Описание бизнес-процессов компаний — это целая отрасль в сфере услуг для бизнеса и целый рынок со своими крупными игроками, на котором продаётся как услуга описания бизнес-процессов для компаний, так и обучение по описанию бизнес-процессов для тех, кто хочет быть специалистом в этой области.
С моей точки зрения бизнес-консультанта по CRM-технологиям, описывать бизнес-процессы нужно под определённую задачу, когда в этом действительно есть необходимость. Примеры таких задач, для решения которых нужен описанный бизнес-процесс, я перечислю ниже, в этой статье. Описанные бизнес-процессы сами по себе не представляют ценности, они всегда нужны для чего-то конкретного. Перечислим, для чего они могут быть полезны:
- Для разработки внутренней регламентирующей документации (должностные инструкции, регламенты, стандарты предприятия). Чтобы регламентирующая документация соответствовала реальности компании, нужен описанный бизнес-процесс, как что происходит на самом деле (или как должно быть).
- Для внедрения на предприятии какого-либо рабочего программного обеспечения, требующего предварительной настройки (электронный документооборот, различные системы учёта, CRM-система, система доступа к данным). Подобный софт как раз и настраивается под тот или иной рабочий процесс. Например, чтобы настроить систему согласования и утверждения договора с поставщиком в электронном документообороте, нужно описать бизнес-процесс согласования такого договора в реальности компании.
- Для разработки системы мер по обеспечению соблюдения описанного бизнес-процесса. То есть когда нужно, чтобы какой-то рабочий процесс не просто был описан, а всегда соблюдался всеми участниками и был прозрачен для руководителей.
- Для отыскания в рабочих процессах компании «слабых звеньев» и «бутылочных горлышек» (ограничений по ТОС Э. Голдратта). Такую задачу хотят решить те руководители и владельцы бизнеса, которые чувствуют, что где-то теряется ценный ресурс: деньги, время или энергия людей, а может быть даже лояльность клиентов, партнёров бизнеса или сотрудников. Но чтобы найти эти места, нужно сначала описать процессы, как в реальности всё происходит.
Описывать бизнес-процессы можно по-разному, уже разработано и продолжает разрабатываться большое количество разных нотаций (методик описания). Вот некоторые наиболее популярные:
- IDEF0 (поддерживается разным специализированным софтом, например Business Studio)
- Swimlane (также поддерживается во многих программах для описания бизнес-процессов)
- BPMN 2.0 (поддерживается в Business Studio и другом софте)
- EPC (также поддерживается разными редакторами бизнес-процессов)
- Нотации, не требующие специализированного софта (на основании которых можно описать свои процессы в электронных таблицах или вообще на бумаге)
И другие — разработано много разных методик описания бизнес-процессов. Если я при внедрении CRM клиенту сталкиваюсь с задачей описания бизнес-процессов (это нужно не всегда), то сам обычно пользуюсь простой нотацией по методу Михаила Рыбакова (сайт Михаила Рыбакова — mrybakov.ru).
Как описать бизнес-процесс по подобному методу — описано на примере в этой статье. Если хотите попробовать описать свои бизнес-процессы самостоятельно, то переходите по ссылке на эту статью.
