Введение
В Битрикс24 есть функции для отдела кадров:
- учет рабочего времени;
- график отсутствий;
- структура компании;
- бизнес-процесс “Заявление на отпуск”;
- бизнес-процесс “Заявление на командировку”.
Разработчики Битрикс24 молодцы, заложили основу для автоматизации работы отдела кадров. Но явно не хватает инструментов, чтобы HR-специалист мог эффективно использовать Битрикс24 в работе. Эйчар разрывается между 1С, где у него хранятся сведения о сотрудниках и их документы, и Битрикс24, где сотрудники активно работают. Частично проблему передачи информации из Битрикс24 в 1С решает модуль обмена. Но его возможностей недостаточно. Рассмотрим практические примеры автоматизации кадровых процессов в Битрикс24 и передачи результатов в 1С, которые были реализованы в компании Навиния.
Навиния — сильный игрок на рынке транспортной логистики в странах СНГ, Юго-Восточной Азии, Европе и США. В компании около 200 человек, распределенных по городам страны и использующих Битрикс24. Перенос согласования договоров и контрагентов в Битрикс24 позволил сократить время оформления документов. Использование автоматического подтверждения благонадежности контрагента из страховой компании позволяет не названивать каждый час страховому агенту.
Следующим шагом стала автоматизация кадровой работы.
1. Бизнес-процесс согласования отсутствия сотрудника
В Битрикс24 встроен штатный бизнес-процесс “Согласование отпуска”. Удобный инструмент. В сети опубликовано видео , как бизнес-процесс избавляет от беготни по согласованию отпуска.
Но отсутствие не всегда можно запланировать. Например, случился форс-мажор: завтра без предупреждения прилетает теща. Её нужно с цветами встретить в аэропорту. Или заболел ребенок — надо сводить к врачу. Такие ситуации всем знакомы. Выход — отпроситься на работе на пару часов. Бизнес-процесс “Согласование отпуска” не подходит. На 2 часа отпуск не дают. Значит нужно согласовать отгул, причем на пару часов. Для решения задачи согласования отсутствий на рабочем месте в Битрикс24 был создан бизнес-процесс.
Сотрудник заполняет форму бизнес-процесса “Согласование отсутствия сотрудника”:
Поле “Отсутствующий сотрудник” заполняется автоматически — в нем проставляется автор, запускающий бизнес-процесс. Но поле это редактируемое. Если у человека нет доступа в портал, но он может позвонить в офис, то запустить бизнес-процесс для сотрудника может его коллега.
Запускается автоматический бизнес-процесс. Приходит уведомление руководителю:
Он принимает решение, отпускать или нет сотрудника:
Информация об отсутствие сотрудника публикуется в Графике отсутствий:
Опубликовать отсутствие в портале — половина задачи. Нужно ещё пересчитать зарплату. А это уже делается в 1С.
Для передачи данных об отсутствиях в 1С создан специальный модуль обмена. Он обращается каждый день в 18 часов к графику отсутствий и забирает отсутствующих на следующий день.
С помощью созданного REST-метода через json-файл передается информация об отсутствии сотрудника в рабочей день:
На стороне 1С полученная информация используется для автоматического перерасчета заработной платы.
Бизнес-процесс (БП) используется не только для согласования отгулов. Командировки, отпуска, необходимость удаленной работы вне офиса, участие в выставках — согласуются через бизнес-процесс и публикуется в Графике отсутствий:
Каждый сотрудник может быстро выяснить, будет ли завтра коллега в офисе. Болеет он или на выставке. Согласованные отсутствия передаются в 1С. Если отсутствия согласованы по служебной необходимости, то изменение заработной платы не происходит. Если по личной инициативе сотрудника, то происходит автоматический перерасчет заработной платы.
Работой бизнес-процесса довольны руководители и сотрудники. Руководитель понимает, где находится сотрудник в рабочее время, и с чем связано его отсутствие.
Сотрудник не бегает за начальником с просьбой “отпустить его на 2 часа завтра утром”. Всё быстро согласовывается и оформляется.
2. Бизнес-процесс согласования переработок сотрудников
Иногда вас просят задержаться на работе вечером. Или поработать в субботу — нужно вовремя сдать проект. С такими просьбами сталкивается большинство сотрудников. Можно согласиться и выручить компанию.Тем более, что руководитель обещает отгул или двойную оплату.
Только потом кто-то забыл вовремя оформить бумажные документы, подписать у согласующих, передать в отдел кадров и через полгода никто не помнит, что вам обещали отгул или прибавку к зарплате. Знакомая ситуация?
Чтобы избежать неправильной ситуации, когда работник выступает просителем и напоминает о подвиге в выходной день, был разработан бизнес-процесс согласования переработок.
Процесс простой. Руководитель заводит переработку для сотрудника своего отдела. Указывает:
- дату и время дополнительной работы;
- клиента, ради которого организована дополнительная работа (переработки просто для себя не нужны)
- описание объема работ;
- какой бонус предусмотрен:
После запуска бизнес-процесса сотруднику приходит задание. Можно согласиться или отказаться (демократия в действии):
Если сотрудник отказывается (не всегда мы готовы к подвигу), то руководителю возвращается отказ с комментариями сотрудника. Бизнес-процесс завершается.
Если сотрудник согласен, то руководителю приходит уведомление о выходе подчиненного на работу:
В График отсутствий автоматически помещается информация:
В 1С передается информацию о работе сотрудника в выходной день и необходимости оплаты работы в двойном размере. Дальше дело техники, информация передается расчетчику, и в день выдачи заработной платы сотрудник видит весомую доплату за доблестный труд.
3. Модуль заместителей
В портале созданы простые и удобные бизнес-процессы. Но совершенству нет предела. Появились проблемы в ходе практического использования БП. Руководитель отдела уехал в командировку и согласование отгулов, отпусков, переработок остановилось. Что делать?
Есть возможность делегировать задание бизнес-процесса другому сотруднику. Руководитель на время своего отсутствия может в задании нажать “Делегировать” и выбрать заместителя:
Но на практике делегировать каждое отдельное задание неудобно.Поэтому было предложено решение — создать модуль, в котором будет храниться информация о заместителях руководителей отделов компании:
Схема работы модуля:
- Вносится информация о заместителях.
- При запуске бизнес-процесс проверяет График отсутствующих.
- Если на текущий день, человек отсутствует, то ответственным в заданиях бизнес-процесса назначается его заместитель.
Таким образом, “делегирование” выполняется автоматически. Нет необходимости во время отпуска (командировки) руководителю постоянно проверять, поступили задания или нет. Отпуск ничем не омрачается.
В настоящий момент используется первая версия модуля заместителей. Следующий недостаток проявился при его использовании. Для коротких бизнес-процессов (продолжительностью 1 - 2 дня) модуль работает хорошо. Но для длинных бизнес-процессов не подходит. Например, согласование новых договоров происходит в течение нескольких дней и даже недель. Человек уже вернулся из командировки (отпуска), а запущенный бизнес-процесс, продолжает ставить задания заместителю.
Сейчас эти ситуации происходят редко. Но планируется разработать новую версию модуля, которая будет запрашивать график отсутствий именно в момент постановки задания. В результате модуль будет использоваться на бизнес-процессах любой продолжительности.
Выводы
Результаты для клиента:
- Время согласования переработок, отгулов и других отсутствий сократилось с 2-3 дней до 1 часа.
- Работает автоматический перенос информации из Битрикс24 в 1С.
- Отсутствует бумажный документооборот между руководителя отделов, кадровой службой и бухгалтерией.
Стоимость работ и заказ автоматизации бизнес-процессов
Какая стоимость работ? Разная, есть много нюансов. Можем назвать средние цифры. Создание бизнес-процесса, интегрированного с 1С или другими системами занимает 20-30 часов. Разработка модуля заместителей потребовала 25 часов.
Актуальную тарифную ставку можете всегда узнать на сайте .
Заказать разработку бизнес-процесса любой сложности с дополнительными возможностями .
