Не измеряешь = не управляешь.
Несколько запросов за неделю: "Помогите определить структуру заработной платы сотрудников отдела закупок!", но выясняется, что сам процесс закупок никак не мониторится и не оценивается. Как можно определить бонусную часть специалиста, если процесс и его результаты мы не измеряем?
Категории измерений
Коротко о том, что измерять в закупках. В первую очередь, нас интересует треугольник: время - качество - затраты.
Далее приходит время оценки деятельности поставщиков и их производительности (подробно разбираем на тренинге по построению системы управления эффективностью деятельности поставщиков).
На определенном уровне зрелости закупок наступает пора оценки удовлетворенности внутренних и внешних потребителей. Будет время, когда вы станете измерять эффекты инновационных проектов в закупках и вовлеченность закупщиков в усовершенствование процесса.
Основные показатели
Для начала рассмотрим основные показатели эффективности процесса закупок:
1. Поставки. Все поставлено в срок, по согласованному графику, в точной комплектации, в необходимом количестве, в нужной упаковке, со всем комплектом документов, уровень сервиса удовлетворяет внутреннего заказчика и соответствует SLA (соглашению об уровне сервиса). Но есть невыполненные (отложенные) заказы и дефицитные позиции и это особый красный сигнал в нашей системе измерений.
2. Качество. Вся поставленная продукция надлежащего качества и соответствует заявленным требованиям. Минимальное количество возвратов, обменов, рекламаций. Вы знаете, какие поставщики - лучшие по качеству и процент качества у них неуклонно повышается. Отдельный уровень - изменение качества, чтобы продукция соответствовала уникальным требованиям организации.
3. Запасы. Ровно столько, сколько необходимо на покрытие скачков потребности, сбоев в поставках, а также для экономии расходов на транспортировку, сглаживания роста цен, в том числе, в сезон, экономии на объемах. Помним о хорошей оборачиваемости запасов, о возможности резервировать запасы на складе поставщика, о запасах, управляемых поставщиком. Помним, что запасы замораживают деньги организации и часть из них может превратиться в неликвид, то есть приведет к прямым потерям денег.
4. Экономия затрат. Рыночная цена - закупочная цена, предложенная цена - договорная цена, условия оплаты, коэффициент кредиторской задолженности. И это лишь первичные измерения - есть совокупная стоимость владения, стоимость процесса обработки заказа, стоимость выбора поставщика, время поставки, время выполнения заказа поставщиком, время обработки заказа службой закупок, частота поставок, норма упаковки, стоимость операций по проверке качества, обмену и возврату товара и др.
Что покажут измерения?
Ваш фокус внимания должен быть направлен на эти показатели в первую очередь и тогда вы увидите проблемные зоны. Скажем, один и тот же товар вы покупаете у двух разных поставщиков, но у одного процент точных поставок 99,5, а у другого 96. Что вы дальше будете делать, если обязательным условием является наличие не менее двух поставщиков?
Или показатель качества скачет время от времени, т.е. качество даже от одного поставщика нестабильно. О чем это говорит? Что с этим можно сделать? Что должен сделать непосредственно закупщик?
Или оборачиваемость вашего товарного запаса 35 дней при том, что поставщик находится на соседней улице, норма отгрузки у него 1/5 от вашего запаса, а отсрочка платежа 20 дней. Всё ли так в этой истории?
От измеряемых параметров будет зависеть оптимизация процесса и задачи перед отделом закупок, которые будут периодически меняться - сегодня одну задачку решили, завтра перейдут к следующей. Сначала обращаем внимание на ключевые показатели эффективности процесса, а потом уже думаем о структуре заработной платы и расчете бонусной части, если вы считаете что непременно надо вводить переменную часть и KPI менеджера по закупкам может его мотивировать на качество работы.
Проверьте свои показатели. Что вы измеряете? И главное, что вы потом с этими показателями делаете? Обратите внимание, что показатели могут быть краткосрочными и стратегическими.
Как проверить адекватность показателей?
Основная цель всех измерений - содействовать выполнению стратегии закупок и поддерживать корпоративную стратегию (ролик о согласовании стратегии закупок и корпоративной стратегии). Измерение помогает держать процесс под контролем и быстро реагировать на сигналы о любых отклонениях от запланированных показателей. Система измерений требует тщательной разработки, чтобы удовлетворить всем запросам организации и обеспечивать оптимальное использование ресурсов. Только измеряя, закупки могут планомерно создавать дополнительную ценность.
Выбрать показатели не так просто, как кажется на первый взгляд. Приведу здесь критерии, предложенные Полом Кузинсом для проверки системы измерений:
1. Должна быть согласована с корпоративными целями.
2. Имеет каскадный принцип: реализуемая цель на одном уровне служит средством для выхода на более высокий уровень.
3. Показатели отображают не только эффективность, но и производительность, результативность и разницу между запланированным и фактическим использованием ресурсов.
4. Система измерений достаточно эластична, чтобы разные аспекты производительности не конфликтовали друг с другом.
5. Есть оптимальное соотношение между количественными и качественными показателями.
6. Система показывает не только прогресс, но и отставание.
7. Система предварительно проверена на риски манипуляции (например, показатель "разница между предложением и закупочной ценой" явно стимулирует закупщиков вступать в сговор с поставщиками, если у вас не ведется постоянный мониторинг рыночных цен).
8. Данные должны поступать систематически и анализироваться на регулярной основе, в точно назначенное время.
9. Система поддерживает межфункциональное взаимодействие.
Процесс разработки системы измерений
1. сформулировать цели >>
2. определить методику >>
3. установить показатели желаемой эффективности >>
4. определить систему обратной связи >>
5. создать механизм принятия решений об изменении и совершенствовании >>
6. внедрить систему.
Закупки могут создавать дополнительную ценность для ваших потребителей и вашего бизнеса, поэтому так важно сфокусировать внимание всех участников процесса на ключевых показателях эффективности. Успехов вам!
