Планирование – важный навык для любого руководителя. Ведь без четких временных ориентиров и тщательно выверенной последовательности действий невозможно достичь по-настоящему значимых высот карьеры и бизнеса. Существенную помощь в составлении делового расписания оказывает планинг – особый ежедневник, который позволяет видеть списки дел и мероприятий сразу на неделю. Проект «Князья и Капуста» предлагает свой вариант столь необходимого органайзера.
Какой принцип лег в основу нашего планинга
В планировании деятельности часто используют диаграмму Ганта. Это график, привязывающий каждый этап проекта к определенным датам. Такая диаграмма удобна для контроля и отслеживания процесса. Однако с ее помощью сложно обозначить приоритетность задач и показать их зависимость друг от друга. Поэтому руководитель проекта «Князья и Капуста» Алексей Слободянюк использует для планинга японский принцип трех плоскостей.
В соответствии с ним все дела относят к одной из трех категорий:
- срочное – это задания, которые надо выполнить, не откладывая (выслать коммерческое предложение, сделать звонок и т. п.); занимают они немного времени, чаще всего, несколько минут.
- важное – то, что оказывает серьезное влияние на дальнейшую работу (встреча с клиентом, участие в мастер-классе и пр.); для его выполнения нужны существенные временные затраты;
- большое – все, что относится к стратегии (развитие компании, продвижение продукта и т. п.); для воплощения подобных задач понадобится несколько месяцев, а то и лет, однако обдумывать их необходимо каждый день.
Почему планинг «Князья и Капуста» имеет формат А4? Потому что Алексей Слободянюк, занимающийся проектами по развитию с 2006 года, считает оптимальным подходом к организации деятельности метод помидора. Согласно ему, следует придерживаться такого графика: 25 минут – работа, 5 минут – перерыв. Поэтому план на каждый день содержит большое количество пунктов, расписать которые в записной книжке маленького формата просто не получится.
7 рекомендаций по использованию планинга
- В начале месяца заполнить разворот, предназначенный специально для этой цели. И, прежде всего, расписать здесь дела из категории «большое».
- Планы на неделю составлять либо в воскресенье вечером, либо в понедельник утром, но время на эту процедуру обязательно должно стоять в расписании. Наметить дела на каждый день, а в блок «сделать за эту неделю» внести задачи из категории «важное».
- Заполнять планинг «Князья и Капуста» лучше всего карандашом или стираемой ручкой, чтобы можно было переписать, если жизнь внесет свои коррективы.
- Необходимо следить, чтобы время распределялось так: от 20 до 40 % – на срочные дела, 50–60 % – на важные задачи, 10–20 % – на категорию «большое». Если распределение сильно отличается от этого варианта (например, на срочное приходится 70 % времени), значит, рабочий процесс построен неправильно.
- Между важными делами надо оставлять промежутки по 30–60 минут, в которые будут вписываться срочные задания – они нередко возникают «сегодня на сегодня», поэтому на неделю вперед спланировать их полностью не получится. А при таком подходе, во-первых, всегда найдется время для их выполнения, во-вторых, важное не будет сдвигаться по срокам и откладываться. Это даст возможность избегать состояния фрустрации и стресса.
- Обязательно надо ежедневно отводить 1–2 часа на «большое». Обдумыванием стратегии лучше всего заниматься с утра, но перед этим стоит выполнить 2–3 срочных дела – они помогут настроиться на деловую волну. И отличный период для размышления над «большим» – вечер пятницы, когда подводятся итоги недели.
- По окончании месяца непременно надо делать выводы. Во-первых, нужно подвести итоги: закрыл два проекта, провел пять семинаров, научился подготавливать и вести презентацию. Это необходимо для того, чтобы увидеть собственное продвижение и похвалить себя за него. Во-вторых, следует записать, что понял за прошедший месяц. Перечитывание таких заметок какое-то время спустя позволяет заметить свой рост и гордиться собой.
Чтобы регулярно «перегружать» мозг, Алексей Слободянюк рекомендует каждый вечер 1–1,5 часа заниматься бегом или ходьбой. Но без прослушивания музыки, аудиокниг, новостей и т. п. Тогда первые 30–45 минут в голове будут прокручиваться мысли о событиях дня, а затем мозг очистится и начнет выдавать интересные соображения и нестандартные решения. Такого «фонтана идей» не происходит только в двух случаях: либо все идет по плану и никаких трудных задач в данный момент нет, либо проблема требует длительной проработки. В этой ситуации прогулка/пробежка будет просто хорошим способом отдохнуть.
«Фишка» планинга – список-муштра
Алексей Слободянюк знает, как включать в ежедневную практику полезные действия, поэтому в планинге есть такой раздел, как список-муштра. Это перечень навыков и привычек, которые человек хочет приобрести.
Одновременно лучше работать над 3–5 пунктами, можно 7, но не больше, иначе будет происходить распыление сил. Пример списка:
- Слышать клиентов.
- Проходить ежедневно 10 000 шагов.
- Пить два литра воды в день.
- Есть салат на обед.
Выполнение их нужно отслеживать каждый день и отмечать разноцветными галочками для большей наглядности:
- зеленая – сделано;
- синяя – не сделано по объективной причине (не слышал клиента, потому что не общался с ним сегодня);
- красная – не сделано (разговаривал с клиентом, но не слышал его).
В конце недели надо проанализировать эти пометки и определить для себя, на что больше обращать внимание. Работать над одним и тем же списком необходимо в течение трех месяцев – после этого действия станут автоматическими.
Как вы уже поняли, наш планинг – не просто ежедневник. Он помогает упорядочить дела и выстроить их по иерархии, дает возможность за ежедневной рутиной видеть перспективы, мотивирует заниматься не только бизнесом, но и личностным развитием.
Понравилась статья? Делитесь с друзьями, ставьте лайк и подписывайтесь на наш канал «Князья и Капуста» , чтобы не пропустить новые статьи!
