Моя благодарность клиентам никогда не иссякнет. Все что мы делаем, пробуем – это благодаря нашим строгим, разным и интересным клиентам.
Первый наш удаленный клиент научил нас делать краткий отчет под названием «Статус проекта». Вначале мы делали его [отчет] только для них и только по запросу.
Однако, мы оценили этот инструмент для информирования всех участников проекта, особенно кураторов и руководителей.
Сейчас "Статус проекта" - это обязательный регулярный отчет, который мы делаем для всех внешних проектов.
Так что же такое "Статус проекта"?
Мы выделяем три ключевых составляющих:
1. Краткий план реализации проекта
Мы готовим отдельный сокращенный рабочий план для клиента, в котором указываем основные этапы и задачи. Внешний вид - таблица, в которой наглядно видно состояние по каждой задаче:
- выполнена
- "подвисла"
- в работе
- не приступали
У каждой задачи указываются ответственные за выполнение и сроки.
Например, за разработку отвечает наша компания, а за своевременную проверку и предоставление замечаний – заказчик.
В комментариях к задачам, мы указываем фактические сроки передачи материалов, предоставления замечаний, отправки релизов, получение обратной связи. Если в рамках задачи было несколько повторений действий, они все отмечаются.
Также в комментариях указываем и помечаем проблемы.
Например: «Внимание! Ждем от экспертов замечания. Материалы были переданы на проверку 01.03».
И тогда все понимают, что эксперты тянут с проверкой.
2. Текст письма
В теле письма мы резюмируем основные моменты, на которые следует обратить внимание, так как не все участники переписки будут открывать файл.
О чем мы пишем? Например:
Добрый день, коллеги!
Направляем текущий статус проекта.
Обращаем внимание на следующее:
1. 04.03.2020 мы передали на проверку модуль №2. Ждем от экспертов обратной связи.
2. Не получили от экспертов обратную связь по модулю №1 (передано 01.03.2020). В какие сроки будет возможность дать обратную связь?
Надеемся на оперативность!
Хороших выходных.
Пишите в письмах то что важно для успешного и своевременного выполнения проекта. Но при этом сохраняйте спокойствие и доброжелательность.
Если у вас уже все «в красном цвете», ругаться бесполезно. Договаривайтесь, когда вам ответят, когда дадут материал и т.п. Но не забывайте при этом в "Статусе" лишний раз написать об изменении сроков сдачи этапов и проекта в целом, в связи с задержкой исполнения таких-то пунктов со стороны заказчика. Также в таких случаях уже необходимо подключать формальные способы.
Хочу обратить внимание: если проект сложный или менеджер не очень опытный, то перед отправкой Заказчику, текст письма проверяет и корректирует руководитель.
3. Регулярность
Последнее составляющее – это регулярность. Каждый менеджер проекта вправе самостоятельно определить день отправки статуса. Чаще мы отправляем отчеты по пятницам во второй половине дня. День может быть любой, главное отправлять регулярно и без напоминаний.
Статус проекта – это очень удобный инструмент для обеих сторон, так как позволяет:
- "держать руку на пульсе", при этом не погружаться глубоко в проект;
- ускорить процесс разработки, благодаря оперативному информированию о проблемах, а также своевременному подключению административного ресурса;
- повышает лояльность клиента, так как клиент не чувствует себя брошенным и получает регулярную поддержку с нашей стороны.
С уважением,
Юлия Чудинова
P.S. Подписывайтесь на мой канал, внедряйте полезные идеи в вашу работу, делитесь с коллегами опытом, предлагайте темы для будущих публикаций!
#запискиразработчика #j.chudinova #sike #менеджер проектов #управление проектами #разработка продуктов
