Когда бизнес хочет автоматизировать свой бизнес-процесс по участию в тендерах, хоть речь и идёт о продажах, но для решения этой задачи в CRM нужно настраивать отдельную воронку, которую нельзя совмещать с воронкой прямых продаж, потому что разные процессы.
В воронке тендеров надо настраивать свои стадии сделок, отличные от стадий сделок в воронке прямых продаж. Для этой воронки нужна своя карточка сделки со своими свойствами, которые не нужны в сделках по прямым продажам. И, конечно же, нужна своя автоматика. Разберём всё по порядку.
1. Аудит процесса участия в тендерах
Перед тем, как настраивать CRM под участие в тендерных процедурах (государственные, коммерческие закупки), необходимо проинспектировать и описать рабочий процесс участия в закупках, как он организован в данной конкретной компании. От этого будет напрямую зависеть, как менеджеры тендерного отдела будут в последствии работать в CRM.
Например, если компания занимается поставками оборудования по коммерческим котировкам, конкурсам и аукционам, то тендерный отдел с большой вероятностью участвует в такой процедуре, как переторжка. Да и запросы разъяснений не исключены. Для подобных процедур нужно предусмотреть соответствующие стадии сделок или алгоритмы автоматизации. Но они вообще не нужны тем, кто работает только по государственным закупкам.
2. Настройка стадий сделок тендерной воронки
На основании проведённого аудита рабочего процесса воронки тендеров проектируются стадии сделок этой воронки. Пример стадий:
- Новый лот
- Передан на оценку
- Одобрен к участию
- Документы размещены на площадке
- Выиграли торги
- Контракт подписан
Разным компаниям могут требоваться разные стадии сделок для тендерной воронки, в зависимости от конкретики рабочего процесса.
3. Добавление свойств сделки и автоматизация
Главная задача тендерной воронки — обеспечивать соблюдение сотрудниками утверждённого бизнес-процесса участия в тендерах, чтобы компания в конечном итоге эти тендеры выигрывала. А это значит, что благодаря настроенной в следующем шаге автоматике, CRM должна будет:
- отправлять уведомления и напоминания сотрудникам
- ставить задачи в нужный момент на нужных исполнителей
- автоматически перемещать сделки из одной стадии в другую, вперёд или назад по воронке, в зависимости от заданных условий
Для всего перечисленного в карточке сделки нужно предусмотреть ряд свойств для хранения важной информации по конкретной закупке, а также для фиксации дат и времени, когда что в действительности со сделкой происходило.
Конкретный набор свойств, также как и набор стадий, зависят от конкретики реального бизнес-процесса. Добавленные свойства сделки могут быть, например, такие:
- Ссылка на закупку
- Начальная максимальная цена контракта
- Цена подачи документов
- Итоговая цена контракта
- Тип закупки
- Крайняя дата подачи заявки
- Дата начала сбора заявок
- Дата проведения аукциона
- Дата подведения итогов
- Потребность (номенклатурные группы)
- Регион поставки
- Дата фактической подачи документации на участие
4. Создание отчётов
Для формирования отчётов либо проводится отдельный аудит, либо собираются данные на первом аудите перед внедрением CRM. На основании сделок в тендерной воронке возможно строить отчёты за выбранный период в разрезе номенклатурных групп, ценовых показателей, менеджеров, географических и любых других признаков, лишь бы нужные для отчётов свойства заранее были предусмотрены в сделках.
Автоматизируйте вашу работу в CRM, используя разные воронки продаж, если бизнес-процессы разных способов продаж отличаются друг от друга.
И наоборот: если процессы разных способов продаж отличаются друг от друга незначительно, то не стоит создавать новые воронки сделок, напротив, есть смысл объединять их.
