Приветствуем, Читатель!
Вводная
Современные системы позволяют гибко настроить права для конкретных категорий пользователей.
Сегодня мы убедим Вас потратить свое время, чтобы привезти дела в порядок.
Зачем это надо делать?
Сохранность Клиентской Базы
Самое первое, что приходит в голову всем руководителям - это безопасность информации в системе.
Благодаря заблаговременно принятым мерам, можно существенно повысить шансы на то, что База не попадет на рынок.
Работоспособность скриптов и роботов
Когда Вы применяете различные инструменты автоматизации, важно обеспечить сохранность настроек. Любой сотрудник можно просто случайно нажать на что-то и поломать. Искать причины можно долго.
Отсутствие "актов вандализма"
В некоторых Отделах продаж может возникнуть ситуация, когда сотрудники будут редактировать чужие сделки ради личной выгоды.
В настройках можно предусмотреть запрет на подобные действия, тем самым - сохраняя безопасность информации.
Грамотное обучение новых сотрудников
Благодаря гибким настройкам, можно очень легко вводить в курс дела: постепенно открывая доступ к различным модулям, чтобы сотрудник не потерялся в возможностях.
Внешний доступ в систему
Порой может возникнуть необходимость предоставить доступ подрядчикам или отделам, которые на прямую не связаны с CRM.
Можно создать "урезанный" аккаунт, чтобы человек не видел лишней информации.
Что именно Вам требуется настроить?
Доступы к воронкам
Если у Вас в компании предусмотрено несколько направлений работы, тогда следует создать аккаунты типа "Менеджер_Воронка1" и так далее. Таким образом: сотрудник будет строго видеть только то, что касается его работы.
Доступы к лидам и сделкам
Может быть колл-центр, который занимается обработкой и сортировкой входящих обращений, а потом Отдел Продаж занимается работой уже с самыми горячими Клиентами.
В таком случае нужно разделить доступы: колл-центр видит только воронку по лидам, менеджеры только по сделкам.
Важно 1: кто-то может возразить, что, мол, операторам тоже требуется доступ к сделкам, чтобы отслеживать результаты. Но зачем? Если их мотивация завязана на заключенных сделках, может быть. Но зачем перегружать их информацией?
Пускай они лучше фокусируются исключительно на своей деятельности.
Важно 2: для некоторых CRM-систем такая настройка будет невозможна, так как не будут лиды конвертироваться в сделки. Можно сделать "ход конем": успешно сконвертированный лид будет падать на почту в виде письма, а оттуда забираться в качестве сделки для Отдела продаж. Подробности узнавайте у разработчика свой CRM.
Возможность удаления и редактирования
А вот тут внимательно: всем сотрудникам, даже старшим менеджерам/супервайзерам требуется поставить запрет на удаление карточек Клиентов и сделок.
Не стоит думать, что сотрудники могут сами удалять дубли и прочее: никогда не удаляйте важную информацию! Если Клиент обратиться с жалобой, Вы сможете получить максимально полную картину - сколько раз обращался и так далее.
Могут случайно удалить действительно что-то важное (а может и не случайно). Благо сейчас разработчики стали внедрять Корзину прямо в CRM..
И тоже самое относится к редактированию чужих сделок/лидов: тщательно продумайте, как применить данную возможность. Если у Вас здоровая атмосфера в коллективе, имеется контроль, в таком случае можно оставить возможность для редактирования.
Если имеются хотя бы малейшие подозрения - лучше не рисковать.
Доступ к задачам и проектам
Некоторые CRM-системы позволяют настроить параметры доступа к различным возможностям в работе с задачами:
- Изменение сроков выполнения
- Редактирование описания
- Закрытие задачи
- Комментирование чужих задач
И так далее. Перечислять можно долго. Мы уверены в том, что есть задачи, в которые большая часть персонала просто не должна заходить. Потратив время на проработку, Вы позволите каждому работать эффективно и фокусироваться ровно на том, что требует компания.
Что Вам поможет?
Настройка профилей сотрудников
Для каждого Отдела следует предусмотреть свои профили. Еще раз - не просто именные, а именно по должностям: Бухгалтер, менеджер отдела продаж, старший менеджер отдела продаж, руководитель отдела маркетинга и так далее.
Таким образом - очень легко будет заводить новую учетную запись, сразу присвоив нужные права доступа.
Обучающие документы
Внимательно изучайте штатные инструкции, чтобы точечно настроить права и правильно применить настройки.
Наличие администратора CRM
Чаще всего в компаниях есть сотрудник, который отвечает за администрирование системы. Именно данный человек может точечно подсказать, что и как следует сделать, на что обратить внимание, будет следить за работой примененных настроек.
Итог
Не ленитесь, не откладывайте это на какое-то спокойное время - информация является слишком ценной, чтобы ее оставить просто так.
