Давайте поговорим об управленческом учете компьютеров и все что с ними связано. Конечно, на любом предприятии ведут бухгалтерский учет ТМЦ, в том числе и компьютерного оборудования. Причем часто работают по такой схеме: бухгалтерия ведет свой учет, а потом в один момент в ИТ-подразделение приходит бухгалтер и проводит инвентаризацию оборудования. А вот тут то и начинается эпическое противостояние...
Зачем вести учет компьютерной техники в IT?
Неожиданно выясняется, что часть оборудования переместили, часть списали, другая часть не известно куда делась. Бухгалтерия в ярости, руководитель ИТ в замешательстве, а эникейщики нарезают круги по фирме и впопыхах ищут где же та или иная оргтехника.
Так происходит потому, что бухгалтерии важен бухгалтерский учет, а в ИТ-структуре часто учет управленческий. Главной задачей управленческого учёта является ответ на вопрос, в каком состоянии находится организация, как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности. Т.е. выгодно, чтобы это оборудование стояло вот там? Отлично, переносим. Директор сказал, что бы мы обеспечили рабочим местом нового сотрудника, а свободное оборудование числится в другой фирме холдинга? Вот это и есть управленческий учет, который часто не совпадает с бухгалтерским и тем более налоговым.
Действительно, как решить вопрос с бухгалтерией? На самом деле это хороший вопрос. Очевидно, ИТ-отдел никто не пустит отражать в бухгалтерии все, что касается бух учета. Бухгалтерии вообще все равно где и как работает оборудование, им самое главное чтобы в любой момент могли показать где оно, оперативно подавались сведения о списании оргтехники, картриджей, клавиатур с мышками, а остальное им совершенно не важно. Это первое.
Второе - что мы будем делать, когда срочно нужно узнать где стоит то или иное оборудование? По бухгалтерии ИБП закреплен за Ивановым, а где этот Иванов находится совершенно не ясно. Вроде бы наши ИТ-специалисты и переносили и настраивали, но когда и где - никто сразу и не вспомнит.
Третий момент. Нам поставили задачу докинуть на конкретном древнем компьютере память, чтобы работал побыстрее. Тут даже бухгалтерия не поможет, они могут вести учет копмплектов, а уж о том, что "внутри" они и не знают. Чтобы понять где можно достать лишней памяти, нам нужно методом перебора, вскрывать каждый компьютер или запускать на компьютере программу мониторинга и определять что внутри и только после этого мы найдем то, что нам нужно. Что будет, если таких компьютеров 1000? Как быть?
Приходим с вами к очевидному решению. Нам нужна отдельная программа, в которой можно было бы вести учетом оборудования. При этом необходимо, чтобы она закрывала все потребности IT в части учета ТМЦ, программа должна не просто вести учет каждой комплектующей, а еще и учитывать и параметры (характеристики).
Так отлично. Цель ясна и самое главное мы выяснили зачем это все нужно.
Как учитывать компьютерное оборудование?
Давайте попробуем подобрать критерии. В помощь нам приходит методология ITIL в части IT asset management (ITAM).
ITAM - методология учета ИТ-активов и управления ИТ-ресурсами на всем их жизненном цикле. Сами же IT-активы делятся на два вида: материальные (компьютеры, ноутбуки, мониторы и т.д.) и не материальные (программное обеспечение, лицензии, подписки и т.д.)
Разработать учетную модель
На первом этапе необходимо понять, а все ли компьютерное оборудование нам необходимо учитывать? В бухгалтерии есть такое понятие как малоценное ТМЦ. Часто, это ТМЦ по бухгалтерскому учету списывают сразу же, как оно поступает к нам. Да и в ИТ это часто используется, только под другим соусом. Например, всякие мышки, клавиатуры - это малоценное ТМЦ. Бухгалтерии вообще все равно на это оборудование. Это расходный материал. Т.е. факт, что это оборудование пришло фиксируется, и так же сразу списывается.
Получается, нам необходимо выбрать группы оборудования, которые мы будем вести и контролировать.
Мы должны задать себе всего один вопрос: Что мы должны контролировать, а что нет? Выписав категории оборудования мы разработаем учетную модель. Вносим в учетную систему эти категории, а в них каждую отдельную позицию.
В Управление IT-отделом 8, мы этот момент решили введением двух сущностей номенклатуры и карточки номенклатуры. Карточка это конкретное оборудование, а номенклатура - это группировка, или категория конкретного оборудования.
Жизненный цикл оборудования
Отлично. У нас есть категории или оборудование в этих группах. Мониторы, память, принтеры и прочее. Тут мы приходим ко второму этапу. Каждая позиция имеет свой жизненный цикл. Оборудование рождается, живет, ломается, ремонтируется и в конечном итоге умирает. Это складской учет + ремонты. Оборудование имеет статус, который меняется.
Обдумайте жизненный цикл. Не факт, что вам сразу нужно учитывать все состояния оборудование. Например, статусы: "в резерве на замену" и "новый" можно объединить в один как "новый" и не мучить себя с такой детализацией учета.
Учет характеристик (параметров)
По активами нам необходимо знать об их характеристиках, как мы выяснили ранее. Причем характеристики могут быть не только у материальных активов, но и у не материальных тоже. Например, подписка ИТС 1С - это тоже наш актив, которым мы можем пользоваться. Эта подписка имеет сроки действия, которая является характеристикой и ее нам необходимо знать, чтобы не забыть оплатить вовремя. Для материальных же активов это характеристики оборудования.
Например, для жесткого диска - это тип (SATA, SAS, SSD), размер (512 Гб, 1 Тб) и т.п. Причем характеристики могут быть расширяемые. Т.е. сегодня нам нужно только это, а завтра мы можем добавить что-то свое.
Идентификация компьютеров и оргтехники
На этом этапе необходимо подумать о том, как мы будем идентифицировать оборудование. Предположим у нас стоит два абсолютно одинаковых монитора, но один был в ремонте, а другой нет. Из них нужно выбрать один и поставить директору. Какой? Очевидно тот, который не ломался ранее. А какой из них не ломался? Понятное дело нужен какой-то признак, по которому мы можем однозначно указать на оборудование и точно понимать, что это оно и есть. Т.е. их надо различать между собой и у каждого должна быть история ремонтов, движений, где и когда находилось и т.п.
Варианты решения этой задачи:
1. Этикетка с серийным/инвентарным номером. Серийного номера может и не быть, а вот инвентарный при начале ведения учета мы должны присвоить. Минус только один - нужно много сил, чтобы все оборудование обклеить и к тому же бумага со временем может выгореть. Понятное дело тут все зависит от самой бумаги, но все же.
2. Этикетка со штрих-кодом. Тут проще, но по сути это вариация варианта выше. Штрихкод универсален и может быть любого типа. Подробней в статье.
3. Паспорт рабочего места. Аналогично п.1, но слишком большая бумажка.Что делать дальше?
Что делать дальше?
А дальше начинается титанический труд. Система сама по себе работать не будет. Необходимо производить методичную работу и не прекращать ее. Времени будет уходить много, но оно того стоит. Вы будете контролировать ситуацию, а это главное.
Можно использовать упрощения, что позволят экономить время. Например, использовать для загрузки информации об оборудовании из AIDA 64 или WMI. Т.е. данные по характеристикам оборудования будут загружаться автоматически. Так же возможна связь с конфигурациями 1C, которые позволят загружать информацию из 1С:ЗУП по сотрудникам.
Эти шаги помогут экономить время.
Предлагаем Вам попробовать демо-версию нашего решения, которая объединяет все, что необходимо для учета оборудования и ИТ управления. Это абсолютно бесплатно и поможет Вам понять и определиться с выбором ПО.
