Создание архива любой организации начинается с обследования уже имеющегося массива документов. Зачастую он представляет собой некую полуабстрактную свалку, напоминающую склад макулатуры в пункте приема вторсырья. Это и понятно - в процессе работы образуется неимоверное количество различных документов, рабочее пространство заполняется, и когда уже, в буквальном смысле этих слов, сотрудникам негде пройти, возникает вопрос - что со всем этим добром делать? Просто выбросить нельзя - периодически возникает необходимость обратиться к некоторым старым документам в подлиннике (даже если есть его копия в электронном виде), да и нарушать сроки хранения по закону нельзя - можно попасть на штраф в случае какой-нибудь проверки. Поэтому руководство решает - нужно создать архив. Что подразумевается под этим словом чаще всего? В понимании обычного человека, архив - это некое хранилище, где при необходимости можно достаточно быстро найти любой документ. Это действительно так, но как создать и наладить успешную работу архива, знает и понимает далеко не каждый руководитель. В этой статье я постараюсь рассказать об основных этапах организации работоспособного архива на предприятии.
1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВА ДОКУМЕНТОВ
Для начала постарайтесь выяснить, что уже хранится в архиве. Желательно найти тех сотрудников, которые непосредственно отправляли документы на склад (ещё рановато называть стихийное документохранилище архивом, поэтому пока будем говорить так). Если таковые сотрудники нашлись, нужно узнать, какие документы ещё будут использоваться, какие - нет, что (по их мнению) можно уничтожить, а что необходимо хранить вечно. На основе полученных показаний разбейте общий массив накопленной макулатуры по подразделениям-авторам, это облегчит работу в будущем. Если же, к нашему несчастью, никто из ныне работающих не в курсе того, что скрывается в пыльных залежах, то задача несколько усложняется - придется потратить гораздо больше времени на первоначальную сортировку.
2. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
После того, как мы определились, какие подразделения являются источниками комплектования, начинаем систематизацию документов. Для начала составляем оперативную опись, то есть дела фиксируем по их фактическому названию (что написано на папке/коробке) с примерным указанием состава документов в скобках, если название не даёт ясности (например, "Иванов 2011 (мат. отчеты, накладные и пр.)"). Параллельно проводим предварительную экспертизу ценности документов, так сказать, "на глазок", чтобы уже на первом этапе систематизации примерно представлять, какой объём временных, долгосрочных и постоянных (по срокам хранения) нам предстоит обрабатывать в дальнейшем.
Если есть такая возможность, лучше сразу выделить к уничтожению всё, что возможно (сроки хранения определяются "Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" и пожеланиями ответственных сотрудников). Не забывайте, что Перечень устанавливает минимальные сроки хранения, а не обязывает вас уничтожать документы по истечении этого срока. Если вы уничтожили документы с соблюдением всех необходимых формальностей (провели экспертизу ценности, составили акт о выделении к уничтожению, утвердили его на заседании Экспертной комиссии), то ни одна вышестоящая или сторонняя проверка не сможет иметь никаких претензий (подробнее об ЭЦ, ЭК и собственно уничтожении см. гл. 2 "Основных правил работы архивов организаций", М., 2004).
3. РАЗМЕЩЕНИЕ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ В хРАНИЛИЩЕ
Предполагается, что доставшееся вам от неведомых предшественников архивохранилище хоть как-то оборудовано - присутствуют стеллажи, шкафы, хотя бы какие-нибудь захудалые полки, а не является пустым сырым подвалом, в котором беспорядочно свалены в разваливающихся коробках многострадальные документы. Хотя такое тоже нередко встречается. Но, допустим, что все более-менее в порядке. Опыт показывает, что реже всего в повседневной работе организации требуются документы постоянного и долгосрочного хранения, поэтому их целесообразно размещать в самых дальних и неудобных местах хранилища. В радиусе "шаговой доступности" расположите бухгалтерию, переписку, а также документы по основному виду деятельности организации - контракты, договоры, сертификаты. Их запрашивают чаще всего.
"Основные правила" говорят нам, в каком виде документы должны передаваться в архив (п.3.6). На практике чаще всего получается так: в структурном подразделении (например, в бухгалтерии) рабочие кабинеты постепенно наполняются коробками, связками, папками и прочими "единицами хранения" до того момента, пока кто-нибудь из работников не споткнётся, получив при этом производственную травму лёгкой или средней степени тяжести. После такого вопиющего нарушения производственного процесса начальник подразделения вспоминает: "Ёлы-палы, у нас же есть архив! Всё должно храниться там! Зря они (он, она), что ли, зарплату получают?". Следующим шагом становится быстрое перетаскивание всей образовавшейся кучи "бумажных носителей информации" на подведомственную вам территорию (разумеется, без составления каких-либо описей) и, как результат, головная боль архивариуса, которому предстоит двойная работа: не только экспертиза ценности и размещение, но и систематизация с описанием. Такое допускать не следует. Если архив выделен в отдельное подразделение (отдел, службу), то целесообразно составить регламентирующий документ, определяющий не только работу самого архива, но и, обязательно, порядок приёма-передачи документов (оформление, описание, сроки и т.д.). Без такого регламента будет просто невозможно планировать вашу работу. Если архив является частью какого-либо подразделения (обычно службы или отдела документационного обеспечения управления), то нужно составить и довести до сведения ответственных за передачу документов лиц сокращенный вариант, в котором будут отображаться порядок оформления, описания документов, а также сроки (периоды) сдачи дел. Исходя из собственного опыта, самые "плодовитые" подразделения в любой организации - финансовые и клиентские (бухгалтерия, отдел продаж и т.п.). Если, например, обозначить сроки сдачи-приема документов 1 раз в полгода, то многих проблем для обеих сторон удаётся избежать. Для иных, не столь подверженных бумагозарастанию отделов, достаточно сдавать текущие документы 1 раз в год.
Мы продолжим тему создания архива на предприятии в следующей публикации. Подписывайтесь на нас, кликайте на значок "Во!" (тот. где палец вверх) - будем признательны:). И не забудьте посетить наш сайт, в хозяйстве пригодится.
архивирование, архивация, бухгалтерия, уничтожение документов
