Вероятно, вы уже справились с переводом своей команды на удаленку и организовали онлайн-продажи. Но вот каждый раз, когда возникает необходимость подписать какой-то документ в удаленном режиме, начинается самый настоящий квест... Если это про вас, то давайте разбираться: как организовать документооборот на удаленке?
1. Разделите целевые аудитории.
Первый шаг, с которым вам нужно определиться - это то, с кем именно вы собираетесь обмениваться документами. Потому что, например, внутри компании можно использовать различные СЭД- и CRM-системы, а вот при обмене документами с партнерами единственным законным и удобным вариантом будет начать работать с юридически значимым электронным документооборотом (ЭДО).
2. Соберите реестр документов и контрагентов (при необходимости).
Как часто и какими типами документов вы обмениваетесь с вашими сотрудниками? А с партнерами?
Нужна ли вам организация отчетности?
Обычно документы в электронном документообороте делятся на структурированные (акты, счет-фактура, счет), которые регламентируются законодательством, и неструктурированные (договор, приложение, отчеты).
Поэтому прежде всего распределите документы по этим типам и определите приоритетных контрагентов, с которыми необходимо осуществить переход на ЭДО в срочном порядке.
3. Выберите способ документооборота.
В сущности, у вас два основных варианта: это веб-сервис или программа.
Механизм веб-сервиса довольно простой: не нужно ничего настраивать в своих учетных системах, ставить дополнительный софт на компьютер. Просто заходите в веб-сервис, загружаете документы и отправляете всего за пару кликов.
С программой придется немного повозиться, но она необходима, если у вас уже налажена работа с документами в учетной системе, например, «1С». К тому же, на волне кризиса разработчики идут навстречу пользователям. Например, «1СДокументооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы» сейчас можно купить на 180 дней за 10 000 руб. вместо 633 400 руб.
В комплекте «1СДокументооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы»:
- «1С:Документооборот КОРП»;
- сервер «1С:Предприятия (x86-64)»;
- «1С:Сервер взаимодействия»;
- клиентская лицензия на 100 подключений.
Продукт содержит временные лицензии (до 30 ноября 2020 г.)
3. Составьте маршруты движения документов.
Каждый документ имеет свой жизненный цикл.
Обычно он выглядит так: создание → согласование → подписание.
Понимание всей цепочки и ответственных лиц на каждом ее этапе потребуется для настройки маршрута движения документа в сервисах электронного документооборота. Для сотрудников, которые имеют право подписи, выпустите электронную подпись (ЭЦП). Удобнее и безопаснее в нынешних условиях заказать ее с доставкой, чтобы лишний раз не покидать пределы своей квартиры.
5. Подключите своих контрагентов (при необходимости).
Вот с этим шагом часто возникают проблемы. Если крупный бизнес, как правило, с ЭДО работает, то средний и мелкий бизнес про такую систему зачастую не слышал. Два основных варианта - либо пригласить контрагента зарегистрироваться в ЭДО, либо настроить взаимосвязь в системе, если партнер там уже работает.
Что вы получаете в итоге?
Решение для организации удаленного документооборота приобрела группа компаний «Метком» (Ростов-на-Дону). И вот что рассказывает ее начальник ИТ Андрей Николаев:
- Мы производим холоднокатаные трубы и автоглушители. Осуществляем оптовую торговлю профильными и круглыми трубами, а также сортовым металлопрокатом, кроме того, у нас есть и строительное направление работ.
Как и у многих других крупных организаций, в работе с документами у нас ранее происходил некий хаос. Хотя для каждого бизнес-процесса у нас приняты стандартные документы. Например, лист согласования договоров, заявка на закупку, заявка на расходование средств и т.д. Их оформление превращалось в «беготню» по кабинетам - бумаги могли теряться, как и связанные с ними устные поручения, задачи.
Поэтому мы уже планировали внедрить «1С:Документооборот» («1С:ДО») в 2020 году, но чуть позже. Но специалисты компании «ГЭНДАЛЬФ» порекомендовали нам новый антикризисный комплект «1С:ДО». И нестабильная ситуация в мире способствовала покупке этого решения прямо сейчас. Дополненная версия программы нам полностью подошла. Во-первых, она включает ряд инструментов для организации удаленной работы сотрудников, что полезно в нынешнем режиме самоизоляции. А во-вторых, мы приобрели ее на полгода всего за 10 тыс. руб. И выиграли время для того, чтобы протестить, проработать все моменты и в дальнейшем спокойно перейти на стандартный продукт.
Новая система - это управление задачами, проектами и внутренней коммуникацией. Важный технический вопрос в нашей группе компаний – это налаживание взаимоотношений между подразделениями, между руководителями, руководителями и подчиненными. Работа с самим документооборотом как таковым, т.е. регистрация входящих и исходящих документов, конечно, будет вестись в программе секретариатом. Но это не главное.
В результате мы должны достичь того, что задачи между подразделениями не теряются. Они всегда на контроле у руководства. У каждой задачи есть исполнители и ответственные, которые отвечают за результат. Все связанные с этим бизнес-процессы упорядочены.
