Ускоряем процесс генерации договоров в Битрикс24.CRM
Что это дает?
- Сокращает время подготовки договоров.
- Позволяет обратится к руководителю организации партнера или клиента грамотно в полном соответствии с требованиями официальной переписки и русского языка.
- Повышает уровень автоматизации компании.
Реальный пример:
- Открываем рабочий портал Digital агентства.
- Менеджеру нужно подготовить типовой договор, коммерческое предложение, счет, закрывающие бухгалтерские документы или любой другой шаблонный документ для клиента.
- Открываем тестовую сделку, заполняем обязательные поля, в том числе указываем данные «Контакта» и «Компании», проверяем правильность и полноту заполнения данных.
- Если договор готовится для уже зарегистрированного клиента, то просто выбираем его карточку из базы данных.
- Если договор готовится для нового клиента, то выполняем стандартную процедуру внесения данных в карточки «Контакт» и «Компания». О том, как заполняются данные, какие характеристики присущи этим сущностям и чем они отличаются друг от друга мы подробно говорили в предыдущих роликах, которые можно найти в нашем ютуб архиве или в других свободных источниках информации.
ВАЖНО:
- Коротко о главном «Компания» - это юридическое лицо или ИП в карточке которого хранятся все реквизиты компании. «Контакты» - это карточка физического лица или сотрудники компании, с которым мы общаемся в ходе работы. Количество контактов для одной компании может быть неограниченным.
- Практически во всех документах используются регистрационные данные о контакте, организации, идентификационных документах и банковские реквизиты, которые необходимо обязательно заполнить перед началом генерации документов по готовым шаблонам.
- Для быстрого, правильного и безошибочного заполнения данных рекомендуем использовать штатный функционал Битрис24.CRM и наше приложение INN.FIX4.ORG
- Проверяем правильность заполнения и переноса данных в карточку сделки, наличие реквизитов организации, ФИО директора компании.
- Открываем и запускаем модуль генерации документов. Модуль расположен в верхнем левом меню – ленте во вкладке «Документ».
- В нашем примере список шаблонов пуст, мы ранее не работали в этом портале с генератором. Создадим новый шаблон, активируем клавишу добавить. Битрикс24.CRM предлагает большой выбор по умолчанию готовых актуальных решений для целого ряда стран. Для начала этой процедуры активируйте клавишу «шестеренка» настройки и выберите шаблон «Договор подряда (Россия)». Это типовой, действующий шаблон, который можно легко адаптировать конкретно под свою организацию.
- Запустим генерацию созданного шаблона, процедура генерации документа обычно занимает порядка 20 секунд и зависит от качества интернета и нагрузки на Ваш портал.
- Штатное ПО Битркис24.CRM позволяет на выбор генерировать итоговый документ в формате DOC или PDF.
- Прочитаем шапку договора. В ней содержится описание договаривающихся сторон и сведения о руководителях в том формате, который записан в личных карточках в базе данных. К сожалению, он чаще всего не совпадает с правилами официальной переписки и требует от сотрудника внимательности, времени и ручной корректировки документа.
- Естественное желание каждого, кто работает с генератором документов было бы то что бы система сама вносила необходимые правки и прописывала должности и фамилии участников договора в правильном склонении.
Как и где можно внести правки в шаблон?
- Правки можно внести прямо в карточке. Для этого необходимо выбрать режим редактирования шаблона.
- После открытия карточки шаблона нужно скачать шаблон на компьютер.
- Редактирование шаблона возможно с помощью любого штатного текстового процессора, например, Word.
- Для правки шаблона мы будем пользоваться списком полей. При генерации документов содержимое этих полей подставляются в «рыбу» шаблона. Доступ к полям открывается во вкладке «Документ», «Добавить новый шаблон», «шестеренка» -настройка и мы получаем доступ к списку полей.
- Как искать и работать с полями в общем списке мы пропускаем в рамках нашего ролика, так как это было подробно описано ранее в наших роликах, которые хранятся в архиве на нашем ютуб канале.
В рассматриваемом примере мы идет по типовой схеме, выбираем:
- Источник-Сделка.
- Сделка-Компания.
- Реквизиты клиента + INN.
- Активируем включение значения поля «Должность родительский падеж», копируем и вставляем в нужное по содержанию место в шаблоне документа.
- Аналогично выше описанному меняем и значение поля – обращение к генеральному директору.
- Старые значения полей удаляем и сохраняем внесенные правки.
- Вернемся в настройки шаблонов, раздел редактирования и загружаем новую обновленную версию на портал.
- Процедура корректировки и правки завершена.
- Повторно запускаем генерацию обновленного договора и контролируем правильность написания обновленных реквизитов.
Результат:
- Внесенные правки правильно отображают должность и обращение к генеральному директору клиента.
- Процедура подготовки типового договора сократилась еще на одну «операцию».
- Результаты работы приложения, обработку полей можно использовать не только для генерации типовых документов, но и для написания писем, отправки SMS сообщений по шаблонам.
Что нужно для реализации такого решения?
- Установить бесплатное приложение INN.FIX4.ORG для автоматического заполнения реквизитов.
- Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
- Установить приложение может администратор портала.
- Наберите в поисковой строке «реквизиты» или «INN.FIX4.ORG» и установите приложение. Доступ к приложению появится в левом главном меню столбике портала.
- В меню приложения найдите и активируйте опцию –«склонять должность руководителя в род. падеже».
- Для удобства контроля значения дополнительных полей, которые используются в генераторе документов и создаются с помощью нашего приложения рекомендуем их выводить для чтения в каточке сделки или лида в техническом разделе, как демонстрируется в нашем примере.
Какие есть особенности?
В нашем приложении мы используем реестр типовых названий должностей руководителей. Если вдруг, Вы используете уникальное обращение, например, Ваше святейшество, а его нет в нашем списке, то напишите нам и мы внесем необходимые правки.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
