В своей практике я сталкивалась с тремя основными причинами создания в ведения бюджета в Excel.
Первая - реальная необходимость управление затратами. Слабые аналитические возможности бухгалтерской программы, высокая стоимость и низкие аналитические возможности специализированных программ по бюджетированию не всегда позволяют это делать на практике в автоматическом режиме.
Вторая - необходимость проверить данные,загруженные из бухгалтерской программы в программу по бюджетированию, обычно эта загрузка регламентируется вышестоящей организацией. Отчеты специализированной программы не позволяют видеть картину в целом, Excel позволяет систематизировать информацию.
Третья - необходимость сопоставления данных внутренних и внешних бюджетов, статьей в разных системах учета, статей в разные отчетные периоды. В данном случае Excel также является инструментом систематизирования информации.
Первая причины отличается от второй и третьей отсутствием справочника статей. Во втором и третьем случае справочники статей либо уже есть, либо спускаются от вышестоящей организации.
Если справочника статей нет, то его нужно создать. Для ориентира можно использовать традиционные статьи бухгалтерского и (или) управленческого учета.
Традиционно статьи включают в себя: расходы по оплату труда, расходы на оплату основных материалов, расходы на оплату дополнительных материалов, расходы на внешние услуги предприятию, транспортные услуги, расходы по содержанию зданий и помещений, расходы на подготовку персонала, командировочные расходы.
Но если у Вас возникла проблема с аналитикой, то этих статей не достаточно, т.е. они очень "крупные" и их нужно разделить на более мелкие.
Если Вам нужно определить какое подразделение тратит больше, то вам нужно разделить ваши структурные подразделения на центры финансовой ответственности (ЦФО) и определить каждому свои расходы.
В результате у вас должно получиться следующее: план статей с распределением их по ЦФО
Распределение затрат по бюджетам ЦФО (если удобно, можно сделать и на оном листе)
Если справочник стаей спускается вышестоящей организацией и у вас до этого никакого бюджета не было, то эту информацию в просто заносите в файл Excel: на одном листе полный справочник статей как на первом рисунке и отдельные листы с бюджетами ЦФО.
Если до этого у вас был бюджет со своими внутренними статьями и вы ходите сохранить ваш внутренний бюджет, необходимо сопоставить статьи внутреннего и внешнего бюджета. (Как сопоставить я расскажу в следующей статье)
После того как мы занесли в Excel справочник статей и распределили их по ЦФО вернемся к бухгалтерскому учету, так как он будет являться основным источником информации для нашей бюджетной модели в Excel.
Если есть возможность, то справочник статей бухгалтерского учета должен быть максимально близок статьям бюджета.
Если статьи бюджетного учета более "крупные" по сравнению со статьями бухарестского учета (бывает, если справочник спускает вышестоящая организация), то лучше не укрупнять - вы потеряете аналитику.
А вот если статья бухучета "крупная", ее лучше разделить, чтобы избежать дополнительных расчетов и разночтений при разнесении статей.
Если вышестоящая организация любит менять справочник статьей ежегодно, то внутренний справочник статей лучше не трогать, за исключением тех случаев, если автоматическая выгрузка данных во внешнюю базу будет формироваться неправильно.
По возможности справочники бухгалтерии нужно привести в максимально полное соответствие с бюджетным учетом: добавить справочники ЦФО, связать статьи бухгалтерского и бюджетного учета. (Как связать статьи бухгалтерского учета со статьями бюджетного учета в Excel я расскажу тоже в следующей статье)
Далее вы должны определить, кто будет разносить и контролировать правильность разнесения статьи бюджета при занесении первичных документов в бухгалтерскую программу.
Правильность разнесения статьей бюджета не является обязанностью бухгалтерии (у нее другие задачи), но при этом, бухгалтерия, всегда против того, чтобы кто-то другой вносил изменения в первичку и это правильно. Поэтому нужно по максимуму обеспечить однозначное соответствие статей бухгалтерского учета и бюджета, чтобы эти параметры заполнялись автоматически при выборе статьи бухучета, номенклатуры или поставщика.
Но все автоматизировать не возможно и правильно разнесения статей должен контролировать экономист (или другой, специально выделенный сотрудник) в создаваемом файле Excel. Для облегчения его работы в бухгалтерской программе можно создать отчет, который позволит видеть соответствие статьей и ЦФО.
Следующий этап работы будет состоять в обеспечении соответствия статье бухгалтерского учета и бюджета в Excel.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке