Приветствуем, Читатель!
Вводная
Штатного функционала имеющейся CRM-системы со временем будет недостаточно. Потребуются и точечные, и глобальные доработки. А это - инвестиции, которые требуется окупить. Сегодня мы разберем важные моменты, которые позволят эффективно развивать свою систему.
С чего требуется начать
В рамках данного блока мы покажем, как правильно делать подготовительные работы.
Описать бизнес-процесс с позиции менеджмента
В техническом задании (далее - ТЗ) существует два языка: технический и менеджерский. Сейчас мы говорим о втором.
Вам нужно детально описать, как потенциальная доработка выглядит с точки зрения внутренней кухни: откуда начинается, какие параметры требуются, кто ответственный. Таким образом потенциальному Исполнителю будет легче понять, в какую сторону двигаться.
Определить конечный результат
Вы должны четко представлять, какой результат принесет доработка: сокращение времени подготовки документов, повышение скорости обработки лидов и так далее. Важно: это должен быть осязаемый и измеримый результат, иначе как Вы оцените итоговую эффективность?
Определить сотрудников, для которых важна доработка
Определите круг лиц, для которых осуществляется данная доработка. Это важно:
- Составить правильную фокус-группу
- Четко обозначить круг лиц для контроля эффективности
- Обеспечить потенциальному Исполнителю контакты с людьми на передовой
Еще раз: доработка осуществляется в рамках конкретного бизнес-процесса, за которым стоят конкретные люди. И Вы, и они должны четко понимать, для кого и что делается.
Убедиться, что в компании все готово к доработке
Важно понимать, что все сотрудники и ситуация готовы к доработке. Например: если Вы планируете какую-то автоматизацию между отделом продаж и бухгалтерии, а бухгалтерия - не пользовалась ранее CRM-системой, в таком случае - нужно заранее обучить основам, чтобы потом проблем было меньше.
Либо может не хватать сотрудников, материальной базы - тщательно проанализируйте.
Дальнейшие действия
А сейчас мы обсудим то действия, которые нужно предпринимать после произведенных подготовительных мер.
Составление технического варианта ТЗ
Выше мы писали о том, что существует два языка ТЗ. После составления внутренного ТЗ, теперь пора определить то, что нужно будет сделать непосредственно внутри системы.
Тут уже требуется технический язык, можете составить либо собственными силами, либо привлечь внешних специалистов. Как правило, это может взять на себя потенциальный Исполнитель.
Собрать несколько предложений
Запомните: не надо бросаться на первое предложение. Особенно, если оно Вам кажется безумно выгодным или предложили какую-то безумную скидку.
Соберите минимум 10-ть предложений: от компаний, фрилансеров. Так у Вас будет максимально полная картина.
Оценить финансовые затраты
После того, как у Вас на руках окажутся все предложения, можно составить приблизительные итоговые затраты. Теперь сопоставьте затраты с потенциальным результатом: действительно ли "игра стоит свеч".
Вы должны четко понимать, сможете ли окупить затраты. В противном случае: требуется оптимизировать свою "хотелку".
Принять итоговое взвешенное решение
После того, как у Вас на руках будет вся необходимая информация:
- Два варианта ТЗ
- Итоговая согласованная сумма
- Выбран потенциальный Исполнитель
- Определены все участники
- Имеется четкое понимание по конечному результату
Можно принимать итоговое решение. В обязательном порядке протоколируйте не только принятое решение, но и обоснования для него.
Действия с выбранным Исполнителем
Казалось бы, подписали документы и начали работать. Но мы хотим обратить внимание на несколько важных вещей, которые забываются.
Работа со сроками
Определите не только общие сроки внедрения (старт и завершение), но и промежуточные этапы, на которых будет проверяться ход работы, а также - подтверждаться готовность исполнить в срок.
Пропишите их в договоре, чтобы Исполнитель понимал важность и был готов качественно и вовремя отчитаться.
Согласованная дата тестирования
Согласуйте заранее дату тестирования. Это важно обеим сторонам:
- Разработчик сможет выделить со своей стороны ответственное лицо для координации
- Вы сможете заранее запланировать "окно" у необходимых сотрудников
Отчёты подрядчика
Предусмотрите формат отчетности и его периодичность. Особенно это касается сложных модульных разработок: как идет процесс, что выполнено, какие есть трудности. Это важно, чтобы повысить прозрачность бизнес-процессов, а также оперативно решать возникающие трудности.
Очень важный момент
Наша редакция хочет обратить Ваше внимание на следующее: не каждая доработка критически важна!
Понятно, что всегда найдется что улучшить и доработать. Но в первую очередь: должно быть измеримое обоснование, так как работы стоят денег. А можно очень много денег потратить, но по итогу ничего не получить.
Будьте внимательны и тщательно отсеивайте предлагаемые инициативы.
Итог
Принимая во внимание наши советы, Вы сможете эффективно вкладывать деньги в развитие имеющейся CRM-системы.
