Планирование ресурсов
На сегодняшний день на рынке представлено множество инструментов для планирования задач, проектов и активностей, которые позволяют регистрировать сроки, выстраивать очередность выполнения задач, отображать связи и зависимости отдельных задач. Данные инструменты фиксируют планы работ, но не позволяют качественно контролировать их выполнение. К тому же, не имея данных о затраченных часах на отдельные задачи, сложно спланировать проект с реалистичными сроками выполнения.
Небольшой пример
Перед стартом нового проекта в ИТ-компании менеджерам необходимо произвести оценку трудозатрат на реализацию отдельных этапов проекта. Чаще всего возникают такие вопросы, как:
· Сколько потребуется времени на сбор и документацию требований?
· Сколько времени занимает разработка/доработка продукта?
· Сколько по времени займет ввод продукта в промышленную эксплуатацию?
Зачастую плановые трудозатраты на отдельные задачи по проекту определяются архитекторами ИТ-решения или аналитиками, что, по сути, не является корректным, поскольку исходные характеристики конечных исполнителей могут сильно отличаться (стаж, опыт в аналогичных проектах). Отсюда ошибки, совершенные при планировании, могут привести к «отставанию» проекта по заданным срокам.
Как этого избежать?
Если в компании будет осуществляться сбор данных о затраченных часах на отдельные виды активности, менеджеры проектов могут рассчитать среднее время выполнения аналогичного проекта. Усредненные показатели по проектам позволят оптимизировать ресурсы компании.
Для учета распределения рабочего времени существуют специализированные программные продукты, а именно системы учета рабочего времени. В статье 1 уже отмечалось, что внедрение систем данного класса будет эффективно для компаний, которые имеют конкретную цель внедрения и обладают достаточными ресурсами и запасом времени.
В данной статье предлагается рассмотреть основные критерии выбора системы учета рабочего времени, которыми должна руководствоваться компания, которая ставит цель оптимизации трудовых ресурсов. Компания должна акцентировать внимание на функциональность системы, поскольку она должна позволять не только учитывать время сотрудников и осуществлять контроль выполнения задач и проектов в реальном времени, но и обеспечивать сбор актуальных данных о рабочих процессах подразделения.
Критерии выбора инструмента
На рынке представлен широкий выбор систем учета рабочего времени, но предоставляемый функционал может быть совершенно разным, начиная от простых трекеров времени заканчивая комплексными решениями. Ключевыми критериями при выборе системы учета рабочего времени являются:
- Возможность учета рабочего времени по конкретным задачам
- Контроль исполнения задач
- Отчеты о затратах рабочего времени
Топ-3 систем учета рабочего времени с контролем выполнения задач
Проанализировав немалое количество систем учета рабочего времени, был сформирован топ-3 систем, которые отвечают заданным выше критериям:
1. Битрикс 24
- Возможность учета рабочего времени по конкретным задачам
Каждый сотрудник начинает свой рабочий день, открыв «Битрикс24», после чего запускается счетчик времени. В обеденный перерыв и при каждой отлучке работник ставит счетчик на паузу, а вечером останавливает.
При этом сотрудник планирует рабочий день, выбирая задачи из списка или вписывая собственные. «Битрикс24» распределяет рабочее время между запланированными задачами. Выделяется время также на планерки, совещания и встречи, запланированные руководством или коллегами через задачи и календарь.
Единственным недостатком является то, что сотрудник должен самостоятельно включать и отключать счетчик времени.
- Контроль исполнения задач
Контроль рабочего времени персонала в «Битрикс24» дополняется графиком отсутствий. Расходы на фонд оплаты труда известны заранее, переплата за неотработанное время не допускается. Направленным в командировку сотрудникам программа учета времени работы за компьютером учитывает рабочие часы через интернет или мобильные приложения.
Руководитель может посмотреть задачи, статус выполнения задач, плановые и фактические трудозатраты задачи сотрудников.
- Отчеты о затратах рабочего времени
Отчет по рабочему времени покажет руководителю, когда сотрудники начинали и заканчивали рабочий день, сколько часов отработали, как изменяли сроки выполнения. У руководителя будет сформирована полная картина нагрузки по каждому сотруднику.
2. Система учета рабочего времени на платформе 1С от Infostart
- Возможность учета рабочего времени по конкретным задачам
Рабочее место сотрудника позволяет быстро регистрировать поступающие задачи, устанавливать и контролировать сроки выполнения, формировать и управлять очередью задач. Учет времени ведется непрерывно, рабочее время распределяется либо на текущую рабочую задачу, либо на зарегистрированный перерыв. В форме ведется обратный отсчет времени для текущей рабочей задачи с отображением счетчика оставшегося времени. Для перерыва отображается его текущее время. При изменении планового срока автоматически рассчитывается дата завершения с учетом календарного графика.
Недостатком является то, что не ведется автоматический учет рабочего времени с детализацией затрат времени на различные активности.
- Контроль исполнения задач
Контроль выполнения задач выполняется с помощью обработки "Задачи сотрудников". Обработка отображает текущие задачи, над которыми сотрудники работают в текущий момент. Отображаются основные характеристики выбранной задачи, история расценки и изменения срока выполнения. Также руководитель может просмотреть историю изменений сроков выполнения задачи с комментариями от исполнителей.
- Отчеты о затратах рабочего времени
Страница "Отчет за период" позволяет сформировать отчет по истории работы за выбранный период. Так же рассчитывается количество смен и часов, потраченных на выполнение рабочих задач (периоды перерывов исключаются).
3. Bitcop
- Возможность учета рабочего времени по конкретным задачам
Система Bitcop ведет количественный и качественный учет отработанного времени сотрудниками в разрезе ряда аналитик и позволяет:
- Учитывать время начала и окончания рабочего дня;
- Учитывать опоздания и переработки;
- Учитывать интенсивность работы, активность на протяжении дня.
Система представляет данные на основании, которых можно увидеть из списка неэффективных сотрудников. И в отчете было бы гораздо удобнее увидеть визуальное разделение по сотрудникам, у которых время простоя выходят за норму.
- Контроль исполнения задач
Отчет позволяет увидеть состояние всех компьютеров сотрудников на текущий момент времени: с какой программой работает сотрудник, когда производились последние действия. Отчет позволяет быстро получить картину последних действий сотрудников на своих рабочих компьютерах и сделать обоснованный вывод о ходе рабочего процесса.
Единственным недочетом является отсутствие привязки активности сотрудника к конкретной задаче, над которым работает сотрудник. Так руководителю не представляется возможным осуществлять в полной мере контроль за исполнением задач.
- Отчеты о затратах рабочего времени
Система Bitcop позволяет оценить продуктивность работы на основании используемых сотрудником программ и сайтов в рабочее время. Система автоматически распределяет используемые программы на продуктивные, непродуктивные и нейтральные на основании заранее заданных настроек. Данный отчет позволяет:
· Выявить непродуктивных сотрудников в компании
· Выяснить, какой объем рабочего времени не был израсходован сотрудником на выполнение служебных обязанностей
Краткий итог
В большинстве случаев системы учета рабочего времени позволяют оценивать затраченные рабочие часы сотрудников и предоставляют следующую статистику: сколько времени сотрудник провел в различных приложениях, сайтах и программах. Но далеко не во всех системах представляется возможность контроля выполнения задач, над которым работает сотрудник. Из всего количества представленных на рынке решений, выделены 3 системы, которые могут удовлетворить потребности компании, которая ставит цель оптимизации ресурсов. Для обеспечения полноценного учета рабочего времени с учетом трудозатрат на различные задачи компаниям следует обратить внимание на другой класс систем, а именно системы мониторинга сотрудников.
