После того как сформированы ОСВ по затратным счетам нам нужно их распределить по бюджетам.
Например, у нас принята следующая классификация статей управленческого учета по ЦФО.
Чтобы данные из ОСВ могли при помощи формул Excel распределяться в таблицу со статьями и ЦФО создаем файл, в котором на отдельных листах будут располагаться данные ОСВ сч. 26 и 44 и будет отдельный лист "сводный бюджет"
Для обеспечении связи между данными на разных листах и более удобной работы с экономической информации на каждом листе добавляет вспомогательные столбцы.
На листе "сводный бюджет" добавим столбец со статьями БУ, так можно будет быстро сопоставить счета управленческого и бухгалтерского учета.
На листах с данными ОСВ добавляем столбцы со статьями и ЦФО управленческого учета.
Присваиваем коды статьям управленческого учета (как правило они уже заданы политикой по бюджетированию). На листах с данными ОСВ коды управленческого учета ставить только тем статьям, которые могут распределяться однозначно и не предполагают деления по ЦФО или какой-то другой аналитике.
На практике соответствие между статьями бухгалтерского и управленческого учета можно разделить на следующие типы:
1. Между статьями бухгалтерского и управленческого учета есть однозначное соответствие
В нашем примере данному условию отвечают следующие статьи
Распределение по ЦФО в бухгалтерском учете обеспечивается правилами списания расходов на 26 и 44 счета. Расходы на водоснабжения списываются на оба счета, но они не делятся по ЦФО в управленческом учета.
При таком соответствие статей для занесения данных из ОСВ в сводный бюджет будем использовать формулу СУММЕСЛИ
Формула СУММЕСЛИ('сч. 26'!$A$3:$A$10;'сводный бюджет '!A3;'сч. 26'!$E$3:$E$10) включает в себя следующие части:
'сч. 26'!$A$3:$A$10 - ссылка на диапазон с критериями - кодами статей на листе с данными ОСВ. В данном случае на лист ОСВ с данными по сч. 26. Формула содержит знак доллара, чтобы ее можно было копировать в другую строку.
'сводный бюджет '!A3 - это ссылка на код стати, по которой нам нужны суммы расходов;
'сч. 26'!$E$3:$E$10 - ссылка на столбец с суммами расходов на листе с ОСВ.
Если одной статье управленческого учета соответствует несколько статей бухгалтерского учета
Используется та же формула, так как соответствие определяется по коду
2. Второй тип соответствия, когда в бухгалтерском учете нет распределения по ЦФО или оно есть, но в ОСВ получить данное распределение невозможно (нужно формировать другой отчет)
Такое распределение соответствует следующим статьям
Для занесения расходов по таким статьям добавляем лист распределение, который будет иметь следующий вид
В столбце примечание (необязательно) пишем как получаем данные. Данные могут распределяться по сотрудникам, договорам, материально-ответственным лицам, номенклатуре и т.д., в зависимости от тога как настроена учетная система.
Фиолетовым цветом выделены проверочные строчки
Данные по распределениям заносятся вручную. Если между статьям управленческого и бухгалтерского учета будет однозначное соответствие, то этот лист не нужен (но на практике, как правило, такого не бывает)
На лист "сводный бюджет" данные с листа "распределение" попадают при помощи простых ссылок (более сложные формулы не рекомендую, так как в процессе работы с фалом источник данных сложны искать)
3. Статья прочие расходы в управленческом учете предполагает деление на несколько аналитик, но в бухгалтерском учете данное деление нецелесообразно, так как направления постоянно меняются, а суммы, скорее всего, незначительные. Распределение таких затрат также осуществляется на листе "Распределение"
В таблицу добавлено распределение услуг по содержанию зданий
В итоге на лист "сводный бюджет" расходы будут заноситься только при помощи формул
Результат с цифрами
Как заносить данные на следующие месяца на листы ОСВ рассказано в статье "Как добавить расходы за месяц в бюджет расходов"
На листе "сводный бюджет" формулы легко копируются в следующие месяца. При копировании нужно соблюдать соответствие столбцов между листом "сводный бюджет" и листами ОСВ. Формулу СУММЕСЛИ('сч. 26'!$A$3:$A$10;'сводный бюджет '!A3;'сч. 26'!$E$3:$E$10) нужно изменить следующим образом СУММЕСЛИ('сч. 26'!$A$3:$A$10;'сводный бюджет '! $A$ 3;'сч. 26'!E3:E10)
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке