31 марта при поддержке портала CFO Russia и группы Prosperity Media прошел вебинар о том, как организовать удаленную работу бухгалтерской службы и как при этом работать с электронным и бумажным документооборотом.
Кирилл Баранов, руководитель отдела финансов и бухгалтерии Hyundai Truck & Bus Rus, и Алена Гатина, главный бухгалтер «Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус», поделились своим опытом. На основе докладов спикеров мы выделили 10 шагов для внедрения ЭДО в компании.
1. Составьте план перехода на ЭДО с описанием всех этапов реализации. Без него проект столкнется со многими препятствиями и будет неэффективным.
2. Правильно выберите провайдера. При выборе обращайте внимание на возможность архивирования документов.
3. Обратите внимание на структуру ЭДО в системе провайдера. Она должна быть гибкой, это позволяет оперативно менять информацию.
4. Выдавайте электронную цифровую подпись сотрудникам через юридический документ (доверенность).
Кроме того, важно сразу договориться с работниками предприятия о сроках отправки и согласования документов. Это упростит данные процедуры в дальнейшем.
5. Самый важный шаг для внедрения ЭДО – продумать коммуникацию с поставщиками. Необходимо прописывать все этапы работы с поставщиками, отрабатывать их через презентации. Важно решить, какие финансовые документы отправлять в электронном формате, а какие должны проходить физическую подпись. В зависимости от типа договора и места поставки необходимо ознакомиться с шаблоном дополнительного соглашения и понять, кто является контактными лицами.
6. Наладьте коммуникацию в своей организации в процессе внедрения ЭДО. Проект необходимо реализовывать сверху вниз: в первую очередь объяснить руководителям важность ЭДО. Коммуникацию помогает организовать контроль.
7. Определите приоритет процессов и договоров. Проведите инвентаризацию электронных подписей и доверенностей, определите сотрудников, которые будут подписывать и согласовывать документы в компании. Желательно, чтобы в компании было как минимум два сотрудника с ЭЦП.
8. Массово составляйте допсоглашения на ЭДО. Использование ЭДО должно быть прописано в соглашениях с контрагентом. Также необходимо ранжировать эти договоры по важности.
9. Бумажный документооборот полностью не исчезнет. При работе с первичными документами или важными договорами сразу делайте скан-копии. В дальнейшем с ними можно будет работать удаленно.
10. Всех ответственных лиц и все процедуры согласования необходимо закреплять в приказе, а переписку вести с рабочей почты – именно она наиболее защищенная, ее тяжелее подделать в случае кибератак.
Множество компаний сегодня сталкиваются с необходимостью переводить процессы в дистанционный формат и при этом налаживать удаленную работу с документами. Об организации перевода налоговой службы на удаленку вы сможете узнать 3 апреля 2020 года в 14.00 (мск) на Круглом столе «Как перевести налоговый департамент на удаленную работу».
О том, как убедить покупателей и поставщиков перейти на ЭДО, а также обрабатывать бумажные документы в условиях дистанционной работы, вы узнаете 9 апреля 2020 года в 15.00 (мск) на Онлайн-встрече: Удаленная работа с документами. Приглашаем принять участие в мероприятиях, организованных CFO Russia!
