Когда количество работников в компании становится большим, неизбежно возникает вопрос учета данных и автоматизации кадровых процессов. То есть кадрового учета, формирования штатного расписания, расчета заработной платы и прочего. Иначе ручной бесконечный рутинный труд потребует увеличения количества кадровиков и бухгалтеров. А это будет стоить и времени и денег. В то же время, когда в компании работает больше тысячи человек и, особенно, когда есть широкая сеть филиалов или дочерних организаций, тогда для топ-менеджмента становится критически необходимым централизованный сбор и анализ данных. Чтобы понимать, что происходит в компании целиком, а не по частям.
Поэтому без специального софта здесь не обойтись. В частности, без SAP HCM, который нынче является фактически международным отраслевым стандартом для крупных корпораций. Звучит красиво, но сначала давайте разберемся, действительно ли он так нужен. И если да – то кому.
Итак, SAP HCM, в котором HCM – это «Human Capital Management», то есть «управление человеческим капиталом». Обратите внимание, капиталом. Потому что HR – это фактически инвестиционный департамент компании. Но об этом в следующий раз. А пока вернемся к двум основным вопросам: «кому?» и «зачем?».
В первую очередь, этот софт нужен топ-менеджменту компании. Потому что гораздо удобнее и быстрее получать данные и аналитику по сотрудникам из большой единой системы, видя цельную картину по всем филиалам и дочкам, нежели собирать ее по частям из разных систем и потом сводить воедино. Как следствие, имея сводную картину перед глазами, топы смогут принимать более точные стратегические управленческие решения. Что в кризисные времена в экономике, сами понимаете, крайне важно. Цена ошибок становится выше, чем можно себе позволить. Особенно в таких чувствительных вопросах как массовый найм, перевод или сокращение персонала. А также в таких вопросах как обучение, повышение квалификации сотрудников и подготовка кадрового резерва.
Вторыми в очереди идут среднее управленческое звено головной компании или руководители филиалов и дочерних структур. SAP HCM им нужен для подготовки сводной информации по своим направлениям и обоснования запросов перед топ-менеджментом. Особенно если всё это выливается в существенные траты бюджета. А также нужен для принятия оперативных управленческих решений на своем уровне, основываясь не на интуиции и собственных предпочтениях, а на основе реальных данных. Что тоже запросто может повлиять как на доходы компании, так и на личные бонусы. В умелых руках – в лучшую сторону.
А что же линейные HR-ы и бухгалтеры? Продукты 1С для них понятнее и привычнее, чем SAP HCM – это очевидно. Просто потому, что те установлены в большинстве компаний в России – естественно, все умеют работать с ними, и редко когда с чем-то еще. В случае с HCM всё происходит как с любой новинкой или чем-то незнакомым: сначала отторжение, потом переобучение и понимание «логики» новой системы, требующее времени и усилий на «переключение» на новое. Но спустя некоторое время у юзеры вырабатывается привычка и навыки – и SAP HCM перестает их раздражать. К этому моменту пользователи начинают оценивать сидеть систему объективно: что реализовано удобно, а что не очень. И также они успевают оценить один приятный, но изначально не самый очевидный для них момент. Опыт работы с SAP HCM в текущих условиях повышает стоимость и востребованность бухгалтера / HR-а на рынке труда. Поэтому первичное сопротивление людей при внедрении сменяется на понимание личной выгоды и готовностью адаптироваться к новому. Меркантильно, но как есть.
Теперь пора разобраться, что, собственно, умеет и какие проблемы решает SAP HCM. Конечно, он известен тем, что на хорошем уровне позволяет автоматизировать базовые HR-процессы. То есть кадровый учет, ведение организационной структуры и штатного расписания, управление рабочим временем сотрудников (график рабочего времени, фактически отработанное время, табель учета рабочего времени), и, конечно, расчет заработной платы. Но, помимо очевидных вещей, он крайне полезен как HR-ам и топ-менеджменту и в других аспектах. Давайте разбираться в чем конкретно.
1. ПРИВЕДЕНИЕ КАДРОВЫХ ПРОЦЕССОВ К ЕДИНООБРАЗИЮ.
Зачем вообще нужно единообразие и почему оно выгодно компании? Потому что это снижает управленческий хаос и внутренний бардак (в нашем случае - в HR). Что, как следствие, часто положительно сказывается на показателях компании, включая финансовые. В конце концов, одинаково выстроенными процессами в разы проще управлять, и можно оптимизировать затраты времени и человеческих ресурсов. Например, могут выявиться какие-то дублирующие или лишние шаги процессов (или сами процессы), на которые тратится время и усилия отдела кадров. Хотя, вполне возможно, без них можно было обойтись.
Это особенно наглядно «всплывает» при реструктуризации группы компаний или при слияниях и поглощениях. Например, компания приобретает ряд независимых заводов, которые работают на одном рынке, производят примерно одно и то же в схожих объемах. Но управленческая структура, процессы, отчетность и привычки сложились на каждом из них разные. При этом они отличаются от новоявленной материнской компании. Очевидно, что без приведения к единообразию, ликвидации дублирующих процессов и расхождений эффективно работу выстроить не получится. Более того, даже анализ происходящего на поглощенных предприятиях не получится сделать, если не прийти к единому набору показателей (которые надо измерять и считать) и к единым методикам оценок. При грамотном подходе можно существенно оптимизировать загрузку и численность сотрудников HR-службы. А повышение интенсивности труда и сокращение ФОТ всегда приветствуется топ-менеджментом - это очевидно.
Все это потенциально можно сделать и без SAP HCM. Собрались, нарисовали схемы, нашли лишнее, договорились как избавиться от лишнего. Однако на практике без «живительного пинка со стороны» это не всегда происходит. Собственно, HCM вполне может оказаться именно тем фактором, который заставит компанию шевелиться и принудительно заняться оптимизацией происходящего внутри. Как минимум при внедрении придется формализовать HR-процессы - особенно там, где этого никогда не было, и все действовали по собственному усмотрению без единых правил и стандартов. А это уже позволит добиться одинаково приличного качества исполнения процессов в рамках всей структуры. То есть минимизировать расхождения и сопутствующий бардак в рамках рутинной деятельности. Что экономия времени и денег как она есть.
Конечно, задачу единообразия можно решить и с помощью регламентов, зафиксированных на бумаге. Но для того, чтоб они заработали, придется постоянно всем объяснять, как и зачем они работают, добиваться полного понимания на местах (чтобы без самодеятельности), и постоянно контролировать качество их соблюдения. С SAP HCM это в разы проще, так как процессы и регламенты будут зафиксированы в рамках единой информационной системы, и она не даст от них отклониться. Как следствие, снизив человеческий фактор и желание действовать по многострадальным принципам «а мы так привыкли» и «думали, что так лучше». При этом сами процессы можно вполне гибко настроить - а не просто пользоваться «решением из коробки», которое может компании не подойти.
Из нашей практики самый грамотный подход со стороны клиентов – это сначала выстроить единую методологию HR-процессов для всех филиалов и дочерних структур, спустить её сверху и добиться чёткого понимания на местах. А потом уже заниматься внедрением SAP HCM. Тогда внедрение происходит заметно быстрее, с меньшим числом проблем, и эффект от внутренней оптимизации и унификации становится значительно заметнее.
2. ОБУЧЕНИЕ И ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ СОТРУДНИКОВ, ПОДГОТОВКА КАДРОВОГО РЕЗЕРВА.
Представим, что у вас в компании есть вредные производства или опасные производственные факторы. Т.е. среди ваших сотрудников есть электрики, инженеры, операторы бурового и нефте- газового и химического оборудования, люди, занимающиеся перевозкой и хранением легко-воспламеняющихся или токсичных веществ и т.д. Все они должны регулярно проходить повторный инструктаж, переэкзаменовку или переаттестацию для получения допусков. Все это ради того, чтобы обеспечить общий необходимый уровень качества выполняемых работ - в противном случае, это чревато тяжелыми авариями на производстве. Что влечет за собой серьезные убытки, а то и визит правоохранительных органов. Особенно, в случае увечий или смертей среди рабочих. Итого: обучение специалистов критически важно как в плане отсутствия проблем, так и в плане экономики.
Теперь, что касается повышения квалификации сотрудников, особенного массового. Оно нужно компании не само по себе и не просто для некоего абстрактного развития людей. А для того, чтобы они либо делали то же самое, но качественнее и быстрее (что положительно сказывается на финансовых показателях компании), либо получили допуск к более сложному оборудованию и более сложным и денежным заказам (что также положительно сказывается на финансах). Естественно, уровень полученных знаний и умений должен быть таким, чтобы как минимум не было инцидентов и убытков.
Теперь представим, что у вас нет проблем с квалификацией и обучением линейного персонала, или ваш род деятельности вообще не подразумевает этого. Например, у вас сугубо офисная работа. Однако рано или поздно встанет вопрос формирования кадрового резерва для важных управленческих позиций. Чтобы всегда было кем заменить тех, кто либо покидает компанию, либо переходит на другую должность, либо перестал удовлетворять качеством своей работы – но вы не хотели бы брать людей со стороны. Потому что те могут быть «не в теме» или нести за собой совсем другую корпоративную культуру и привычки. К тому же, совсем новому человеку потребуется значительное время на адаптацию и на детальное понимание происходящего в компании. А это может привести к снижению эффективности бизнеса или временному безвластию и бардаку. Если для вас это критично, то необходимо готовить будущих управленцев среди тех сотрудников, которые есть в наличии сейчас. А значит надо формализовать критерии отбора в кадровый резерв на разные позиции, включая необходимые опыт, навыки, компетенции. И если их не хватает – организовать процесс обучения и оценки.
Да, всё это можно организовать и вручную. Но как правило, такая задача становится неподъемной из-за большого количества рутины и необходимости постоянного контроля большого числа людей. Что либо приводит к увеличению штата, либо превращается в имитацию деятельности. Т.е. в обоих случаях это будет стоить вам денег. В текущих условиях «лишних» средств и дополнительных бюджетов ни у кого нет. И отношение к ошибкам стало гораздо критичнее.
А если использовать SAP HCM? Тогда по сути можно переложить на машину бОльшую часть работы по формированию кадрового резерва, так и обязательным регулярным инструктажам и курсам повышения квалификации. А также контроль за всем этим. Тем самым минимизировав рутинные операции, ручной труд и влияние человеческого фактора HR-специалистов.
Например, если необходимо организовать регулярное обучение, то в SAP HCM можно оперировать большими массивами данных (в рамках одной системы) и отслеживать, когда и кому нужно пройти курсы или переаттестацию, кто их уже прошел. И заодно автоматически уведомлять об этом все заинтересованные стороны. Что чертовски удобно, когда компания большая или у нее большая сеть филиалов и «дочек».
В случае с кадровым резервом HCM сопоставляет требуемые компетенции к должности, на которую мог бы претендовать сотрудник с необходимыми квалификацией и навыками. После чего формирует список наиболее подходящих «резервистов» с присвоением рейтинга «кого рассмотреть первым, а кого потом». А также список требуемых или рекомендуемых программ обучения для каждого из предложенных кандидатов. Все эти программы заносятся в HCM (включая стоимость, длительность, преподаватели, расписание, список обучающихся, получаемые навыки), что позволяет заметно упростить организацию процесса обучения, сдачи экзаменов и переаттестации. Т.е. HR-ы и сотрудники сэкономят массу времени и нервов, которые смогут на что-то более созидательное для компании.
3. АВТОМАТИЧЕСКОЕ ОТСЛЕЖИВАНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ KPI
Представим снова, что у вас большая компания с широкой сетью филиалов и «дочек». Самых разных видов. В каждой из этих организаций есть достаточное число сотрудников, вознаграждение которых зависит от выполнения целевых показателей. Более того, у каждой из компаний есть отдельные KPI, которые напрямую зависят от KPI сотрудников - от которых зависит размер бонусов топ-менеджмента (включая головную компанию).
Например, вы установили, что уровень аварийности на производствах напрямую зависит от среднего балла при аттестации специалистов и грейдов, которые у них есть. Чем больше высоких грейдов и выше средний балл, тем реже аварии и тем они проще для ликвидации. Что значит меньше убытков и простоев оборудования. Соответственно, чем более обученные сотрудники и меньше проблем, тем больше бонус руководителей производств и региональных менеджеров.
Теперь представьте, что вам как HR-у или менеджеру нужно самостоятельно отслеживать все это. Где у кого какой средний балл и какие грейды. Считать бонусы, изменения в оплате труда и льготах. И даже изменения в условиях труда - например, перевод на современное оборудование или наоборот. Причем без ошибок. Потому что ошибки в деньгах люди вам не простят. Вы либо получите трудовые конфликты, либо демотивированный персонал и его низкую эффективность, а то и увольнения и текучесть кадров. Выглядит не очень.
В то же время всю эту утомительную процедуру можно повесить на SAP HCM – только заноси данные. А система автоматически выведет кто выглядит плохо, кто хорошо, и как это повлияет на выплаты и привилегии (включая детализацию). Соответственно, у вас нет головной боли при оценке сотрудников, а у них нет вопросов к вам. Потому что персонал тоже видит свои оценки и понимает, где он находится и почему он имеет то, что имеет. Точность и прозрачность – это, как видите, выгодно.
4. ВСЕ ДАННЫЕ В ОДНОЙ СИСТЕМЕ, А НЕ В КУЧЕ РАЗНЫХ И НЕ СВЯЗАННЫХ МЕЖДУ СОБОЙ
Когда внутри бизнеса существуют сразу несколько разных систем управления персоналом - это легко может стать проблемой. Почему? Потому что вы будете иметь дело с разными данными в разном формате, с разной глубиной и в разных форматах представления. Значит, вам будет тяжело (или сверхтяжело) свести данные в единую понятную форму, чтобы ими было удобно пользоваться. После чего вам будет сложно (а то и невозможно) принимать правильные управленческие решения на базе разрозненной и несвязной информации. Как следствие, можно допустить серьезные ошибки в управлении бизнесом. Которые дорого вам обойдутся. Либо очень дорого.
Поэтому гораздо удобнее, когда данные вводятся, хранятся и обрабатываются в одной системе. Например, все в той же SAP HCM. Что заметно упрощает работу со статистикой и отчетностью и снижает риск ошибок при принятии управленческих решений. Например, о массовом найме, переводе или сокращении персонала. Чтобы не попасть в ситуацию, когда набрали лишних или не тех. Либо недооценили потребность в людях. Что значит сокращения или повторный найм – и это тоже будет стоить времени и денег. Вполне возможно, что значительных. Если вообще эти средства у вас будут в наличии.
Более того, в рамках одной системы гораздо проще отследить ошибки в управлении персоналом, потому что сводная картина и ее детализация находятся в одном месте и в наглядной форме. И чем больше бизнес, чем больше людей, чем больше филиалов и дочерних структур (особенно в разных странах), тем важнее иметь полную картину сразу. А не собирать ее по частям из разных источников и тратить массу времени и усилий на ее сбор и обработку.
Именно это и является главной причиной внедрения SAP HCM в компании, хотя перечисленные выше причины тоже важны. Включая распространенную практику внедрения SAP в компанию перед выходом на IPO, потому что считается, что это делает ее прозрачнее, привлекательнее и дороже в глазах инвесторов. Но это уже другая история.
Итого: SAP HCM в умелых руках - штука эффективная и крайне полезная как для топ-менеджмента, так и для самих HR-ов. Другой вопрос, что эта система стоит недешево и требует ответственной подготовки к внедрению и грамотного внедрения как такового. Иначе будет мучительно больно за потерянные время и деньги. Но про то, как не облажаться в процессе и получить максимум пользы от данного творения SAP – уже в следующий раз.
= = = = =
Автор: Максим Соболев, эксперт SAP HCM
[ “HR Tech разумный” в Telegram ]
