Привет, продолжаем марафон управления временем, если вдруг ты еще не прочитал предыдущие шаги, то прошу тебя с ними ознакомиться здесь:
Часть 1 "Вор времени";
Часть 2 "Приоритеты";
Часть 3 - открыта в данный момент;
Часть 4 "Многозадачность"
Многие из вас слышали, что для выполнения объемной или сложной задачи – ее нужно поделить на части. Эти рекомендации можно увидеть в разных источниках. При этом в этой статье мы поговорим о том, как именно это сделать.
Рецепт приготовления выполнения объемной задачи очень простой. Для этого есть замечательный инструмент, который называется – диаграмма Ганта.
Инструмент говорит нам о том, что для выполнения объемной задачи нужно всего лишь:
1. Расписать задачи по этапам;
2. Определить для нее сроки.
Инструмент хороший, при этом требует небольшой доработки, ведь вы работаете в компании не один, у вас есть коллеги, сотрудники, руководитель. Прошу обратить внимание на то, что надо прописать задачу, а задача это действие, то есть процесс, а не конечный результат.
Разберем это на двух примерах одной объемной задачи, которая может встретиться в личной жизни каждого человека. Вы увидите две таблицы. Первая расписанная по задачам диаграмма Ганта, вторая имеет дополнительные элементы которые просто необходимы для достижения целей.
Вот сама задача:
Нужно сделать ремонт на кухне до 25.09.2019 (дата условная, просто пример).
Расписываем задачу по диаграмме Ганта:
В принципе ничего сложного, сейчас приведу пример немного улучшенной диаграммы, которая содержит в себе не задачи, а образ конечного результата, ответственного и статус.
Прошу с ней ознакомиться, сравнить две таблицы и подумать, какая на ваш взгляд будет эффективнее.
Я рекомендую вам не разбивать объемную цель на мелкие задачи, а прописать образ конечного результата по каждому этапу задачи, при этом саму задачу прописывать необязательно, и важно указать ответственного.
Кстати для вас я приготовил уже готовый шаблон диаграммы, который вы можете бесплатно скачать тут:
Ссылка на шаблон диаграммы:
В формате EXCEL;
В формате PDF.
Вот и все, берите в работу и вы увидите, что небольшая доработка таблицы, поможет достичь амбициозных целей как в бизнесе, так и в личных целях.
Вы можете потренироваться в комментариях и прописать объемную цель и этапы в виде конечного результата выполненных задач в следующем формате:
Приготовить пирог=я просмотрел 15 рецептов пирога, выбрал 1 – называется…, ингредиенты куплены, начал приготовление во столько. Пирог на столе во столько. Я попробовал первый кусок, по 5 бальной шкале вкус пирога на 4. Обязательно посмотрю и дам вам обратную связь. ))
До встречи в следующей статье, в которой разберем как жить в режиме многозадачности и что делать если после качественного созданного планирования задачи продолжают сыпаться и сыпаться….
Все части марафона управления временем:
Часть 1. Воры времени.
Часть 2. Приоритеты.
Часть 3. Объемные задачи.
Часть 4. Многозадачность.