В настоящее время, как это ни странно, не смотря на автоматизацию и большое количество программ по учету, работа в Excel с данными не сокращается, а наоборот растет. Причем растет не за счет экономической (аналитической) части, а за счет трудоемкой работы по обеспечению сопоставимости и корректности данных.
Стандартные отчеты специализированных программ не удобны для работы экономиста. Программист может донастроить программу, но часто экономисты не могут поставить ему задачу, т.к. специалисты просто не понимают друг друга. Поставить задачу поможет Excel. В Excel экономист может смоделировать формат отчетов, который должен быть получен в итоге, показать откуда он получает данные для отчета из программы. Программисту будет легче понять, что от него хотят и может ли он решить данную задачу.
Решение каких задач можно упростить:
1. Автоматизировать различные выборки данных из бухгалтерских программ.
Большая часть предприятий в настоящее время для ведения бухгалтерского учета использует 1С, но стандартные отчеты 1С - ведомости и анализы счета не удобны для работы экономиста. Если необходима выборка за длительный период времени (месяц, год), то работа по формированию этой выборки может занять не один день целого отдела.
Чем может помочь программист? Как правило, в бухгалтерскую программу вводится много данных о контрагентах, договорах, там есть вся первичка, а документы содержат все необходимую информацию по счетам. Проблема в извлечении этой информации из программы. Как я писала в предыдущей статье, в Excel очень удобно работать с реестром - или простой таблице без группировок. Таким образом, программисту нужно поставить задачу по настройке отчета, содержащего нужную информацией в виде таблицы.
Например, такой отчет позволяет видеть, какие договоры проходили по данной статье, сроки действия договоров и списанные суммы.
Если формировать данные реестр за разные годы, то можно проследить динамику расходов в разрезе каждого договора.
2. Несопоставимость статей бухгалтерского и управленческого учета. Так как бухгалтерский и управленческий преследуют разные цели и регулируются разными структурами, статьи в них часто не совпадают. Кроме того, управленческий учет более динамичен в плане изменения справочника статей под разные аналитические задачи, что создает сложности в плане учета и анализа.
Для обеспечения сопоставимости программисту можно поставить задачу по сопоставлению двух справочников статей. Если программист сможет обеспечить эту сопоставимость за счет свойств или привязке к статье бухгалтерского учета статьи управленческого учета, то он также сможет настроить, например, такой реестр.
Имея такой реестр будет легче анализировать изменении статьи управленческого учета по годам, если состав входящих в статью расходов менялся.
3. План-фактный анализ. Из личного опыта, даже специализированные программы по бюджетированию и управленческому учету не позволяют проводить план-фактный анализ в автоматическом режиме. Есть формы отдельно по плану, отдельно по факту, отдельно по ЦФО, отдельно общие формы. Поэтому сопоставлять и анализировать приходится в Excel.
Так как формы бюджетов - это, как правило, таблица со сложным форматированием, группировками, промежуточными итогами, то даже при возможности вывода формы в Excel, работать с ней сложно.
В данном случае, программисту можно поставить задачу по преобразованию данной формы в простую таблицу (реестр), без группировок и форматов. Это позволит вам сопоставлять и анализировать данные при помощи формул Excel, про которые я рассказывала в своих предыдущих статьях.
Какие экономические задачи в Excel интересны Вам? Напишите в комментарии! Подскажите мне тему! Возможно Вы найдете решение.
