Что нужно сделать сейчас, сегодня, завтра – это выбор.
Выбор приоритетных и менее приоритетных задач. От вашего решения зависит то, будите вы идти к намеченной цели быстро или же потратите больше времени.
В этой статье, мы поговорим о распределении задач по приоритетам.
Понимание приоритетности задач позволит вам использовать свои 24 часа максимально эффективно.
Предлагаю сейчас поразмыслить и составить примерное распределение времени у средне статистического сотрудника компании который работает в графике 5/2. Соответственно у него восьми часовой рабочий день.
Вот что у меня получилось:
- Подъем 7:00
- Завтрак 7:30
- Едем на работу 8:00
- Подготовка к работе 8:45
- Начало работы 9:00
- Завершение работы 18:00
- Дорога домой 18:15
- Ужин 19:30
- Отдых (тв, газеты, новости, компьютер) 22:30
- Сон 23:00
Как правило, 80% хронофагов (воров времени), активны в рабочее и личное время.
Ссылка на статью о хронофагах.
Вывод следующий:
Отсутствие контроля и приоритетности задач позволяет вашим хронофагом распоряжаться вашим временем. Благодаря этому – приходится задерживаться на работе и уделять меньше времени себе – любимому и своей семье.
Поэтому важно распределять задачи по приоритетам, это будет второй инструмент для контроля вашего времени и отсутствия простора для краж у хронофагов.
Инструмент в менеджменте, который я рекомендую для этого – это матрица Эйзенхауэра.
Данный инструмент позволяет распределить время по приоритетам и сейчас я научу тебя им пользоваться.
Часто, я задаю участникам моих тренингов по тайм-менеджменту следующий вопрос: «какие задачи можно не делать в личной жизни и абсолютно ничего, никогда не случиться? На что получаю минутное молчание, так как многие считают, что такого не бывает. Но тут участник тренинга говорит – просмотр ТВ. И действительно, если вы не являетесь журналистом, аналитиком или просмотр ТВ не приносит вам доход – то это не важная и не срочная задача которую можно никогда не делать и вообще ничего не произойдет. Следующий пример, это полистать ленту в инстаграмм. Кстати, я сам себя часто на этом ловил, задавая вопрос – что я делаю, листаю ленту – для чего –просто интересно, как это приблизит меня к моим целям – никак. И закрываю инстаграмм.
Получается, несколько минут моего времени похитил хронофаг "специализирующийся" на инстаграмме. Сюда же можно отнести – бесцельный поход по магазинам, просмотр сериала по ТВ, а вместе с ним и рекламы. Разговор по телефону – просто узнать, как дела. Чтение разный умностей в ВК. Умностями, я называю их потому, что они дают рекомендации, а не конкретные действия. Например в одной из статей в ВК я прочитал что сотрудникам нужно ставить понятные и четкие задачи и совершенно не написано, как это делать. Но об этом поговорим в других статьях.)) Это что касается личной жизни. Конечно вы вправе сами решать, как этим распоряжаться. Какие бывают не срочные и не важные задачи на работе? Ты не поверишь – почти все хором отвечают – такого не бывает.
Через несколько минут, один участник тренинга скажет – пойти на перекур, второй – поговорить со знакомым, третий – выпить ещё одну чашку кофе. Получается, что в бизнесе такие задачи тоже есть.
А теперь рассмотрим следующий квадрант – срочно и не важно.
«Все срочно и все важно» - говорят сотрудники, а вот и нет. Представим, что вы директор магазина, проходите по торговому залу в момент работы магазина, в котором уже находятся покупатели и видите, что один ценник на товаре отсутствует – какая для вас это будет задача? 90% участников тренинга говорят – важная и срочная – и тут можно сразу понять. Да, ценник должен быть, и как можно быстрее, при этом для директора это вопрос срочный, но не важный, так как его наняли на позицию директора – не для того, что бы он делал ценники, а для того, что бы организовал бизнес процесс направленный на достижение результата.
В жизни тоже бывают такие задачи. Например жена пишет мужу идущему с работы СМС – купи хлеб. Эта задача для него будет срочная, но не важная. Ведь ее можно делегировать, например в службу доставки, либо сыну. Думаю, что здесь у вас есть почва для размышлений. ))
Перейдем к следующему квадранту – важно и не срочно. Сюда можно отнести оплату кредита, покупки дома, поездка на отдых или отправка отчета боссу, создание презентации или составление отчета в EXCEL. Получается, что это задачи сроки которого еще не заверены.
Кстати ели вы хотите подтянуть свои знания работы в программе EXCEL, то есть классный курс который в свое время проходил я, его можно пройти по ссылке:
Онлайн - курс: "Навыки работы в EXCEL"
Естественно, отсутствие знаний работы в EXCEL тоже является хронофагом, так как приходится много времени тратить на формирование отчета и работу с формулами.
А что будет если мы не выполним задачи в срок? Не оплатим вовремя кредит, не отправим вовремя отчет? О-да, эта задача станет важной и срочной. И тут уж берегитесь, потому что таких задач может упасть очень много и тогда скажем привет стрессу, апатии, депрессии и как следствие – увольнению, потому что «все надоело». Кстати именно это и есть – работать в режиме многозадачности и котором мы поговорим в четвертой части.
Как то раз, я общался с одним из директоров магазина и он жаловался на то, что ничего не успевает. Я посоветовал ему замечательный инструмент – «распределение задач по приоритетам». Через два месяца нашей с ним встречи он сказал, что у него стало больше свободного времени. То есть инструмент работает, я в этом и не сомневался, так как сам его часто использую. И сейчас поделюсь им с вами.
Для этого, до или во время выполнения каждой задачи, подчеркиваю – каждой. Задайте себе вопрос: «Какому квадранту она принадлежит?».
Сначала будет немного сложно, так как мы все привыкли к тому, что все важно, все срочно и все надо делать сейчас. Однако, поразмыслив над принадлежностью задачи к тому или иному квадранту – позволит вам сделать акцент на ценных задачах, которые будут приближать вас к намеченной цели.
Получить больше инструментов управления временем вы можете пройдя курс по тайм-менеджменту или прочитав книгу:
Ссылка на книгу "Стань эффективнее"
Резюмируем, в момент выполнения задачи или перед ее началом задайте себе вопрос: «какому из четырех квадрантов она принадлежит» и обязательно ориентируйтесь только на два квадранта:
1. Важно и не срочно, это позволит вам делегировать часть задач, кстати делегировать корректно тоже надо уметь, так как большинство руководителей просто «скидывают» задачи на сотрудников.
2. Важно, не срочно, это позволит вам выполнять задачи в комфортных условиях.
Даже если у вас вдруг появиться важно и срочная задача – то на нее у вас уже найдется достаточно времени, так как большинство задач вы делегировали. По остальным задачам у вас еще есть время.
Сейчас, прошу вас ответить на вопрос в комментариях, для того, что бы использовать время уделенное работе и личной жизни эффективно.
Напишите пожалуйста не важные и не срочные задачи, которые вы встречали в личной жизни и на работе.
Спасибо за ваши комментарии.
Все части марафона управления временем:
Часть 1. Воры времени.
Часть 2. Приоритеты.
Часть 3. Объемные задачи.
Часть 4. Многозадачность.