Современные технологии прочно обосновались в нашей жизни. Они упрощают многие бытовые и рабочие моменты. Коснулись изменения и документооборота на предприятиях, пример – переход на удаленную работу, автоматизация многих процессов.
Успешные компании уже давно внедрили электронный документооборот, который помогает бизнесу перейти на качественно новый уровень, а именно повысить эффективность документооборота и в целом отказаться от бумаги.
Преимущества электронного документооборота на предприятии, примеры.
Автоматизация и совершенствование документооборота в организации имеет много преимуществ:
- Удобный поиск. Документы хранятся с целью их последующего извлечения при необходимости. Эти потребности могут быть транзакционными, исследовательскими, юридическими или аналогичными.
- Улучшение рабочего процесса. Бизнес-процессы обычно включают передачу документов от компании третьим лицам, от отдела к отделу внутри компании и от человека к человеку в отделе. Несколько человек с различными ролями (такими как создание, проверка, утверждение и отправка) должны будут ссылаться на документ, прежде чем он выполнит свое предназначение. Хорошо спланированное и эффективное перемещение документов может значительно ускорить бизнес-процессы и повысить их качество.
- Соблюдение нормативных требований. Законодательные положения о документообороте в организации часто меняются и довольно сложны. Хороший сервис электронного документооборота поможет обеспечить соблюдение требований к организации документооборота, используя такие средства, как контрольные списки, стандартные формы и автоматическая организация.
- Безопасность документов. Документы могут содержать деловые секреты и другие конфиденциальные данные, такие как формулы продукта или личные данные сотрудников. Если посторонние лица получат доступ к этим документам, это может привести к ущербу для бизнеса или юридическим проблемам. Надежные сервисы ЭДО обеспечивают безопасность и сохранность данных.
- Повышение конкурентоспособности. Улучшая бизнес-процессы, сокращая затраты и предотвращая серьезные потери, сервис ЭДО может активно способствовать конкурентоспособности бизнеса.
Важно!
На примере многих компаний доказано, что документооборот в организации влияет на все бизнес-процессы. При повышении эффективности документооборота успешнее развивается и вся компания.
Рекомендации по организации документооборота.
Основной документ, который на сегодняшний момент регламентирует порядок документооборота в организации и между организациями - это закон об электронном документообороте и подписи.
ЭДиН – эффективная организация в документообороте хранения документов.
ЭДиН - это сервис электронного документооборота, предназначенный для оптимизации рутинных бизнес-процессов с целью достижения максимальной эффективности.
С этим сервисом оформление документооборота в организации проходит быстрее, эффективнее и надежнее.
Основные преимущества ЭДиН, которые выгодно выделяют этот сервис среди аналогов:
- Обмен электронными документами с ЭЦП с контрагентами в любой точке Республики Беларусь за 7 секунд.
- Внутренний документооборот.
- Полезный функционал.
- Интуитивно понятный интерфейс.
- Соответствие актуальному законодательству.
- Интеграция с любой учетной системой.
- Поддержка облачных технологий.
- Удобный поиск и система хранения.
- Прозрачные цены.
- Круглосуточная помощь и поддержка от разработчиков.
- Больше возможностей ЭДиН здесь.
ЭДиН – образец эффективного документооборота на предприятии, при помощи которого можно уменьшить временные и финансовые затраты на работу с документами, ускорить обмен документами внутри компании и с внешними партнерами, облегчить труд бухгалтерам.
Хотите повысить эффективность документооборота на предприятии? Попробуйте ЭДиН прямо сейчас!
