Соблюдать этикет не сложно, если привыкнуть. На самом деле он окружает нас по всюду: в общественном транспорте, в магазине, на работе. И электронная почта - не исключение. Это уже, для многих, обыденный рабочий инструмент. Вам же нравится доброе и уважительное отношение. Проявите и вы такое же встречное отношение. Так намного легче расположить к себе человека. Часто бывает, что люди знакомы только по переписке и электронное письмо - это одежка, по которой встречают и составляют мнение о человеке, его манерах, познаниях. От переписки по электронной почте может зависеть ваша репутация, репутация компании.
1. Никогда не используйте CAPSLOCK. Это воспринимается как крик, агрессия, доминирование.
2. В современном мире скорость всего и вся возросла кратно. Будьте оперативными. Приемлемо отвечать на электронное письмо в течение 0,5-3 часов, с учетом дополнительной подготовки (поиска) информации.
Как в MS Outlook настроить автоответ?
3. Старайтесь быть четкими, краткими, понятными, не двусмысленными. Пишите только по делу, анекдоты оставьте для личной встречи. В тексте очень сложно передать эмоции, интонации. Будьте вежливыми, деликатными и пишите нейтрально.
Берегите свое и чужое время. Указывайте конкретные сроки.
4. Не стоит использовать смайлики (😊👍🤣😂) или обилие спецсимволов (!"№;%:?*()_+/), сленг, англицизмы, сокращения. Соблюдайте официально-деловой стиль письма. Работа - это работа, как бы ни банально это звучало, не нужно вплетать в нее свои эмоции, так может быть только хуже.
Будьте серьезнее. Если ведете переписку с личной почты, то проверьте, чтобы название адреса было типа имя_фамилия@email.ru. Так к вам будет более серьезное, деловое и уважительное отношение. Кроме того, по адресу сразу будет понятно от кого пришло письмо.
5. Сделайте красивую небольшую, лаконичную подпись, чтобы сразу было понятно кто пишет. Подпись должна быть следующего типа:
С уважением (С наилучшими пожеланиями),
Имя и Фамилия,
должность, название Компании (сайт, если есть),
адрес: индекс, регион, город, улица и др. (если получаете бумажную корреспонденцию),
контакты: (рабочий) телефон, обратный e-mail.
Кстати. Обращение "Добрый день" можно тоже включить в подпись, потом сделать отступ в несколько строк и уже указать саму подпись с контактами - так можно сэкономить время на написание приветствия.
Как в MS Outlook создать подпись?
6. Всегда (кратко и понятно) заполняйте тему письма (о чем ваше письмо), чтобы потом было легче искать ваше послание.
7. Обращайтесь к адресату по имени и отчеству, если известна эта информация. Это всегда приятно. Так будет легче установить контакт. Обращайтесь на "вы", если не близко знаете человека, которому пишите, будьте вежливыми. Используйте "добрый день" или "здравствуйте" вместо "привет". Начинайте письмо примерно так:
Добрый день, Иван Иванович!
Можно добавлять "уважаемый", если обращаетесь к более старшему человеку, директору, руководителю, начальнику, представителю власти.
8. Не указывайте конфиденциальную информацию в электронном письме, ее лучше передать при встрече. Вдруг ваше письмо прочитает другой человек или его перехватят. Не подставляйте под удар ни себя, ни получателя.
Как защититься от слежки в электронной почте.
Как фишеры угоняют электронную почту.
9. Форматируйте текст. Текст должен быть одного цвета и легко читаться, не выбирайте слишком мелкий и не формальный шрифт. Не стоит писать весь текст "сплошняком". Разделяйте текст на абзацы по смыслу. Так информация будет легче восприниматься. Следите, чтобы письмо было не очень большим, чтобы адресат не забыл с чего начал, когда дочитал его. Не используйте фоновые изображения - это тяжело для восприятия.
Не допускайте грамматических или синтаксических ошибок в тексте письма, опечаток. Покажите себя с выгодной стороны, компетентным и культурным. Перед отправкой письма, перечитайте его - все ли описано, нет ли ошибок, понятен ли смысл, может что-то нужно добавить или уточнить, проверьте информацию.
10. Отвечайте, а не пишите новое письмо, чтобы сохранить всю цепочку сообщений в письме (если предстоит длительное обсуждение одного вопроса). В одном письме сразу видна вся история переписки по данной теме и легко вспомнить суть проблемы. Опять же - берегите свое и чужое время.
11. Не закрывайте почтовый клиент или веб-браузер, где проверяете электронную почту, чтобы не пропустить уведомление о новом письме.
12. Не прикладывайте тяжеловесные файлы, более 10 Мб. Не все смогут их скачать: у кого-то не позволяет качество и скорость интернета, у кого-то почтовый сервер может блокировать вложения. Будьте аккуратнее с архивами или программами - почтовые сервера могут заблокировать такие вложения.
Работа с вложениями в MS Outlook.
Топ-3 самых опасных типа вложенных файлов в электронных письмах.
13. Поздравляйте своих постоянных адресатов с новым годом, официальными и деловыми праздниками. Это всегда приятно и так можно расположить к себе партнеров. Только следите, чтобы ваши поздравления были спокойными, понятными и не фамильярными.
14. Изучайте возможности электронной почты.
Если укажите адресата в "скрытой копии", его не увидят другие адресаты, но письмо дойдет всем.
Помечайте "флажками" важные письма, их можно потом найти или отсортировать.
Создавайте папки (например, с названием компаний) во "входящих" или "отправленных" для оперативного поиска и переносите туда соответствующие письма (или можно настроить такое правило).
Можно настроить "автоответ", если вы отправляетесь в отпуск, командировку или длительное время не сможете отвечать на электронные письма. Указывается текст "автоответа" и период его действия, на какие входящие сообщения он должен срабатывать.
Можно настроить уведомление при доставке и при открытии письма. Вам придут эти уведомления в любом случае.
В MS Outlook можно отменить отправку письма пока его не прочитал адресат.
Проверить скорость вашего интернет-соединения можно на сайте https://www.speedtest.net/.
