Грамотная настройка почтового ящика — вопрос настолько тонкий и сложный, что для создания этого материала нам пришлось перечитать более дюжины текстов. Собрали для вас лучшие лайфхаки. Надеемся, после прочтения этой статьи ваша жизнь разделится на «до» и «после»!
Что отправлять в корзину?
Вы и сами знаете, что в первую очередь нужно избавляться от рекламных рассылок и спама. И все же: если рассылка регулярно приходит, значит однажды тема была вам интересна. Просто плотный рабочий график не дает возможности почитать что-то не по делу, для себя. Чтобы распрощаться с колебаниями, определите для себя срок «безразличия»: скажем, если за неделю у вас не нашлось времени ознакомиться с содержанием письма по подписке — это верный знак того, что пора отписываться.
Письма, которые вы не готовы пока удалить, думая, что они могут в будущем пригодиться, направляйте в архив.
Как правильно распределить категории?
Чем лучше вы продумали категории для фильтров и папок, тем удобнее будет пользоваться почтой.
Наиболее распространенная техника категоризации — по темам или названиям проектов. Для упрощения сортировки входящих можно сразу настроить фильтры, используя ключевые слова или адреса отправителя.
Правда, существует мнение, что создание тематических папок не решает вопрос эффективного тайм-мендежмента. Согласно исследованию Калифорнийского университета в Санта-Крузе, работники, распределяющие входящие по папкам, регулярно тратят 10% своего времени на упорядочивание писем по категориям. Кроме того, на нахождение нужного письма в одной из папок уходит до минуты. С помощью встроенного поискового механизма можно справиться с этой задачей за 17 секунд.
Маркетолог и специалист по продажам Зак Ханлон распределил папки в своем ящике не по темам, а по дедлайнам. Во входящих хранятся только свежие и непросмотренные письма, а также те, что требуют срочного ответа. Все остальные отправляются в одну из категорий: сегодня, в течение недели, в течение месяца, для информации. Последняя папка предназначена для документов или информационного характера сообщений, которые могут однажды пригодиться.
Ноль входящих как идеал?
Многие считают, что философия нуля — это скорее недостижимый идеал, не добавляющий оптимизма и комфортной работы. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на опустошении своего ящика, имеет смысл назначить для себя определенное пиковое число, по превышении которого следует серьезно взяться за чистку входящих. Предположим, у вас накопилось более 20 непрочитанных писем — выделите 15 минут в конце рабочего дня для сортировки почты. В конце концов, главная идея «нуля входящих» — это разгрузить вас от лишних забот, а не наоборот. Так что не стоит вдаваться в крайности, если вы заметили, что до заветного идеала далеко, а драгоценные минуты утекают понапрасну.
Сколько времени тратить на проверку почты?
Согласно исследованию, проведенному в США, офисные сотрудники проводят до шести часов в день за проверкой почты и ответами на письма. Звучит удручающе? Тогда придумайте схему, которая поможет контролировать время, потраченное на манипуляции с почтой. Если у вас нет постоянного расписания, проверяйте письма в течение дня, когда у вас есть несколько свободных минут. Если у вас фиксированный график — установите для себя комфортный режим просмотра входящих. Допустим, утром, перед завтраком, в обеденный перерыв и после ужина. Или выделите час в начале рабочего дня и еще полчаса после обеда.
Еще одна хорошая идея — выбрать время для регулярной чистки почты. К примеру, этому можно уделить час на выходных.
Когда выручит быстрая реакция?
Отвечайте на письма, требующие лаконичного ответа, сразу. То же самое касается входящих сообщений, которые нужно переадресовать кому-то — смело отправляйте и удаляйте.
Над другими письмами придется подумать чуть дольше и сочинить расширенный комментарий. Отложите их до того момента, когда вы сможете себе позволить написать текст в спокойном ритме. Если вы переживаете, что затянули с ответом или беспокоитесь, что ваш собеседник сочтет молчание за пренебрежение или забывчивость, набросайте быстрое сообщение: «Спасибо за ваше письмо. Смогу ответить чуть позже».
Если вы примерно всегда в аду дедлайнов, можно испытать правило пяти предложений. Быстро, по делу, ничего лишнего. Чтобы люди — особенно те, с которыми вы не знакомы — не удивлялись, можно в подписи в конце письма объяснить, что вы решили соблюдать принцип пяти предложений, потому что вечно не успеваете сами за собой.
Кому нужна автоматизация?
Автоматизация пригодится во время отпуска. Благодаря авто-ответам ваши коллеги и бизнес-партнеры будут знать, что письмо доставлено, но вы отреагируете на него несколько позже. Не забудьте указать конкретную дату, когда вы вернетесь к работе, чтобы до вас не пытались добраться по другим каналам связи.
(Мы в «Цехе» всегда радуемся, когда получаем в ответ на нашу рассылку письма в стиле: «Коллеги, я в отпуске до 20 июля, по общим вопросам кредитного контроля обращаться к Сергею Петрову).
Другой повод воспользоваться шаблонами — если вам приходится часто составлять однотипные письма. Допустим, когда у вас запрашивают информацию о предоставляемых услугах компании.
Зачем заводить несколько ящиков?
Чтобы не отвлекаться на личную переписку или новости, не имеющие отношения к работе, откройте несколько почтовых ящиков. Разделение может быть таким:
- Работа
- Личная переписка
- Подписки
Такая структура позволит еще эффективнее сортировать содержимое почты и контролировать свое время. Особенно, если сочетать ее с системами папок и фильтров.
«Цех» — медиа о непрерывном образовании взрослых людей. Мы целиком захвачены идеей постоянного развития личности — профессионального, интеллектуального, эмоционального и даже духовного. Мы исследуем, как, чему и где лучше всего учиться и, главное, зачем. Если вам понравился этот материал, подпишитесь, пожалуйста, на нашу почтовую рассылку.
