"Кругом одни мЕнеджеры! не осталось специалистов", - сетуют мэтры строительной индустрии, как правило люди "старой закалки". В их глазах менеджеры - низшая каста людей, прихвостни инженеров, тем кому не хватило ума дотянуть до высшего строительного образования.
Однако уже сегодня менеджеры в строительной сфере - уважаемые люди с высшем образованием, выполняющие функцию координатора процесса проектирования: BIM-менеджеры, менеджеры проектов, инженеры по согласованиям.
У каждого менеджера есть свои секреты по обработке большого количества информации, чтобы ничего не упустить при сопровождении проектной документации. Будучи таким менеджером, я в свое время рулил проектной документацией по парку "Екатерингоф", по которому вы часто встречаете публикации на моем канале, а после - и по всем остальным объектам проектного института, в котором я тогда работал.
Если главный инженер проекта отвечает за техническую сторону вопроса, то менеджер - за коммуникационную. Здесь я поделюсь с вами своим секретом.
Секрет успешной коммуникации
Целью коммуникационной стороны вопроса как вовремя сдать проект является своевременное утверждение проектных решений технической документации с заинтересованными организациями в длинной цепочке согласований.
А разве бывает так много согласований, что за всем не уследить? - Не знаю, судите сами:
- Парк Екатерингоф (восточная часть): 40 писем
- Доковый мост через канал Петровского дока в г. Кронштадт: 84 письма
- Прачечный мост: 26 писем
- Эрмитажный мост: 27 писем
- Набережная канала Грибоедова от дома 131 до Могилевского моста: 60 писем
- Муринский парк (участок 2) от Гражданского пр. до ул. Руставели: 68 писем
- Стенка набережной Малой Невы и Ждановки вокруг стадиона Петровский: 38 писем
В их числе: письма Комитетов включая согласования, технические условия владельцев сетей по сохранности, выносу и перекладке, письма природоохранных организаций, государственных учреждений и надзорных органов, а также проектных организаций по увязке планировочных решений.
А когда несколько объектов идут параллельно, немудрено о чем-нибудь забыть.
Чтобы не перегружать голову я придумал вести реестр согласований. Эта таблица с девятью столбцами:
- столбец: "порядковый номер";
- столбец: "наименование заинтересованной организации" (полное или сокращенное на ваш вкус), кому вы направляете письмо;
- столбец: "предмет согласования", то есть о чем письмо: о выдаче технических условий, о рассмотрении проектной документации и т.д. и т.п.;
- столбец: "реквизиты запроса" (исходящий номер письма и дата его регистрации);
- столбец: "входящий номер, исполнитель" - заполняется как правило на следующий день-два после отправки письма, когда канцелярия ведомства зарегистрирует ваше письмо, а руководство распишет его на исполнителя. Там же указывайте ФИО исполнителя и телефон для связи;
- столбец: "ожидаемая дата ответа" - назначаете ту дату, когда ведомство должно выдать решение по вашему запросу;
- столбец: "реквизиты ответа, контактное лицо" - когда получите ответ от ведомства, перепишите исходящий номер и дату письма, а также ФИО исполнителя и телефон для связи. Очень часто бывает так, что принял письмо один человек, а отвечает на ваш запрос другой;
- столбец: "приобщение к делу" - это дата, когда вы взяли в руки ответное письмо и зафиксировали его содержимое. По разным причинам письмо может месяц и более добираться к вам, после того как ему присвоили исходящий номер на том конце. Указанная вами дата должна совпадать с датой общего регистрационного журнала для корреспонденции - это нужно для суда;
- столбец: "выводы" о том, какое решение принято в результате полученного ответа или краткое содержание письма.
Конечно же можно купить BigDATA, но эта программа дорого стоит. Проще всего будет настроить по таблице уведомления в Outlook или любом другом органайзере.
Плюсы, которые вы получаете от реестра согласований:
- Вы можете держать ситуацию под контролем, начиная каждый рабочей день с проверки реестра, слабые места и проблемные вопросы всегда на поверхности.
- Все исполнители ваших запросов с их контактными данными в одном месте.
- В любой момент по щелчку капризного заказчика вы сможете предоставить отчет по полученным согласованиям.
Может быть есть еще какие-то плюсы, о которых я запамятовал? А минусы есть? В общем, пишите в комментариях, если что-то упустил. И обязательно подписывайтесь на канал: Кругозор Проектировщика не сразу раскрывает все "секреты".
