В своих предыдущих статьях я рассматривала применение таких функций как БДСУММ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН. Для успешного применения этих функций нужно чтобы исходные данные были организованы в виде простой таблицы без группировок или реестров.
Такие таблицы можно легко выводит в 1С, для это есть "Вывести список..."
Из журнала выписок, например, выводится такой список.
Если Вас не устраивает информация, выводимая в реестре, ее можно настроить с вашим программистом. Или сделать в Excel реестр нужно формата, скопировав в нужном порядке уже готовые блоки.
В виде реестра можно выводить любую информацию. Например, поступление и расход по выпискам, списание расходов на затратные счета, поступление материалов и т.д., в зависимости от того, что Вам надо.
Реестр формируется ежемесячно и сохраняется в файле Excel, при это файл Excel нужно добавить столбец с наименованием месяца или если в нем уже есть дата разбить ее на составляющие (день, месяц, год), так удобнее работать.
Зачем сохранять в Excel.
Во-первых, в учетной базе нередки изменения задним числом, в этом случае реестр позволит выявить данное изменение.
Во-вторых, есть расходы (доходы), по которым отражение в во отчетах выходит за общие правила, в реестре это можно отметить и в нужном случае вспомнить, почему расходы (доходы) отражены не так.
В-третьих, в отчетами из 1С не очень удобно работать, т.е. они больше подходят для бухгалтерского учета, а не для экономистов.
В-четвертых, добавлять информацию помесячно легче, чем формировать выборку из 1С накопительным итогом, каждый раз заново.
В-пятых, в 1С чтобы сделать правильный отбор нужно знать точное название контрагента, договора, документа. Если знаешь найти легко, а если не знаешь, то на это уходит много времени. В реестре это сделать намного легче.
Если, в своей работе вы не используете 1С, реестры можно выводить из любой программы или вести их сразу в Excel, если никакими учетными программами не пользуетесь.
Чтобы реестр работал необходимо, чтобы названия Контрагентов, статей, договоров были едиными. Поэтому лучше формировать реестр из программы, а не вести его вручную. Пр ручном вводе сложно обеспечить единое написание контрагентов, договор и прочей информации, которая должна быть постоянна.
Продемонстрируем преимущество ведения реестра в Excel на следующем примере. Ни один отчет 1С не позволяет увидеть в таком формате все движение документов. В простой таблице мы видим счет, дату оплаты, статьи на которые были отнесены расходы, суммы. По вашему желанию и возможностям может быть добавлена любая информация (например, ответственные лица и пр). Также мы видим статьи, на которые были отнесены платежи и можем легко заметить ошибку.
При помощи сводных таблиц можно сделать выборку по статье, контрагенту, датам оплаты и т.д.
При помощи функций БДСУММ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН можно эти платежи разносить по бюджетам ЦФО, аналитическим таблицам, форматам отчетов и т.д.
Как при помощи формулы БДСУММ разность платежи из реестра по разным ЦФО написано в этой статье.
Варианты использования СУММЕСЛИ рассмотрены здесь.
Как применять СУММЕСЛИМН можно почитать в этой статье.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке
