Возможность использования труда удалённых сотрудников появилась еще в 2013 году. Специальное нормативное регулирование такого формата трудовых отношений предусмотрено Главой 49.1 ТК РФ.
Юридические аспекты перехода на удалённую работу
Возможность использования труда удалённых сотрудников появилась еще в 2013 году. Специальное нормативное регулирование такого формата трудовых отношений предусмотрено Главой 49.1 ТК РФ.
В чём специфика:
- Дистанционная (удалённая) работа — это выполнение работником трудовых функций, предусмотренных трудовым договором, вне местонахождения работодателя, вне стационарного рабочего места или иных мест (объектов), которые прямо или косвенно контролируются работодателем.
- Дистанционное взаимодействие «работник — работодатель» обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационных сетей. Как правило, речь идет о работе на дому через интернет.
- При заключении трудового договора о дистанционной работе в его условиях можно предусмотреть обязанность использования работником предоставленных или рекомендованных работодателем программно-технических средств, оборудования, средств защиты информации и иных средств.
- В трудовом договоре можно установить режим рабочего времени и периоды отдыха удалённого работника или предоставить работнику возможность самостоятельно решать эти вопросы.
Сейчас у работодателей есть возможность найма удалённых сотрудников. В этом случае необходимо заключить трудовой договор о дистанционной работе. Но кроме этого есть возможность перевода действующих сотрудников на удалённый режим работы. В этом случае нет нужды заключать новый трудовой договор, но потребуется грамотно оформить изменения в правоотношениях.
Что нужно учесть:
- Решение о переводе сотрудника на удалённую работу — взаимное решение двух сторон. Работник не может потребовать перевода, если работодатель против. Так же и работодатель обязан согласовать вопрос с конкретным сотрудником. Если он против, перевод невозможен.
- Если все стороны согласны, достаточно внести изменения в действующий трудовой договор или подписать дополнительное соглашение к нему. В любом случае предварительно работодатель должен издать соответствующий приказ о переводе сотрудника на удалёнку.
- Перевод на дистанционную работу может носить как временный, так и постоянный характер — это нужно отразить в приказе и изменённых условиях трудового договора.
- При подготовке изменений в условия трудового договора или допсоглашения к нему рекомендуется придерживаться правил заключения трудового договора о дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ).
- Сведения об удалённом режиме работы ТК РФ разрешает не вносить в трудовую книжку, но только если это обоюдное решение сторон.
- На удалённых сотрудников распространяются все права и гарантии их соблюдения, предусмотренные трудовым законодательством, поэтому какие-либо отхождения недопустимы.
Первые шаги по переводу сотрудников на удалёнку
Чтобы быстро решить все формальности и технические вопросы, важно сразу определиться:
- Кто именно из сотрудников будет переведён на удаленную работу — отдельные работники, одно или несколько подразделений или весь офис.
- По какому графику, в каком режиме будет осуществляться работа (рабочее время, часы отдыха, выходные дни).
- Какие технические средства, оборудование и программное обеспечение будут использоваться удалёнными сотрудниками. Возможно ли использование личных устройств и программного обеспечения или нужно обеспечить работников необходимой программно-технической базой. Речь идет не только о функциональности и производительности, но и об информационной безопасности. Последнее особенно важно, когда требуется избежать утечек информации, предотвратить несанкционированный доступ к корпоративным информационным базам, сетям и системам.
- Требуется ли оформление удалённым сотрудникам сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи и в каком порядке будет решена эта задача.
- Кто конкретно будет отвечать за техническое обеспечение и обеспечение информационной безопасности, а также за юридическое оформление перевода на удалённый режим работы.
Основная нагрузка ляжет на IT-службу и кадровое подразделение. Поэтому их целесообразно сразу же привлечь для подготовки плана действий. Крайне нежелательно использовать личные технические ресурсы сотрудников — домашние компьютеры и установленные на них программы. В идеале нужно продумать организацию виртуального рабочего офиса нужной функциональности и высокого уровня информационной безопасности.
Приказ о переводе на дистанционную работу и трудовой договор
Оформление этих документов — основная часть юридической работы по переводу сотрудника на удалёнку.
Первично издается приказ. Предполагается, что согласие сотрудника на перевод уже получено. Согласие сотрудника лучше оформить письменно. Как вариант, в приказе делается отметка не только об ознакомлении работника, но и о его согласии на удалённый режим работы.
Возможны два варианта перевода на дистанционную работу:
- Меняется только режим работы — сотрудник переводится на удалёнку с сохранением всех прочих условий.
- Меняется не только режим работы, но и некоторые другие условия (должность, оклад/ставка, структурное подразделение и т.п.).
В первом случае достаточно подготовить приказ в свободной форме, указав:
- дату и место издания приказа, его регистрационный номер;
- суть изменения — перевод на дистанционную работу;
- дату начала дистанционной работы;
- сохранение всех прочих действующих условий трудового договора;
- необходимые поручения для кадровой службы.
Если меняется не только формат работы, но и другие её условия, для подготовки приказа используется унифицированная форма Т-5 — о переводе сотрудника на другую работу. Форму придется немного доработать — дополнить полем, где указать на дистанционный формат работы.
В зависимости от планируемых изменений вносятся изменения и в трудовой договор. В большинстве случаев практикуется подписание дополнительного соглашения, которое отражает новые условия работы.
В соглашении нужно указать:
- новый режим работы и его сроки;
- режим труда и время отдыха (если не указать, работник вправе сам определять эти параметры);
- размер оплаты труда (сохраняется, изменяется, если изменяется, то каким образом);
- порядок электронного обмена служебными, другими документами и сведениями;
- порядок обеспечения сотрудника оборудованием, устройствами, программным обеспечением и прочими средствами, необходимыми для выполнения трудовых функций;
- порядок определения размера и выплат работнику компенсации за использование частных ресурсов (электроэнергия, связь, интернет и другие) в рабочих целях;
- порядок обеспечения сотруднику безопасных условий работы и охраны труда;
- порядок (правила, формы, сроки) контроля со стороны работодателя за работником, выполнением им трудовых функций, решением задач и т.п.
Если меняются другие условия, помимо режима работы, они также должны быть отражены в дополнительном соглашении. Аналогично решается вопрос и с дополнительными условиями дистанционной работы, которые работодатель хочет предусмотреть.
Организационные и технические моменты дистанционной работы
С организационной и технической стороны, возможно построение разных моделей дистанционной работы.
Учитываются:
- специфика деятельности компании;
- количество сотрудников на дистанционной работе, их функции;
- рабочие процессы, которые переводятся на удалёнку и которые остаются прежними;
- используемые информационные системы;
- организация документооборота, в том числе ЭДО;
- организация взаимодействия дистанционных и офисных сотрудников;
- необходимые средства и способы контроля сотрудников;
- необходимый уровень информационной безопасности;
- допустимые затраты на построение эффективной и безопасной работы;
- другие особенности.
Ошибочно отталкиваться только от возможных расходов на организацию удалённой работы. Такой подход, как правило, ведет к приобретению готовых продуктов и решений, которые преимущественно рассчитаны на быстрое и дешёвое внедрение при базовом (минимальном) наборе средств защиты. Ошибкой будет и использование личных ресурсов сотрудников: домашнего компьютера, смартфонов и планшетов, установленного на них стандартного программного обеспечения, в том числе антивирусного, а также личной электронной почты. Такой домашний офис, как правило, очень слабо защищён от взлома, а порой и вовсе не защищён.
Что важно предусмотреть:
- Основной защищённый канал связи, единый для всех сотрудников.
- Запасной защищённый канал связи на экстренный случай.
- Защищённый канал связи между сотрудниками (подразделениями) и контрагентами (заказчиками, покупателями и т.д.).
- Оформление сертификата усиленной квалифицированной подписи для удалённых сотрудников, которые участвуют в юридически значимом электронном документообороте.
- Систему электронного документооборота и оперативного обмена информацией.
- Корпоративную (деловую) почту.
- Техническую поддержку для всей системы удалённой работы.
У каждого дистанционного сотрудника должно быть удалённое рабочее место (удалённый рабочий компьютер) — функциональное и безопасное, при этом интегрированное в единую корпоративную систему.
К сожалению, сегодняшняя ситуация с изоляцией и необходимостью быстро перестраивать процессы, делая их удалёнными, означает не только развитие бизнеса в части IT-решений и распределённых сервисов. Это ещё и время расцвета спекуляций и всевозможных нарушений и посягательств на личную и корпоративную информацию. При использовании систем удалённого доступа мы часто не задумываемся о том, что, помимо очевидных плюсов, от них также исходит немалая опасность. Слабый уровень защиты трафика, расположение данных для доступа к важной информации предприятия на заграничных или незащищённых серверах, а также ряд других уязвимостей — неотъемлемая часть бесплатных и максимально открытых систем групповой и удалённой работы.
Поскольку задача перехода на удалённую работу предполагает целый комплекс мер, мы в «Инфотекс Интернет Траст» предлагаем рынку большой набор решений для организации работы из дома, построения защищённых каналов связи, работы с данными и документами из любой точки без потери эффективности и существенной перестройки процессов.
Для корпоративных сетей «Инфотекс Интернет Траст» предлагает сервис защиты каналов связи на базе собственной сети ViPNet и её качественного администрирования.
Наша сеть используется для работы с данными таких организаций, как Пенсионный фонд России, крупнейшие банки страны, медицинские фонды и организации. Выстраивая экосистему защиты трафика наших абонентов на базе самых современных разработок и компетенций группы компаний ИнфоТеКС в области информационной безопасности, мы гарантируем, помимо самой возможности удалённой работы и доступа к контенту и сервисам предприятия, ещё и «государственный» уровень безопасности.
В системе развернуты комплексы мониторинга и отслеживания событий, инцидентов информационной безопасности. Над обеспечением реальной безопасности трудится команда профессионалов в области ИБ-аналитики. При взаимодействии с абонентами в ходе продажи и передачи средств информационной безопасности и оказании услуги мы выдерживаем ряд строжайших требований и рекомендаций надзорных органов, а также применяем лучшие практики в отрасли.
Для организации общего рабочего пространства мы защищаем каналы связи между домашними и рабочими станциями, серверами и сервисами компании и удалёнными сотрудниками. В настоящее время построить защищённую сеть с доступом к корпоративным ресурсам можно быстро и по выгодной цене.
Для использования сервисов и площадок разных назначений мы предоставляем гибкие услуги удостоверяющего центра с удалённой идентификацией, доставкой ключевой информации и возможностью удалённого продления сертификатов электронной подписи.
Для непрерывного функционирования предприятия любого типа и масштаба мы предлагаем сервисы электронного документооборота, доступные из любой точки мира через интернет:
отправляйте любые документы внутри предприятия, а также контрагентам по выгодным тарифам с системой ViPNet ЭДО Документ — сервисом электронного документооборота с лёгким и быстрым веб-клиентом для работы с документами. Подключить систему можно бесплатно при помощи любой действующей электронной подписи;
создавайте, проверяйте и отправляйте все виды отчётности в государственные органы в ViPNet ЭДО Отчет — системе электронной отчётности с удобным приложением для Windows, ролевой моделью и возможностью удалённой работы. Система поддерживает все популярные формы отчётности, а также специальные формы больничных, которые используются при карантине.
Сергей Куляев, руководитель проектов ЭДО «Инфотекс Интернет Траст»
