Электронная подпись — это реквизит электронного документа, подтверждающий её принадлежность автору и фиксирующий любые изменения, внесённые в документ после его подписания. Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. определяет её как совокупность цифровой информации, присоединённой к электронному документу и подтверждающей его подлинность.
Термин «электронная подпись» (ЭП) был введён в употребление с принятием Федерального закона № 63-ФЗ, до этого было актуальным определение «электронная цифровая подпись» (ЭЦП).
Использовать электронную подпись могут физические, юридические лица и индивидуальные предприниматели. В некоторых случаях электронная подпись — необходимость:
— сдача отчётности в государственные контролирующие органы для большинства категорий налогоплательщиков возможна только в электронном виде;
— для участия в электронных торгах тоже нужна электронная подпись.
В иных случаях ЭП не является необходимостью, но существенно упрощает документооборот и процесс получения многих других услуг.
Применение электронной подписи во многом зависит от её вида, каждый из которых отличается от других процессом формирования и областью возможного использования.
Виды электронной подписи
Электронная подпись может быть простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Очень распространённый и наименее защищённый вариант электронной подписи. Простой электронной подписью может быть логин и пароль либо код, которые пользователь формирует сам или получает для авторизации в системе. Федеральный закон №63-ФЗ определяет ПЭП как электронную подпись, которая посредством использования кодов и паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом.
Свойство ПЭП состоит в возможности определения лица, подписывающего электронный документ. Пользователь визирует документ, авторизуясь и совершая дальнейшие действия под своим логином и паролем.
Простую электронную подпись использует большинство людей во время операций, связанных с авторизацией по логину и паролю: при работе в электронных системах, требующих авторизации при помощи созданных паролей или присланных СМС-кодов, банковском интернет-обслуживании и во многих других ситуациях.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Создаётся методом криптографического преобразования информации, записывается на ключевой носитель и выдаётся в удостоверяющем центре.
Помимо подтверждения авторства документа, НЭП свидетельствует о его неизменности после подписания — в случае внесения любых изменений они отразятся в электронной подписи.
Неквалифицированная электронная подпись используется для организации электронного документооборота внутри компании или с внешними контрагентами, а также для документооборота между физическими лицами.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись может приравниваться по юридической значимости к подписи автора от руки, но для этого участникам электронного взаимодействия необходимо заключить специальное соглашение об условиях применения и признания ЭП.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Гарантирует максимальную степень защиты документа из всех трёх видов электронной подписи. Только квалифицированная электронная подпись признаётся законом юридически равнозначной собственноручной подписи автора без необходимости заключения дополнительных соглашений.
КЭП подтверждает авторство документа, гарантирует его целостность и неизменность после подписания, а также считается абсолютным аналогом подписи от руки.
КЭП, как и НЭП, формируется с помощью криптографических средств защиты информации, но её отличие от неквалифицированной электронной подписи заключается в том, что программное обеспечение для работы с КЭП должно быть сертифицировано Федеральной службой безопасности.
Ключ проверки электронной подписи и сведения о её владельце содержатся в квалифицированном сертификате ключа проверки ЭП, который можно получить только в аккредитованном Минкомсвязью удостоверяющем центре.
Обладающая наиболее широким спектром возможного применения, квалифицированная электронная подпись позволяет владельцу участвовать в государственных электронных закупках, отправлять электронную отчётность в контролирующие органы, обмениваться электронными документами внутри компании или с другими организациями.
Кому необходима электронная подпись
Для некоторых категорий лиц квалифицированная электронная подпись — необходимость для сдачи отчётности в ФНС, ПФР и ФСС. При количестве сотрудников в компании, превышающем определённое число, отчётность нужно сдавать только в электронной форме.
Отчётность только в электронном виде сдают:
- В ФНС — компании с численностью сотрудников более 100 человек, а также все плательщики НДС;
- ПФР и ФСС — компании с численностью сотрудников более 25 человек.
В остальных случаях компании имеют право выбирать — отчёты на бумаге или в электронной форме. Но преимущества сдачи отчётности, заверенной электронной подписью, через интернет очевидны:
- не нужно стоять в очередях;
- покидать рабочее место или дом;
- отчёты будут доставлены мгновенно, гарантированно и безопасно;
- электронная сдача отчётности экономит время и бумагу;
- предотвращает ситуации, связанные с возможной утерей;
- задержка попадания документа в контролирующий орган исключена.
Еще +1 важное преимущество электронной отчётности заключается в возможности использования электронных документов при разборе спорных ситуаций с контролирующими органами, с подтверждениями оператора как третьей стороны.
Также КЭП необходима предпринимателям, обязанным по закону перейти на онлайн-кассы. В этом случае электронная подпись нужна для регистрации онлайн-ККТ в Федеральной налоговой службе и для заключения договора с оператором фискальных данных.
Юридические лица, ведущие деятельность в форме акционерного общества, обязаны раскрывать в интернете сведения о своей деятельности на сайте Единого федерального реестра сведений о фактах деятельности юридических лиц (ЕФРСФДЮЛ). Для раскрытия сведений нужна электронная подпись.
Электронная подпись необходима государственным и муниципальным организациям для проведения закупок по 44-ФЗ.
Организации, занимающиеся производством и продажей алкогольной и спиртосодержащей продукции, через интернет сдают отчетность в Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка. Декларации необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью.
Как ещё используют электронную подпись
Даже если в использовании электронной подписи нет законодательной необходимости, она может упростить ведение бизнеса и решение повседневных вопросов гражданина. Рассмотрим подробнее основные сферы применения ЭП.
Электронный документооборот
Электронная подпись необходима при работе в системах электронного документооборота для обмена письмами и документами различного формата. Электронный документооборот делает взаимодействие значительно быстрее, проще и надёжнее, а также избавляет от проблем, связанных с хранением большого количества бумаг.
ЭДО можно организовать внутри организации и с другими компаниями. Возможность шифрования передаваемых электронных документов обеспечивает абсолютно конфиденциальную деловую переписку контрагентов.
Электронная отчётность
Помимо вышеперечисленных ситуаций, в которых отчётность возможна только в электронном виде, можно в добровольной форме перейти на электронные отчёты в ФНС, Росстат, ФСС, ПФР и другие контролирующие организации. Для этого тоже понадобится квалифицированная электронная подпись.
Участие в электронных торгах
Для участия в торгах на федеральных и коммерческих электронных торговых площадках необходимо получить сертификат ключа проверки электронной подписи. В электронных торгах могут участвовать физические и юридические лица.
Доступ к информационным государственным системам
Госуслуги и прочие государственные порталы требуют обязательного наличия электронной подписи, благодаря которой можно удалённо оплачивать штрафы, подавать заявления на регистрацию бизнеса, записываться на прием к врачу.
Как устроена квалифицированная электронная подпись
КЭП формируется с помощью средства электронной подписи (криптопровайдера), отдельного программного модуля, который устанавливается на компьютер. Также криптопровайдер может быть встроен в USB-токен — защищённое устройство, на которое записываются ключи электронной подписи.
Средство электронной подписи формирует ключевую пару — закрытый и открытый ключи. С помощью закрытого ключа формируется электронная подпись, владелец ЭП должен хранить его в секрете. Открытый ключ нужен для проверки электронной подписи.
Удостоверяющий центр выдаёт пользователю квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который содержит её уникальный ключ проверки и подтверждает, что электронная подпись принадлежит своему владельцу.
Получение электронной подписи подразумевает генерацию закрытого ключа (ключевого контейнера) и выпуск квалифицированного сертификата. Закрытый ключ и сертификат передаются пользователю.
Абонент может:
- Сгенерировать ключевой контейнер сам;
- Возложить все операции, связанные с его созданием, на удостоверяющий центр.
В первом случае абоненту выдают сертификат, криптопровайдер и специальное программное обеспечение для упрощения работы с криптопровайдером. При помощи этого программного обеспечения абонент записывает сертификат в контейнер и может приступать к использованию электронной подписи.
Во втором случае ЭП генерируется и записывается в удостоверяющем центре. Абонент получает сертификат и готовую к использованию ключевую пару, записанную на защищённый электронный носитель.
Как получить электронную подпись
Выберите нужный вам сертификат и оставьте заявку на сайте.
Сертификат будет готов в течение двух рабочих дней, и мы вышлем на вашу электронную почту уведомление о его готовности.
Для заказа электронной подписи необходимо:
- Оплатить выставленный счёт.
- Подготовить документы о прохождении идентификации.
- Получить в офисе выдачи квалифицированный сертификат и ключи ЭП на защищённом носителе.
