С самого начала моего знакомства с методологией GTD (а было это лет 15 назад) я постоянно сталкиваюсь с дилеммой: какие инструменты использовать для упорядочивания своих задач? Вести всё на компьютере? Или в ежедневнике? Или разделять? Или дублировать?
Преимущества электронного варианта очевидны. Вы можете зафиксировать огромное количество задач, разбить их по категориям, приоритезировать, задать произвольные атрибуты. Вывести список в виде упорядоченной таблицы, иерархической структуры или сетевой диаграммы. Настроить автоматические напоминания. Наконец, современные информационные системы дают беспрецедентные возможности для совместной работы над задачами.
С другой стороны, при всём развитии технологий, электронные средства пока не дают такой свободы в выборе формата, как обычные бумага и карандаш. На бумаге вы можете быстро набросать любой текст, дополнить его графическими примитивами, схемами, обозначить связь различных элементов между собой. Не говоря уже про оформительские изыски.
На компьютере вы ограничены форматом системы; на бумаге единственное ограничение формата — это её размер. Плюс бумажный вариант, как правило, мобильнее: ежедневник можно почти везде носить с собой, а компьютер, даже лэптоп, не на каждое совещание возьмёшь. В то же время, с большим количеством задач бумага просто не справляется. Мой опыт показывает, что многостраничные ежедневники, планинги и блокноты практически бесполезны. Реально работать максимум с одним разворотом. И никакая ссылочная система тут не поможет.
Казалось бы, мобильные устройства должны помочь решить дилемму, но пока это, скорее, компромисс, причём не слишком удачный. Небольшой размер и разрешение экрана планшета или смартфона и отсутствие у них полноценной клавиатуры не позволяют использовать ни преимущества настольных систем, ни гибкость аналоговых инструментов.
Возможно, когда-нибудь у нас появятся складные планшеты с разрешением 8K и качественным перьевым вводом. И какая-нибудь «смарт-синхронизация» рукописного ввода с онлайн-трекерами.
А пока я для себя нашёл следующую оптимальную комбинацию цифровых и аналоговых инструментов для управления рабочими задачами, которой хочу с вами поделиться.
Весь массив задач хранится, конечно, в информационной системе (мы в компании используем Easy Redmine). Сгруппированный по проектам и направлениям. С фильтрами, напоминаниями и прочими инструментами контроля. Туда же заносятся встречи и совещания, которые синхронизируются с календарём в смартфоне.
А в качестве аналоговой части я использую обыкновенный планшет (клипборд) с одним рабочим листом формата А4. Этот планшет постоянно у меня перед глазами, когда я работаю за компьютером. Я беру его с собой на совещания и брифинги. И предназначен он для записи всех поступающих задач. В процессе анализа и выполнения задача может обрастать разнообразными пометками и превращаться в небольшую ментальную карту. Или декомпозироваться на подзадачи. Или получить поясняющие иллюстрации. Одним словом, полная свобода формата. Мне нравится использовать систему нотации, близкую к bullet journal, но можно использовать и любую другую.
По сути, этот планшет— своеобразный буфер для входящих задач, который позволяет, с одной стороны, ничего не упустить, а с другой, — избавляет от необходимости записывать в информационную систему всякие мелочи. Правило, которое это обеспечивает, очень простое: как только лист заполняется, все невыполненные задачи с него переносятся в информационную систему. После чего лист выбрасывается и на его место кладётся чистый.
В результате у меня просто нет шансов получить кипу несистематизированных записей, что неизбежно случается, если вы ведёте список дел в блокноте или тетради. Нет нужды переписывать в конце дня невыполненные дела на новый лист, как это положено делать в ежедневниках. И не приходится тратить время на формализацию мелких задач — сделал, вычеркнул и забыл. Не говоря уже про идеальный порядок на рабочем столе.
Если вы, как и я, пользуетесь и электронными и бумажными средствами планирования, попробуйте заменить свой блокнот или тетрадь на лист А4, возможно, вам понравится.
