Тем, кому хоть раз приходилось самостоятельно проводить мероприятия
с большим количеством участников, знакома задача оформления бейджей, а именно переноса Ф.И.О. гостя и прочих его данных из списка на бланк самого бейджа.
Как это сделать?
Есть несколько вариантов и все они рабочие:
1. Делать все вручную, копируя из документа с данными участников
в файл с шаблоном путем Ctrl+c и Ctrl+v
2. Отдать эту задачу в агентство и просто не думать об этом
3. Напечатать шаблоны бейджа с пустым полем, куда вклеивать заранее сделанные наклейки с данными участников
4. Подружить ваш список в Excel с шаблоном в Publisher с помощью опции «Слияние»
Так как я предпочитаю печатать бейджи самостоятельно и не тратиться на агентства и типографии, то моим решением проблемы стал вариант №4 и именно об этом методе я хочу рассказать.
Я не буду заострять внимание на том, как вы собираете свой список гостей и регистрируете их заявки на участие. Это можно сделать через собственную форму на сайте компании или с помощью стороннего сервиса. Лично я использую бесплатный сервис https://welcome.timepad.ru/ TimePad позволяет гибко настраивать условия участия и легко экспортирует данные регистраций в список Excel.
Глава 1. "У вас есть список в Excel"
В моем случае для бейджей участников нужны их имя, фамилия и название компании. Удаляю в выгрузке из Timepad лишние столбцы и оставляю только три нужных.
Глава 2. "У вас есть шаблон бейджа
в Publisher"
Для тех, кто не знаком с программой Publisher, даю краткую справку из Википедии: Microsoft Publisher— приложение для проектирования разметки страниц. Программное обеспечение входит в состав пакета Microsoft Office.
Я пользуюсь пакетом Office 365, в котором разумеется есть и нужный мне для задачи Publisher.
Шаблон моего бейджа выглядит так:
В качестве держателя карточки я использую стандартный Бейдж Attache горизонтальный 100х71мм. Исходя из размеров кармашка, размер моего шаблона в Publisher 100x70мм.
Глава 3. "Пришло время сливать"
Продукты пакета Office позволяют решать настолько огромное количество задач, о которых среднестатистический пользователь типа меня даже не подозревает. Функция «Слияние» — одна из тех, о существовании которой я не знал до недавнего времени и очень рад, что с ней познакомился.
Далее пошагово опишу то, что вам предстоит сделать для переноса данных из списка в шаблон бейджа.
Шаг 1. Откройте файл с макетом в Publisher.
Далее: Рассылки-Слияние-Пошаговый мастер слияния.
Шаг 2. Справа откроется интерфейс опции "Слияние". Вам предстоит пройти всего 3 этапа. Оставляйте выбранным первый пункт и жмите "далее"
Шаг 3. Укажите путь до вашего списка с контактами и жмите "Открыть"
Шаг 4. В очередном всплывшем окне проверьте, что у вас стоит галочка
и смело жмите "ОК"
Шаг 5. Система подтянет ваш список контактов, галочки автоматически будут стоять напротив каждой строки. Ничего специально делать не нужно, кроме как опять нажать "ОК"
Шаг 6. Справа появятся три слова, это названия трех ваших столбцов,
в моем случае это "Имя", "Фамилия", "Компания".
Шаг 7. Щелкните курсором мыши на каждый из них и они перенесутся на поле вашего бейджа. Выглядит криво, согласен.
Шаг 8. Растяните поле до нужных вам размеров, установите данные
в нужном порядке. Выберите нужные шрифты и размеры.
В моем случае это шрифты семейства Segoe UI размером 20.
Шаг 9. Переходите на следующий шаг опции "Слияние" и выбираете "Слияние в новую публикацию".
Ну вот вы и справились, осталось последнее нажатие кнопки
Шаг 10. Наслаждайтесь списком готовых бейджей, которые остается проверить. Учтите, иногда длинные фамилии могут не влезть в поле :)
Вот такой вот простой способ переноса данных участников встречи
в шаблон бейджа. На самом деле этот процесс занимает не более 3 минут, и если у вас 100+ или 200+ участников, то он позволит сэкономить несколько часов рабочего времени.