Если в компании 5-10 человек, нет необходимости в особой процедуре бронирования общих ресурсов.
А если больше - то общие переговорка, курьер, проектор, шредер и водитель могут стать предметом раздора между сотрудниками.
В Больших компаниях есть Большие и Серьезные Информационные Системы, где можно удобно бронировать ресурсы, вести график их занятости, строить аналитику и вообще – всячески развлекаться.
Для всех остальных есть Битрикс24 – уже функциональная и все еще простая система для тысячи задач.
Вот только бронирование переговорных в облачной версии отсутствует. “Бучить” (от английского to book – “занимать”) негде.
Клиенты порой спрашивают недоуменно “черт побери! а как вы это делаете? неужели нельзя?”. Скажем честно – пока у нас самих не заболело, мы не решали этот вопрос.
А теперь у нас есть пространство - переговорная комната, - в которой можно в любое время за закрытыми дверями пообщаться с коллегами, провести встречу, записать видео. Сначала мы даже сомневались – нужна ли. Через полгода появились первые столкновения “а я первый пришел! а у меня вебинар! а еще очки надел!”
Что нужно от механизма бронирования
- “стандартный цифровой интерфейс”. Плакатик на стене или чатик с сообщениями типа “я в три, за мной не занимать” – не годятся;
- доступность для коллективного использования;
- простота и очевидность настройки.
В коробочной версии есть специальный инструмент, в облаке приходится колдовать с Календарями.
Можно, например, создать особый “календарь” с правами доступа:
Мы пошли другим путем – мы создали “группу”.
Если в календаре группы запланированы события, значит переговорка в указанное время будет занята - забронирована.
Естественно, это просто календарь, причем с общим доступом, и видно “соседние” мероприятия, чтобы договариваться о возможных переносах.
Кажется, все просто?
Но пока мы не описали процедуру работы и не сделали “бронирование через календарь” официальным способом занять комнату, накладки случались, и договориться было сложнее.
Мы знаем некоторые недостатки такого способа:
- если кто-то не разберется в интерфейсе и назначит второе мероприятие не то же время, предупреждений не будет (ни “через группу”, ни через “общий календарь”);
- календарь группы отображается в вашем личном (это очень удобно), но нельзя заставить ваши мероприятия в группе синхронизироваться с вашим личным календарем google или на телефоне; это откровенно бесит, но при наших объемах у меня, например, хватает воли дублировать важные вещи “для переговорки” и “для себя”, не забывая приглашать коллег.
А что же чат-бот?
Мы правда думаем – стоит потренироваться и выпустить ли простенького “домового” бота, который будет веселить коллег диалогами типа:
Сотрудник: Есть завтра на 10 переговорка на полчаса?
Домовой: неа, с утра Маша с девочками, потом вебинар и потом 2 собеседования.
Сотрудник: черт. а подвинуть кого-то можно?
Домовой: ну разве что Машу, сейчас спрошу…
Домовой: она даст тебе полчаса, а ты тогда в пятницу ее проводи с утра, она ноутбук потащит.
Сотрудник: “с утра? хм, а это идея”
Если серьезно, то спрос на бронирование пока скромный, и до чат-ботов дело не дойдет. Хотя если Маша попросит...
Полезные ссылки:
• Разработка и доработка проектов на 1С-Битрикс.
• Настройка интеграции с 1С любой сложности.
