Знакомимся с полезными хитростями СМК.
Актуальный перечень опубликованных статей (вопросов) со ссылками можно посмотреть/скачать.
При изложении требований к СМК ГОСТ Р ИСО 9001-2015 использует термин «документированная информация» вместо ранее применяемых терминов «документ» и «запись». Однако, документы и записи никуда не исчезли из-за того, что их так перестали называть. Тем более, ГОСТ Р ИСО 9001 не требует непременного использования термина «документированная информация». Так что, идти нам под ручку с документами и записями ещё долго.
Как легко и быстро запомнить отличия документов от записей? Для начала, как и положено, вспомним определения.
Критерии отнесения документированной информации (ДИнф) к документам или записям предлагаются следующие:
- документы, как правило, позволяют ответить на вопрос «что и как делать?»;
- записи, как правило, позволяют ответить на вопрос «что произошло?».
Дополнительными критериями для отнесения ДИнф к записям, являются:
- требования ГОСТ Р ИСО 9001, изложенные как «регистрировать и сохранять документированную информацию»;
- то, что записи, как правило, не требуют управления изменениями.
Конечно, не всё так просто в этом мире бушующем, и Вам обязательно встретится какой-нибудь акт об аттестации (что произошло?), но он будет содержать какие-то мероприятия (что делать?)...
Работайте с этим актом как с документом до выполнения мероприятий, потом – храните как запись: объективное свидетельство события (аттестации). Кроме того, не забываем, что запись - всё-таки разновидность документа (см. определение выше).
Надеюсь, полезность пригодится в Вашей практике управления СМК и её процессами.
Секреты управления документами и записями в организации ищите в разделе 19 «Перечня публикаций...». Перечень публикаций со ссылками можно посмотреть/скачать.
15.12.2020