Сортировка в Excel - что это?
Сортировка в Эксель - это одна из базовых операций, позволяющая быстро структурировать данные для анализа.
Как же может использоваться сортировка данных в Excel?
Например, у вас есть список фамилий и вы хотите расположить их в алфавитном порядке:
Или же у вас есть перечень товаров, который нужно упорядочить по цене от самого дешевого, до самого дорогого:
Для решения этих задач как раз и подойдет сортировка в Экселе. То есть сортировка данных в Экселе позволяет быстро упорядочить информацию в таблице, что помогает, как при поиске определенных данных, так и при анализе числовых значений.
Какими средствами располагает Excel для сортировки данных
Сортировка данных в Excel может производиться:
- в алфавитном порядке - от А к Я или от Я к А;
- по значениям - по убыванию или возрастанию;
- по дате и времени.
При этом сортировать данные в Эксель можно в одном или нескольких столбцах одновременно и, кроме этого, можно выполнять сортировку по спискам, которые создаются самим пользователем, а также по по цвету ячейки или текста.
Как сделать сортировку по алфавиту
Для сортировки по алфавиту необходимо сделать следующее - выделите любую ячейку (1, см. рис. ниже) того столбца, данные которого вы хотите отсортировать, затем на вкладке Главная щелкните по инструменту Сортировка и фильтр (2). Откроется меню, из которого нужно выбрать направление сортировки (3).
Если необходимо отсортировать данные от А до Я, то выбираем соответствующий инструмент - Сортировка от А до Я. Если же нужен обратный порядок сортировки, то - Сортировка от Я до А.
При этом обратите внимание на то, что сортировка данных осуществляется по всему диапазону, то есть и данные из соседних столбцов участвуют в упорядочивании. По сути при сортировке мы определяем столбец, который будет отвечать за порядок отображения всех данных электронной таблицы, затем все строки электронной таблицы будут упорядочены в соответствии с порядком значений сортируемого столбца. Особенно хорошо это видно, если заранее придать разное цветное форматирование каждой из строк электронной таблицы.
Как отсортировать по алфавиту столбец
Если же нужно отсортировать данные по алфавиту в отдельном столбце без привязки к информации из смежных столбцов, или же необходимо отсортировать данные из определенного диапазона, то достаточно выделить данный диапазон или отдельные ячейки и вызвать на выделении контекстное меню щелчком правой кнопки мыши. Затем из меню нужно выбрать Сортировка, а далее указать направление сортировки.
Будет изменен порядок значений только в выделенном диапазоне:
Как отсортировать таблицу по алфавиту
Если диапазон значений был превращен в таблицу, то сортировку данных можно производить еще проще. Достаточно щелкнуть по кнопке фильтра (кнопка со стрелкой вниз) в заголовке того столбца, данные которого необходимо отсортировать по алфавиту и выбрать из меню нужное направление сортировки.
Подробнее о сортировке данных по алфавиту в Экселе смотрите в видео:
Как убрать сортировку в Excel
Если результаты сортировки данных в Экселе вас не удовлетворяют и вы бы хотели отменить сортировку, то самым простым способом будет стандартная операция отмены последних действий. Просто нажимаем на соответствующую кнопку на панели быстрого доступа программы или используем сочетание клавиш Ctrl + Z.
Само собой, такой способ возможно использовать лишь в том случае, если сортировка была произведена только что, или же если для вас неважны все последующие после сортировки операции и вы готовы их также отменить.
Если же после сортировки вы планируете изменять какие-то данные в таблице, то можно прибегнуть к хитрости, которая в дальнейшем позволит вам привести таблицу к первоначальному виду.
Создайте вспомогательный столбец, в который поместите порядковые номера строк вашей электронной таблицы. При этом важно, чтобы нумерация задавалась не формулой. Самый простой способ - это воспользоваться автозаполнением.
После того, как вспомогательный столбец создан, сделайте нужную сортировку, например, сортировку по фамилии в алфавитном порядке. Затем отредактируйте данные в таблице необходимым образом и в конце вновь проведите сортировку, но уже по вспомогательному столбцу с нумерацией.
Детально эта операция показана в видео:
Почему не сортируется список по алфавиту?
При сортировке данных по алфавиту в Экселе могут возникнуть проблемы. Например, список не сортируется или сортируется некорректно. В этом случае необходимо проверить формат всех (или «проблемных») ячеек сортируемого столбца. Формат должен быть одинаковым для всех его ячеек - Общий, Числовой или Текстовый.
Например, если в столбце есть ячейки разных форматов, то при сортировке ячейки, содержащие числа в числовом формате (несмотря на их значения), окажутся выше ячеек с числами в текстовом формате.
Чтобы решить эту проблему нужно выделить весь столбец и для всех его ячеек указать один формат.
Еще одной причиной может стать пробел в начале слова или числа. Особенно этот момент нужно проверить в случае импортирования данных из других программ. Более подробно об этом рассказано в видео:
Как в Excel отсортировать по убыванию (возрастанию)
С помощью Эксель можно сортировать данные по убыванию или возрастанию. Для этого нужно выделить любую ячейку столбца, который необходимо отсортировать по возрастанию или убыванию, и на вкладке Главная щелкнуть по кнопке Сортировка и фильтр. Появится меню, из которого нужно выбрать Сортировку по возрастанию, если нужно сортировать по возрастанию (сортировка от меньшего к большему) или же выбрать Сортировка по убыванию, для того, чтобы отсортировать числа по убыванию (сортировка от большего к меньшему).
При сортировке чисел в Excel по возрастанию или убыванию, используются те же кнопки, что и при сортировке по алфавиту, изменяется лишь их название.
При сортировке по возрастанию/убыванию могут возникать проблемы, связанные с разным форматом ячеек в одном столбце. Подробнее о решении подобных проблем смотрите выше.
Сортировка в Excel по дате
Если в таблице с данными есть столбцы, содержащие информацию о дате или времени, то можно производить сортировку по ним. При этом важно, чтобы данные в ячейках столбца не только визуально выглядели, как дата или время, но и чтобы сам формат ячеек был соответствующим (1, см. рис. ниже).
Чтобы отсортировать в Excel по дате, необходимо выделить любую ячейку соответствующего столбца (2) и на вкладке Главная щелкнуть по кнопке Сортировка и фильтр. Из появившегося меню (2) нужно выбрать Сортировка от старых к новым, если нужно отсортировать от более ранних дат к более поздним или же произвести сортировку от более новых значений времени к более старым - Сортировка от новых к старым.
Более подробно об этом в видео:
Как сортировать по цвету в Excel
Во-первых, стоит сказать, что в Эксель есть два способа сортировки по цвету - сортировка по цвету ячейки и сортировка по цвету текста. Оба варианта могут быть использованы.
Логично, что сортировка по цвету используется в том случае, если в таблице задано цветовое форматирование текста или заливка фона. Также сортировку по цвету можно применять, если таблица была отформатирована с помощью инструмента условного форматирования.
Чтобы отсортировать таблицу по цвету необходимо выделить любую ячейку диапазона (1), который требуется отсортировать и из меню Сортировка и фильтр (2) выбрать Настраиваемая сортировка (3). В открывшемся окне из выпадающего списка Сортировать по нужно указать столбец, который будет определять сортировку (4). Далее указать вариант сортировки (5)- Цвет ячейки или Цвет шрифта. И из выпадающего списка Порядок необходимо выбрать один из цветов (6). Эти цвета Эксель автоматически берет из таблицы, нам остается лишь указать нужный. В завершение необходимо указать направление сортировки (7), то есть сверху или снизу будут находиться ячейки с выбранным нами цветом.
Далее добавляем уровнь, нажатием соответствующей кнопки и повторяем те же действия для следующего цвета этого же столбца.
Уровни означают следующее - после того, как данные таблицы будут отсортированы по цвету первого уровня, они будут сортироваться по второму цвету и так далее.
Более подробно в видео:
Сортировка строк в Excel
Обычно сортировка данных в Экселе производится по столбцам, но иногда возникает необходимость упорядочить данные в строках, то есть не вертикально, а горизонтально.
Например, у нас есть сводная таблица с характеристиками разных ноутбуков и есть необходимость упорядочить их в порядке возрастания объема оперативной памяти.
Наши действия будут следующими.
Выделяем диапазон, который будет подвержен сортировке (1). В нашем случае это все данные, кроме первого столбца с названиями характеристик и самой верхней строки. Если бы нам нужно было изменить порядок всех столбцов, то достаточно было бы выбрать любую ячейку внутри диапазона.
На вкладке Главная щелкаем по Сортировка и фильтр, а далее Настраиваемая сортировка (2). В появившемся окне нажимаем на кнопку Параметры (3) и в следующем диалоговом окне указываем, что сортировка будет производиться по столбцам (4).
Далее из списка Сортировать по выбираем строку, по которой будет производиться упорядочивание. Строки в выпадающем списке имеют такую же нумерацию, как и в таблице, поэтому находим номер строки Оперативная память и выбираем его.
Сортировка должна быть по значениям в порядке возрастаний, поэтому следующие два выпадающих списка можно оставить без изменений.
Нажимаем ОК и получаем результат.
Обратите внимание, что сортировке подверглись не только данные из строки Оперативная память. По факту данные из этой строки являлись критерием сортировки и в выбранном нами диапазоне столбцы были упорядочены в соответствии с объемом оперативной памяти.
Если нужно отсортировать строки в Excel по алфавиту, то делается это точно таким же способом. Например, чтобы расставить ноутбуки в алфавитном порядке, нам нужно будет упорядочить тот же самый диапазон по второй строке, но при этом в разделе Порядок нужно выбрать От А до Я.
Более детально это разобрано в видео:
Сортировка в нескольких столбцах
При сортировке данных в Экселе может возникнуть необходимость сортировать данные одновременно в нескольких столбцах. Например, нужно отсортировать продукты в алфавитном порядке, но в то же время и по сроку годности.
Сделать это можно следующим образом.
Выделяем диапазон, который будет подвержен сортировке (в нашем случае можно просто выбрать любую ячейку внутри диапазона) и щелкаем по Сортировка и фильтр - Настраиваемая сортировка.
Убедитесь, что установлена галочка Мои данные содержат заголовки. Эта опция позволяет исключить первую строку из диапазона.
Выбираем первый столбец, по которому будет осуществляться сортировка - это столбец Продукт. Сортировка будет по значениям в порядке от А до Я.
Нажимаем на кнопку Добавить уровень и задаем столбец Срок годности в разделе Затем по и указываем порядок сортировки, например, От старых к новым.
Таким образом сортировка в нашем диапазоне будет проводиться сначала по первому столбцу, а затем по третьему. То есть сначала сортируются продукты по их наименованию в алфавитном порядке, а затем сортировка осуществляется по сроку годности каждого из продуктов. При этом вторая сортировка не оказывает влияние на порядок первого столбца.
Таким же образом можно осуществлять сортировку и по большему количеству столбцов или строк.
Подробности в видео:
Сортировка по настраиваемому списку
Далеко не всегда данные в таблице нужно сортировать по алфавиту или возрастанию/убыванию. Что, например, делать, если у нас есть столбец с месяцами или днями недели и нужно произвести сортировку по нему? Обычная сортировка приведет к вполне ожидаемому, но не нужному нам результату.
В этом случае можно использовать сортировкой по настраиваемым спискам, то есть мы сами определим правило, по которому будет осуществляться сортировка.
В Excel уже есть встроенные списки, которые в данном конкретном случае помогут решить задачу.
Итак, выделяем диапазон, который будет подвержен сортировке (в нашем случае можно просто выбрать любую ячейку внутри диапазона) и щелкаем по Сортировка и фильтр - Настраиваемая сортировка.
Выбираем сортировку по столбцу Месяц и далее в порядке сортировки указываем Настраиваемый список.
В окне Списки необходимо указать один из уже имеющихся здесь списков или создать новый. Выберем список с месяцами.
Данные в таблице будут отсортированы по месяцам:
Также из уже готовых списков можно выбрать дни недели и месяцы в сокращенном виде или создать свой список.
Выберем НОВЫЙ СПИСОК и нажимаем на кнопку Добавить. Далее вводим список данных, разделяя их нажатием клавиши Enter:
Теперь, если в таблице будет столбец с такими данными, то можно будет осуществить сортировку по этому списку.
Подробнее в видео:
Ссылки на мои ресурсы по Excel
★ YouTube-канал по Excel и Word
★ Телеграм
