Так сложилось, что я по несколько лет работал в самых разных сфера бизнеса. В разные периоды жизни я руководил банком, выпускал толстый глянцевый журнал, вел деловые программы на телевидении. К ивенту в той или иной степени имею отношение с 1999-го года. По сравнению со многими другими сферами, ивент – очень молодое направление. С одной стороны, такое положение дел дает ему преимущество – есть огромный потенциал для развития. С другой стороны, пока очень многие процессы в этом бизнесе находятся в самом зачатке.
Эта ситуация была 20 лет назад, приблизительно такая же ситуация сохраняется до сих пор. Я бы не сказал, что за эти годы российский ивент совершил видимый скачек вперед. Нет, не совершил. Возможно, совершит, но это будет в будущем.
Когда много лет назад я только разбирался в технических процессах ивента, меня удивила одна небольшая, но очень важная, на мой взгляд, деталь. Совершенно отсутствовало такое понятие как «координатор мероприятия». Были «организатор мероприятий», «частный распорядитель», «хостес», однако «координатор» отсутствовал.
Для пояснения раскрою функционал каждого специалиста, причастного к организации мероприятий.
1️⃣ Организатор мероприятий
Человек, который берет на себя ответственность за организацию всего мероприятия заказчика, начиная с подготовительных процессов, заканчивая контролем выполнения подрядчиками всех обязательств: оформители должны всё оформить, артисты и ведущий - вовремя приехать на площадку, фотографы и видеографы должны отснять и вовремя сдать обещанные материалы. Организатору необходимо всё это обеспечить и проконтролировать, также он должен организовать закадровую работу так, чтобы мероприятие шло гладко, без сучка и задоринки. Предполагается, что все эти задачи он выполняет с помощниками.
2️⃣ Частный распорядитель.
По своим функциям частный распорядитель похож на организатора, однако между ними существуют принципиальные отличия. Распорядитель почти всегда работает один. Как правило распорядитель не берет на себя ответственность за организацию мероприятия в целом, хотя бы потому что физически выполнить такое обещание крайне сложно. Если распорядитель является профессионалом, он четко договаривается с заказчиком, какие именно функции ему необходимо выполнить, какие именно процессы обеспечить. За всё остальное, происходящее на мероприятии, он ответственности обычно не несет. Как и организатор, распорядитель начинает работать с заказчиком заранее, на этапе подготовки к мероприятию.
3️⃣ Хостес.
Чаще всего хостес – красивые девушки, которые помогают встречать гостей, широко улыбаются, раздают при необходимости тематические аксессуары, информационные брошюры или еще что-то необходимое. От хостес никогда не требуют выполнения каких-либо функций, где нужно думать и принимать самостоятельные решения, ориентируясь на ситуацию. Хостес не участвуют в подготовительных процессах и приглашаются только на само мероприятие. Как правило, работают хостес всего несколько часов в самом начале, главным образом, во время сбора гостей.
Казалось бы, все необходимые задачи во время любого мероприятия организатор, распорядитель и хостес вполне могут закрыть. Зачем еще кто-то? Именно так 20 лет назад думали, и, увы, продолжают думать многие ивентеры, а клиенты вообще в этом уверены. Во всей этой схеме для меня было огромное белое пятно: а кто же физически должен разруливать все закадровые процессы во время самого мероприятия?
Очевидный ответ – организатор!
Но один организатор не может разрулить все процессы, это очевидный факт, многократно подтвержденный практикой.
Тогда распорядитель!
Но я раньше сказал, что распорядитель не должен вести все процессы. Функционал распорядителя на мероприятии ограничен договоренностями.
Тогда хостес!
Однако к началу самого праздника хостес обычно уже покидают площадку.
Тогда у организатора должны быть помощники!
Точно! У организатора должны быть помощники. И как называются эти помощники? Тоже организаторы? Но ведь это не так, они не организаторы. Тогда «помощники организатора»? Неплохой вариант. Только не подходит. Объясню, почему.
Давайте представим, что заказчикам не нужна помощь в подготовке мероприятия, значит, ни организатора, ни распорядителя они приглашать не будут. Однако нужно, чтобы во время самого мероприятия кто-то решал целый ряд технических и организационных задач. И лучше, если этим будет заниматься не один, а два-три человека. Кого пригласить? И как эти люди должны называться? Точно не хостес, так как они по определению думать не должны. Помощниками организатора их тоже не назовешь, так как нет самого организатора, которому они должны были бы помогать.
Не имея нужного понятия, я объяснял заказчикам иносказательно, на пальцах, кто именно будет отвечать за то, что на их мероприятии за кадром всё будет идти хорошо. Я называл этих людей «наша команда», «помощники организатора», «ассистенты». По смыслу было понятно, но всё это было не точно. В результате в какой-то момент я, возможно, амбицозно решил ввести на ивент-рынок новое понятие – «координатор». И четко определил его функции. Вот что у меня получилось:
4️⃣ Координатор.
Работает только на самом мероприятии, не принимает участия в его подготовке. Выполняет конкретные задачи, которые получает от организатора мероприятия или непосредственно от заказчика. Отвечает только за выполнение своих задач. При возникновении непредвиденной ситуации, принимает решения по обстановке, в рамках оговоренных ранее правил и своих полномочий. Координатору не нужно обладать привлекательной внешностью, как хостес, так как он / она работает не лицом, а за кадром - головой, ногами и руками. Получает координатор за работу фиксированную оплату, в отличие от организатора, который нередко имеет процент от бюджета всего праздника.
Еще одним полезным нововведением, которое я начал продвигать на ивент-рынок, стала работа координаторов с ведущим. То есть не организатор, не заказчик мог пригласить координаторов, а именно ведущий для того, чтобы самому не отвлекаться на решение закадровых вопросов. Это серьезно облегчало его работу и повышало её качество. Предполагалось, что в таком случае именно ведущий оплачивал работу координации из своего гонорара. При этом повышение качества способствовало росту гонорара, из которого и шла оплата – ведущий ничего не терял, а лишь приобретал.
Понятие «координатор» я внедрял много лет на ивент-форумах, конференциях, на своих тренингах, с которыми я в те годы активно ездил по всей стране. Про координаторов я рассказывал и в своих видео. Сейчас это понятие потихонечку начало приживаться. Многие ивенторы, которые учились по моим методикам, вообще теперь не представляют, как можно работать без координации, хотя кто-то из более молодых специалистов еще не успел познакомиться с этим понятием.
Конечно, сейчас уже никто не вспомнит, как именно появилось на ивент-рынке понятие «координатор». Да и не так это важно. Важно, что всё же оно прижилось и, возможно, через какое-то время проводить мероприятия без координаторов станет дурным тоном. Значит, не даром я в своё время приложил к этому так много усилий.
Хорошего дня!
Александр Синютин
http://синютин.рф
#ИвентШколаАлександраСинютина
#АлександрСинютин #ТренингиСинютина #eventail #создаемэталоныторжеств #организацияпраздников #организациямероприятий #тренингидляведущих #тренингидляивента #ивент
