В современных реалиях управление бизнесом подразумевает комплексный подход и быстрое реагирование на изменения. Это касается как внешних факторов среды, так и внутриструктурных процессов. Управление компанией «вручную» делает ее неповоротливой, не готовой к быстрой адаптации и растущей конкуренции. На помощь бизнесу приходят современные информационные технологии в виде программных решений, которые прямо или косвенно влияют на увеличение производительности и прибыли, повышают ее эффективность и конкурентоспособность.
Оценка необходимости программного решения для управления бизнесом
Чтобы принять решение о приобретении программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, нужно оценить, насколько это необходимо. Тут могут быть два момента: во-первых, существующее ПО устарело и не обеспечивает необходимый уровень автоматизации, доля ручных операций достаточно высока. Во-вторых, запуск процесса автоматизации тех процессов, которые ранее не были задействованы.
Если в компании ряд операций, например, по занесению данных в информационную систему выполняется сотрудниками систематически, они приобретают рутинный характер. Применяя технологии автоматизации, можно облегчить труд сотрудников, отдав их действия на выполнение машинами. В результате больше времени уделяется единичным, сложным действиям или проектам, которые машинам и программам поручить пока нельзя, повышается производительность и, как следствие, увеличивается прибыль.
Выбирая программное обеспечение для автоматизации, можно обратиться к одному из двух вариантов: типовое (коробочное) решение или индивидуально разработанное. Первое проще внедрить, и стоит оно на порядок дешевле, однако в случае масштабирования деятельности компании дополнительные модули к стандартному решению добавлять проблематично, а иногда и вовсе невозможно. Важно при выборе системы автоматизации сосредоточиться для начала на следующих вопросах:
- какие конкретно бизнес-процессы планируется автоматизировать;
- решает ли система задачи бизнеса;
- каков потенциал донастройки системы, а также возможность интеграции с другими приложениями или сервисами;
- юзабилити интерфейса, простота использования системы;
- как и в какие сроки будет осуществлено внедрение и дальнейшая техническая поддержка, сколько это будет стоить.
Опыт и знания компаний-вендоров и интеграторов программного обеспечения помогут разобраться в этих вопросах и приобрести софт, отвечающий всем необходимым требованиям.
Цели автоматизации бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов является одной из важнейших составляющих успешного развития предприятия. Но автоматизация ради автоматизации – это пустая трата времени и ресурсов. Необходимо помнить о целях, ради которых она осуществляется.
- Экономия расходов на персонал. То, что раньше выполнял целый отдел, сейчас может делать один сотрудник и система автоматизации.
- Оптимизация сбора информации и ее хранения. Сюда входит автоматизированное занесение данных в информационную систему, оперативная подготовка любых документов для контрагентов и внутренних пользователей, удобное хранение, когда поиск нужной информации не составляет трудностей. Весь объем информации надежно хранится в системе.
- Моментальное получение отчетов. Если информация хорошо структурирована и систематизирована, руководитель и любое другое заинтересованное лицо могут получить нужные отчеты за любой промежуток времени, сделать срез имеющихся данных. Это увеличивает прозрачность бизнеса.
- Нивелирование влияния человеческого фактора, проще говоря, попытки избавиться от ошибок. Человек уступает машине в точности выполнения действий – он может устать, отвлечься или плохо себя чувствовать. А машине нужно только подключенное питание. Поэтому типизированные однообразные действия отдают выполнять автоматизированным системам.
- Повышение согласованности действий между сотрудниками и улучшение качества их работы. Например, сведение в одну базу данных офлайн и онлайн площадок одной торговой сети.
- Оптимизация рабочего времени персонала. В результате высвобождения времени, которое отводилось на рутинные действия, у сотрудников появляется возможность сосредоточиться на единичных сложных проектах, которые требуют индивидуального подхода.
- Оцифровка и структуризация бизнес-процессов, их настройка под нужды компании. В результате предприятие становится более гибким и управляемым, а значит, более конкурентоспособным на рынке.
- Сокращение нерациональных и непредвиденных расходов за счет перехода на более высокий уровень управляемости и прогнозируемости рабочих процессов. В результате улучшаются финансовые показатели, а это главная цель деятельности любого коммерческого проекта.
Системы для автоматизации бизнес-процессов, которые представлены на российском рынке
На российском рынке представлено множество различных систем для автоматизации бизнес-процессов – как готовых решений, так и настраиваемых разработок под конкретные потребности компании.
Вот что предлагается в зависимости от сфер применения ПО:
1. Автоматизация управления общими бизнес-процессами (юридическое и бухгалтерское сопровождение, стратегический менеджмент, бюджетирование). К такому виду систем относятся: «1С: Предприятие», SAP ERP.
2. Сфера производства (снабжение и сбыт, логистика, производственный процесс). Здесь применяются: Галактика ERP, Парус ERP, «Крафт», УСУ, модули AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад, «Склад и Реализация».
3. Для решения задач маркетинга и продаж представлены CRM-системы: Oracle SCM, SAP Ariba Buying and Invoicing, Галактика AMM, «1C:Битрикс24».
4. SCM-системы управления поставками представлены следующими ПО: Oracle SCM, SAP Ariba Buying and Invoicing, Галактика AMM.
5. Для автоматизации управления персоналом в компании можно воспользоваться следующими ПО: БОСС. Кадровые системы, Корпорация Галактика, Инэк «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом.
6. Системы автоматизации проектирования бизнес-процессов (Project Management): Trello, MS Project, Jira, Wrike.
Каждая из представленных систем автоматизации имеет свои плюсы и минусы. Разобраться во множестве решений без профессионалов бывает непросто. Но даже если наиболее подходящее ПО будет найдено, нужно помнить о целях, ради которых проводится автоматизация. Чтобы задействованные ресурсы и время не были потрачены впустую. Автоматизация процессов может помочь сэкономить значительные средства, перенаправить активы на развитие и масштабирование бизнеса. Главное, с умом подойти к выбору и процессу внедрения и помнить, что автоматизация без детального изучения процессов может сыграть в минус и принести временный эффект.
