Электронная почта прочно заняла свое место в корпоративном мире, и, несмотря на бурное развитие мессенджеров, по-прежнему остается каналом номер один в деловой переписке. И хотя мы пользуемся ей уже больше 20 лет, все равно постоянно приходится объяснять многим сотрудникам важные правила, нарушая которые они выводят коллег и клиентов из себя и тормозят бизнес-процессы.
Впрочем, в личной переписке некоторые из этих правил тоже важны.
Правило первое: тема письма.
Тема должна соответствовать содержанию и присутствовать в каждом письме. В том числе в каждом письме ветки, посвященной этой теме.
Я хочу сразу понимать, о чем речь в письме, которое получаю, а не выискивать смыслы, продираясь через мутные формулировки, длинные вступления и приветствия.
Если я не понимаю о чем письмо, а отправитель мне неизвестен, высока вероятность, что я отправлю такое письмо в корзину.
И еще я хочу легко находить нужные мне письма, вбивая в почтовый поисковик тему письма.
Правило второе: файлы правильно подписаны.
Если вы отправляете мне прикрепленный файл и в нём договор на поставку метизов для ООО «Машстрой», то пусть файл так и будет подписан «Договор на поставку метизов Машстрой». Я сразу буду понимать, что в документе. При сохранении файла мне не надо будет предпринимать никаких дополнительных усилий. И я также легко потом найду документ в поиске.
Правило третье: сократите вводную часть письма.
Всем некогда. И не надо думать, что сразу переходя к делу, вы проявляете невежливость по отношению к адресату. Ровно наоборот!
Я очень благодарен авторам писем, которые сразу берут быка за рога, а не тратят мое время на долгие подводки и расшаркивания.
Пишите сразу суть, потом аргументируйте и в конце дайте четкий вывод: что от меня конкретно нужно.
И я буду открывать ваши письма первыми.
Правило четвертое: максимум в теле письма.
Открывать прикрепленные файлы многие не любят. Во-первых, это дополнительное время. Во-вторых, там могут быть вирусы.
Поэтому если вы отправляете пресс-релиз, какую-то важную информацию, с большим количеством пунктов или что-то еще, я все равно предпочту пусть длинное письмо, но в теле, чем копаться в прикрепленных файлах. Можете прикрепить файлы, но важные данные надо вставить в тело письмо и упомянуть, что более подробная информация в прикрепленном файле.
Правило пятое: не отправляйте просто файлы.
Если вы пересылаете какой-то документ, обязательно в теле письма напишите, что это за документ и зачем вы его отправляете. Ну и не забудьте поприветствовать адресата и подписаться.
Даже если мы с вами по телефону договорились, что вы мне должны отправить коммерческое предложение, не надо отправлять только файл. Я мог 20 раз забыть и вас, и нашу договоренность. И я не хочу разгадывать загадки, открывая свой почтовый ящик. И я не открываю файлы, про которые мне не всё понятно.
Правил деловой переписки намного больше, но если вы будете строго соблюдать хотя бы эти пять, то открываемость ваших писем сильно повысится, как и ваш авторитет среди коллег и клиентов.
А если вам нравятся мои статьи, подпишитесь на мой канал, чтобы не пропустить новые публикации на эту и другие интересные темы.
