Карта процесса — это изображение, схематически показывающее этапы выполнения определенных процессов и соответствующих операций по нему; поток работ, который переходит от одного подразделения/службы/департамента/отдела к другому.
Смысл карты – визуализировать этапы выполнения какого-либо процесса. Главная задача – задокументировать его таким образом, чтобы, во-первых, было реально упростить управление, а во-вторых, добавить возможность внесения изменений и оценки показателей эффективности.
Карта процесса – некая стартовая точка, с которой начинается любое дальнейшее изучение бизнес-процесса и его возможная оптимизация.
Особенности карты процесса
Чтобы получить качественный результат, нужно, чтобы процесс был максимально полным, при этом необязательно в самой карте документировать все элементы процесса. Поскольку в карте визуализируется определенный поток работ, в котором принимают участие несколько организационных единиц, то одно из важнейших её назначений – решить “пограничную” проблему взаимодействия и коммуникаций между всеми единицами, задействованными в одном процессе.
Состав карты процесса
Карта характеризуется наличием принципиально важных элементов. К ним можно отнести:
- операции и ресурсы;
- условия;
- компетентный и квалифицированный штат сотрудников;
- требования к результатам;
- методы контроля и мониторинга;
- способы проверки результатов;
- отчетные документы на протяжении всех этапов выполнения.
При создании нового процесса количество элементов может изменяться по ходу «использования» данного процесса. Для возможности оценки улучшения процессов важно предусмотреть способы, с помощью которых можно проверить эффективность этих процессов и их результативность.
Виды карт процесса
В связи с разной устойчивостью и повторяемостью процессы бывают трех видов:
- Постоянные (ход их выполнения связан с неизменной последовательностью действий). Операции процесса четко определены и повторяются с одинаковой периодичностью и цикличностью. Время выполнения – статично.
- Непостоянные (количество операций заранее определено, но выполнение – непоследовательное). Время выполнения – постоянно меняется. Процессы не цикличны.
- Многовариантные (нет постоянного числа операций процессов, ход их выполнения связан с определенными тонкостями и нюансами работы организации/компании/предприятия).
Характеристики карты процесса
Цель построения карты – описание характеристик процесса:
- названия;
- цели осуществления;
- владельцев/поставщиков/потребителей;
- входов, выходов и заданных требований к ним;
- точки контроля, показателей результативности и эффективности.
Характеристики, которые нужно занести в карту процесса, определяются с учетом требований ГОСТ ИСО 9001-2008 и особенностей менеджмента организации. При этом следует помнить, что количество отражаемых в карте характеристик может как затруднить ее восприятие, так и оказаться недостаточным для грамотного и понятного описания.
Формы карт процесса
Чтобы представить процессы в наглядном виде при помощи карты, чаще всего применяются графические (диаграммы, фигуры, блок-схемы) или текстовые формы (текст и таблицы). Чтобы правильно выбрать способ и форму описания процесса, нужно отталкиваться от вида процесса. Графический метод подойдет для постоянных, а отличным вариантом для многовариантных и непостоянных станет текстовый вид.
Широко распространен метод моделирования процессов при помощи CASE-инструментов (специализированное инженерное программное обеспечение).