«...Мечусь, оря. От страшной картины свихнулся разум. И слышу спокойнейший голосок секретаря: «Оне на двух заседаниях сразу. В день заседаний на двадцать надо поспеть нам!..»
Этим строкам сто лет. Но нелюбовь Маяковского к необязательным совещаниям и сегодня разделяет любой нормальный управленец.
Я очень стараюсь сделать всё для того, чтобы в компании, которой руковожу, каждая планерка была:
- предельно информативной;
- короткой;
- энергетически подпитывающей.
Словом, во всех смыслах максимально полезной для участников и бизнеса. Бессодержательные или скучные совещания не только крадут время, они еще и портят общую атмосферу компании. Люди, вместо нужной информации, заряда бодрости и веры в проект, получают прививку равнодушия.
Как поставить совещания на службу пользе дела?
- Всегда имейте чётко заданную цель и повестку встречи. Крайне желательно, чтобы каждый участник (а не только организатор) подготовился заранее. Я перед каждой встречей беру до получаса времени (в зависимости от важности), чтобы осмыслить и сформулировать свою позицию по вопросу, который будет обсуждаться. Обычно я фиксирую это в виде коротких тезисов письменно. Это радикально улучшает качество моего участия.
- Только ключевые люди. Помните из детства — «меньше народу, больше кислороду» 🙂 Брать на встречу нужно только тех, кого она непосредственно касается. Приглашать тех, кто «может быть понадобится», нельзя. В 99% случаев они не принесут пользы. Но весьма вероятно, что будут оттягивать часть внимания на себя, стараясь «быть полезными».
- Назначьте модератора. На планерках проектов «Нетологии-групп» почти всегда есть человек, который направляет дискуссию и следит за тем, чтобы: группа прошла все планируемые вопросы; участники не уходили от темы в лишние детали; были сделаны резюме встречи и выводы, которые дают понимание следующих шагов.
- Всегда ставьте временные рамки. Разговор без чётко заданного хронометража часто скатывается в болтовню. Дедлайн бодрит, ускоряет и фокусирует всех участников беседы на главном.
А какие лайфхаки по организации встреч, звонков и совещаний есть у вас?