Законно ли хранить документацию по охране труда в электронном виде? Такой вопрос возникает сегодня у многих компаний, которые вступили на путь цифровой трансформации или только планируют это сделать.
Что нужно учесть и как подготовиться.
Финансирование
Переход к электронному документообороту требует финансирования. Если работодатель не может позволить себе дополнительных расходов, то просто продолжаем вести все по старинке на бумаге. Никаких требований к обязательному переходу на электронный документооборот для работодателей на настоящий момент нет.
Известно, что Государственная инспекция труда в ближайшем будущем планирует перейти на бесконтактные проверки. Их регламент пока разрабатывается. В любом случае, работодателям будет предоставлен переходный период, в течение которого можно будет подготовиться к новым условиям.
Электронная подпись. Порядок применения в документации по охране труда
Электронная подпись – без нее не обойтись. Во-первых, у вас должно быть разработано положение или иной локальный нормативный акт (ЛНА), регулирующий применнение электронной подписи. Помимо этого использование электронной подписи должно быть прописано в трудовых договорах и всех ЛНА.
Второй вопрос, который возникает, какую электронную подпись применять: простую, неквалифицированную или квалифицированную. Однозначного ответа на этот вопрос нет. Но, тем не менее, простая электронная подпись не может гарантировать, что документация не менялась после того, как была подписана. Для надежности в большинстве документов рекомендовано применять квалицированную подпись. В ряде случаев возможно использование усиленной неквалифицированной подписи, например для удаленных сотрудников.
Учтите, что оформление электронных подписей – это отдельная статья расходов.
Положение об электронном документообороте
Для ввода электронного документооборота, необходимо разработать и утвердить соответствующее положение, где будет прописан порядок оформления, хранения, согласования, передачи для ознакомления информации, а также оформления прав доступа к системе.
Какие документы по охране труда нельзя переоформить в цифровой вид
Все документы, которые требует опломбировки, сшивания или других физических манипуляций, а также аттестационные удостоверения работников в электронном виде хранить не получится.
Однако стоит отметить, что большинство документации по охране труда, такие как инструкции, положения, журналы инструктажей и т.д., не требуют прошивки. Следовательно, никаких ограничений для перевода их в электронную систему нет.
Только убедитесь, что в ваших ЛНА не прописана необходимость сшивать документацию. Этот пункт лучше исключить, чтобы не создавать противоречий.
***
Помните, что введение электронного документооборота в охране труда должно в первую очередь облегчить вашу работу, а не создать дополнительные трудности.
Сейчас ряд компаний предлагает готовые решения для автоматизации охраны труда. Попросите у них тестовый период, чтобы понять подходит вам данная программа или нет. Если верить поиску в интернете, существует несколько бесплатных решений. Насколько они хороши, не беремся сказать. Если вы не уверены в эффективности решения, можно начать с автоматизации одного блока работ: с инструктажей или выдачи СИЗ, например.
Представить охрану труда без кучи «бумажек» сложно. Даже если перешли к электронному документообороту, первое время не стоит полностью отказываться от бумажных документов. По крайней мере, пока вы не испробуете это решение и не убедитесь в его эффективности.