перейти.
Гражданское законодательство (статья 434 ГК РФ) разрешает заключение сделок путём составления и подписания договора в виде электронного документа или обмена электронными документами. При этом письменная форма договора будет считаться соблюдённой.
Документооборот между контрагентами в рамках исполнения сделки подчиняется условиям договора или дополнительного соглашения к нему, это позволяет сторонам самостоятельно согласовать между собой формы и способы обмена документами.
На практике встречаются несколько вариантов информационного и документального взаимодействия контрагентов:
- Полностью бумажный документооборот — он хотя и практикуется, но всё реже.
- Комбинация электронного и бумажного взаимодействия — на текущий момент самый распространённый способ, который можно реализовать в разных вариациях. Например, предварительное согласование сделки вести путём обмена электронными письмами или сообщениями в мессенджерах, сам договор заключить в бумажном виде, а в дальнейшем оперативное взаимодействие вновь перевести в электронный формат.
- Сочетание бумажного документооборота и ЭДО — когда первично создаются и подписываются электронные или бумажные документы, которыми обмениваются стороны, а затем документы дублируются во втором формате — бумажном (распечатка электронных документов) или электронном (создание скан-копий бумажных документов).
- Полностью безбумажный документооборот на всех этапах заключения и исполнения сделки — от согласования условий договора, его составления и подписания до обмена электронными документами в процессе исполнения сторонами своих обязательств. В этом случае контрагенты используют только электронные документы, подписанные электронными подписями сторон (их официальных представителей).
С точки зрения закона стороны вправе использовать любой вариант из перечисленных. Но во избежание претензий и споров необходимо выполнить ряд обязательных условий:
- Согласовать все существенные условия сделки.
- Согласовать порядок информационного и документального взаимодействия.
- Выполнить требования к форме договора (простая письменная, нотариальная).
- Подписать документы надлежащим образом (выполнить требования к подписи, включая подписание документа уполномоченным на это лицом).
- Обеспечить обмен документами, который бы позволял точно определить, от кого они исходят и кем приняты.
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны при условии, что соблюдены все требования к их составлению и подписанию. Но только ЭДО способен обеспечить высокий уровень оперативности взаимодействия, при котором все вопросы можно решать в онлайн-режиме.
Внедрение электронного взаимодействия с контрагентами требует минимального пересмотра устоявшихся схем работы. Ключевое изменение состоит в том, что все те привычные документы, которые ранее составлялись в бумажном виде и подписывались собственноручной подписью, больше не потребуют распечатки, а сразу будут подписываться электронной подписью и отправляться контрагенту. Для хранения таких документов используется электронный архив, к которому можно обратиться в любой момент, в том числе при необходимости распечатать нужный документ. Чаще всего услуга оператора ЭДО включает и хранение документов в облаке.
Что нужно для организации электронного взаимодействия с контрагентами:
- Электронная подпись. Рекомендуется получить квалифицированный сертификат. Оформление КЭП не только позволит работать с контрагентами, но и даст дополнительные возможности, такие как подписание документов для отправки в государственные органы, участие в госзакупках и коммерческих тендерах. Такая подпись признаётся любой инстанцией на территории всей страны.
- Программно-техническое обеспечение электронного документооборота для его удобства, автоматизации и информационной безопасности — услуги оператора ЭДО и необходимый набор предоставленных им сервисов.
- Согласование порядка и условий электронного взаимодействия с контрагентами — уже существующими и новыми.
ЭДО позволяет составлять, оформлять и направлять любые документы, которыми обычно обмениваются контрагенты, включая:
- договоры и приложения к ним;
- доверенности;
- дополнительные соглашения;
- счета-фактуры;
- накладные;
- акты сдачи-приёмки работ (услуг, товаров);
- универсальные передаточные документы;
- акты сверки;
- уведомления, письма;
- претензии.
Благодаря технологии межоператорского роуминга электронное взаимодействие возможно независимо от того, с каким оператором ЭДО работает контрагент.
Как перейти на ЭДО с контрагентами
Стандартная практика перехода организации на ЭДО предусматривает подготовку регламента — внутреннего акта, который урегулирует порядок работы с документами и соответствующие процессы. Также он служит инструкцией для всех сотрудников.
Каждая организация разрабатывает свой регламент, учитывая свою специфику, бизнес-процессы, используемые документы и так далее. Регламент не является обязательным документом, но если документооборот объёмный, разнообразный и многоуровневый, в компании много подразделений и сотрудников, то он необходим для упорядочивания работы.
Второй этап — согласование перехода на ЭДО с контрагентами.
Помимо контрагентов, в систему ЭДО можно включить взаимодействие с государственными органами и внебюджетными фондами. Порядок подключения нужно уточнять в соответствующем ведомстве. ПФР, в частности, требует направления письменного заявления о подключении к ЭДО и заключения соглашения. Такое решение обеспечивает взаимодействие как с контрагентами, так и с другими контактами организации в рамках единой системы — корпоративного программно-технического решения и предоставленных оператором ЭДО сервисов.
Читайте на нашем сайте больше статей по темам электронной подписи, электронного документооборота, информационной безопасности и электронных торгов: https://iitrust.ru/articles/
