Расскажу предысторию. Приступая к руководству ИТ на промышленном предприятии я в одном из показателей ИТ-аудита обратил внимание на строку «затраты на оргтехнику». Она меня поразила. Это была колоссальная сумма, даже в сравнении с процессом обслуживания компьютерной техники. Да, кстати, я больше правильного позиционирования вкладываю в слово обеспечение, а не обслуживание, но тогда было именно так.
Итак, статья затрат есть, значит нужно разобраться, что происходило в компании, как выстроены процессы обслуживания/обеспечения, каков сам парк оргтехники и что можно предпринять для сокращения затрат без потери ключевых показателей работы бизнес-процессов, связанных с оргтехникой.
В данном процессе уже на старте анализа появились подпроцессы, которые можно назвать «вредными советами». Т.е. то, что не рекомендую в данном направлении именно так реализовывать:
1. «Подразделение сформировало заявку на оргтехнику, значит нужно закупить и поставить». Это проще всего, так кажется. Но в итоге такой подход чреват «зоопарком» оргтехники, избыточностью ее установки с соответствующим сервисом и расходниками. А какая-то техника свой ресурс наоборот будет вырабатывать на 10-15% от возможной загрузки.
2. «Я уже выбрал/выбрала модель, покупайте именно ее». Такой запрос может поступить от подразделения компании. И здесь ситуация практически всегда показывает отсутствие универсального каталога компьютерной и оргтехники организации (например, в формате конфигурационных единиц по ITIL), а также низкий авторитет ИТ-службы. Такой подход приведет к явным проблемам и/или к удорожанию ее обслуживания.
3. «Если объем печати небольшой, нужно ставить дешевую оргтехнику». Далеко не всегда дешевая оргтехника такая же дешевая в обслуживании и в расходниках. А еще она может чаще выходить из строя, такое бывает. И важный момент в том, что нужна определенная универсальность в брендах оргтехники, если это возможно. Это важно для ремонта и обслуживания, для расходных материалов и запасных частей.
4. «Зачем сетевое устройство ставить, к нему неудобно бегать». Это отчасти перекликается с первым пунктом, когда неудобно и подразделения начинают заказывать оргтехнику буквально на каждый рабочий стол. Я с этим сталкивался и боролся к неудовольствию подразделений. Но в итоге, при грамотной настройке распределения печати и исключении путаницы, получилось выйти на понятное и принимаемое удобство процессов, а также на сокращение огромного количества оргтехники на рабочих местах. Это особенно важно, если при замерах печати видно, насколько редко она используется.
5. «Ремонт/заправка – это вопрос времени, нужно подождать». И обратная ситуация, когда простой оборудования усложняет процесс, снижает его результативность и формирует отрицательное отношение к данной задаче ИТ-службы, влияя на имидж ИТ в целом. Всегда важно оперативно реагировать на подобные запросы, вырабатывая изначальное Соглашение об уровне услуг с бизнесом (SLA по методологии ITIL) и проводя аналитику инцидентов по оргтехнике, чтобы оценить реальный объем и найти узкие места в процессе.
Это только часть возможных ситуаций, на которые необходимо обращать внимание, но часть важная и довольно заметная у самих пользователей. Да, и в результате проведенной работы по совершенствованию процесса удалось сократить простой оргтехники с 2 суток до 1 часа в рабочее время, снизить затраты на обеспечение на 37% и снизить стоимость и объем расходных материалов на 44%. Конечно, есть варианты печати по запросу, лизинга оборудования или сервиса от сторонних компаний с вариантами оплаты, но это уже другая история.
Провожу ИТ-аудит компаний, обучаю и консультирую ИТ-специалистов, которые планируют карьеру в ИТ и начинающих ИТ-руководителей по реальному развитию ИТ-сервисов, системной работе на результат и выстраиванию карьеры в ИТ.
© Сергей Полторак
