Электронный документооборот предусматривает возможность оперировать в работе оригинальными документами, имеющими полную юридическую значимость. Электронная подпись документов – реквизит, гарантирующий достоверность бумаг, их правомерность. Подписание документов эцп имеет алгоритм, которого необходимо придерживаться. Кроме того, существует ряд критериев, по которым можно определить нормативность подписи, а значит и качество самого документа.
Когда применима ЭЦП?
ЭЦП носит универсальный характер, с ее помощью можно заверять абсолютно любые документы: накладные, отчеты, сметы, договоры, акты сверок, акты оказанных услуг и многое другое.
Подписание документов электронной подписью актуально для:
- заверки содержания документа;
- подтверждения целостности и аутентичности файла;
- принятия ответственности за пункты, определенные сторонами договора.
Как получить уникальную электронную подпись?
Для создания личной ЭЦП необходимо иметь следующий перечень документов для электронной подписи:
- заявление на получение подписи;
- удостоверение личности (нотариально заверенная копия документа, удостоверяющего личность, и оригинал этого же документа для сверки);
- фото владельца сертификата на подпись с открытым паспортом;
- номер свидетельства обязательного государственного пенсионного страхования;
- копия уведомления о постановке на учет подразделения компании, для которой создается подпись;
- документ, который подтверждает полномочия конкретного сотрудника.
При обращении в удостоверяющий центр обязательно нужно иметь с собой перечисленные документы для оформления электронной подписи, но этот список не является окончательным. У вас могут запросить дополнительные документы для подтверждения сведений о предприятии и полномочий.
Как заверить документ электронной подписью?
Индивидуальная электронная подпись документов представляет собой ключ, который используется каждый раз для заверки материалов.
Для подписания необходимо иметь:
- Финальную редакцию документа в электронном формате. Обратите внимание, что после присвоения ЭЦП вы не сможете вносить в файл какие-либо правки. Необходимо полностью аннулировать документ, создавать новый, вносить его в реестры и только тогда делать редакцию. Поэтому лучше заранее все проверить, а только потом запускать файл в работу.
- Действующий электронный документ эцп с актуальным сроком годности подписи.
- Программные средства электронной подписи. Сервис ЭДиН оснащен специальным плагином, который автоматически подтягивает ЭЦП к учетной записи пользователя. Вам достаточно один раз загрузить ключ, чтобы он каждый раз выставлялся на документе.
Начиная работу с ЭДиН, вы получите подробные инструкции касательно основных принципов функционирования электронного оборота, памятку о том, как сделать подпись на электронном документе. Если в процессе работы будут возникать какие-либо вопросы, вы всегда можете обратиться за консультацией к нашей службе поддержки.
Как выглядит электронная подпись на документе?
Подпись документов эцп выглядит таким образом, что на электронном документе появляется оттиск электронно-цифровой подписи.
