Интересуетесь бизнес-анализом в ИТ? Приглашаю Вас ознакомиться с моей книгой "Профессия "бизнес-аналитик". Краткое пособие для начинающих", которая вышла в издательстве "Олимп-Бизнес".
В одном из предыдущих постов мы поговорили о том, что представляет из себя системный подход к управлению идеями и зачем вообще этим заниматься. Сегодняшний пост посвящён тому, как идеи генерировать. За основу возьмём рекомендации из книги Стива Роулинга "Я хочу больше идей.
Сессии по генерации идей
Сессии по генерации идей зарекомендовали себя как эффективный инструмент для поиска вариантов решения проблем и путей развития компании. Сессии представляют собой коллективное мероприятие, в котором участвует группа специалистов из разных подразделений. В ходе работы участники сессии применяют различные техники, позволяющие преодолеть стереотипное мышление и посмотреть на вопрос по разными углами. Длительность мероприятия может варьироваться от 1-2 часов до 1 рабочего дня.
Согласно Стиву Роулингу работа над идеями делится на две стадии.
- Стадия дивергентного и латерального мышления. Эта стадия нацелена на генерацию максимального количества идей без их критической оценки. Иными словами, вы не задумываетесь над тем, даёт та или иная идея верный ответ на вопрос или нет. На стадии дивергентного и латерального мышления специалисты предлагают множество вариантов решения проблемы, подчас необычные и даже абсурдные. По сути, на данной стадии добывается интеллектуальная руда, из которой участникам предстоит выделить золотые крупицы полезной информации. Девиз данной стадии "Постоянно задавать вопрос "Да, что ещё?";
- Стадия конвергентного мышления. На данной стадии группа должна принять решение о том, какие идеи брать в дальнейшую проработку, а от каких отказаться. Если на первой стадии вы намеренно расширяете границы допустимых вариантов, то на второй ровно наоборот. Вы пропускаете все имеющиеся варианты через сито критического мышления, чтобы отобрать лучшие. Для проверки идей и гипотез могут применяться аналитические инструменты, проводиться эксперименты и исследования, создаваться прототипы.
Структура сессии по генерации идей
Примечание: длительность этапов приведена для сессии длительностью 1 час и группы участников не более 5-7 человек. Если вы проводите масштабную сессию по генерации идей на целый день и с несколькими группами, естественно, длительность этапов увеличивается.
Этап 1. Знакомство. Длительность: 5-10 минут. Крайне важно, чтобы группа участников сессии по генерации идей была максимально разношёрстной: мужчины и женщины, опытные специалисты и вчерашние студенты, гуманитарии и технари и т.д. Это позволит группе посмотреть на проблему под разными углами и учесть детали, которые были бы упущены при других обстоятельствах. Первое время участники группы будут вести себя скованно, стесняться высказывать своё мнение и бояться сказать глупость. Поэтому желательно иметь энергичного и коммуникабельного модератора сессии, который поможет "растопить лёд" между участниками. Простейшее упражнение для этого: предложить каждому участнику представиться и рассказать один необычный факт о себе. Вы посмотрите на товарищей по команде другими глазами. Внезапно выяснится, что сидящий в углу скромный парень пишет электронную музыку, а солидная дама из бухгалтерии - мастер спорта по лыжным гонкам.
Этап 2. Постановка проблемы. Длительность: 10 минут. Если вы - организатор сессии по генерации идей, не пожалейте времени на предварительную подготовку данного этапа. Очень важно, чтобы проблема, которую должна решить группа, была чётко, однозначно сформулирована. При формулировке проблемы избегайте абстракций, двусмысленности и противоречий. По итогам 2 этапа у каждого участника команды должно появиться понимание того, в чём, собственно, проблема и какой цели вы стремитесь достичь.
Этап 3. Применение инструментов дивергентного и латерального мышления. Длительность: 30 минут. Наиболее творческий и весёлый этап сессии. Один из признаков того, что всё идёт хорошо - оживлённая дискуссия и смех. Инструментов дивергентного и латерального мышления множество - вы можете подробнее ознакомиться с ними в книги Стива Роулинга "Я хочу больше идей" и выбрать наиболее подходящие. Повторимся, что главная цель данного этапа - придумать как можно больше вариантов решения проблемы, от очевидных до абсурдных.
Этап 4. Обсуждение и подведение итогов. Длительность: 10 минут. После того, как сформулированы идеи и концепции, настало время для их обсуждения и выбора наиболее перспективных. Важно помнить, что речь идёт всего лишь об идеях - мыслях о том, в каком направлении двигаться дальше. Ни одна из высказанных на сессии идей не будет совершенна - идеи надо выращивать, совершенствовать, доводить до ума. Задача группы на данном этапе - выбрать те "семена" или рациональные зёрна, которые в дальнейшем будут посажены в "теплицу" для дальнейшей работы. На данном этапе приветствуется конструктивная критика, а также взгляд на идеи сквозь призму жизненного и профессионального опыта.
Этап 5. Дальнейшие действия. Длительность: 5 минут. Крайне важно, чтобы у участников команды сложилось впечатление о пользе проведённой работы. Согласитесь, приятно осознавать, что ты не зря потратил час или рабочий день, а результаты обсуждения не будут сложены в стол. Поэтому на финальной пятой стадии модератор призывает коллег к принятию конкретных решений о дальнейших действиях: со сроками и ответственными исполнителями. Например, это может быть решение об отправке запроса в бизнес-подразделение с просьбой рассмотреть предложенные варианты и представить по ним обратную связь. Если в организации работает система типа "Банк идей", то решение может состоять в публикации коллективного предложения о совершенствовании процесса или продукта. Также на данном этапе группа может договориться о повторной встрече для дальнейшей проработки своих идей.
Несколько советов для организаторов сессий по генерации идей
Совет 1. Нет смартфонам!
Смартфоны - главный отвлекающий фактор на сессиях по генерации идей. Исследования психологов показывают, что переключение между задачами значительно нагружает человеческий мозг. При этом на простые задачи у мозга уходит не меньше ресурсов, чем на сложные. Поэтому если вы отвлеклись на сообщение в мессенджере, вам требуется в среднем 20 минут, чтобы полноценно вернуться к обсуждению. Конечно, переключение между задачами негативно сказывается и на творческом мышлении.
Психолог Дэниел Левитин выделяет два режима мышления. Первый называется "сеть целевой активности" и помогает нам сосредоточиться на выполнении конкретной задачи: написание письма, телефонный звонок и т.д. Второй режим - "сеть пассивной работы мозга", он же "режим мечтателя". В этом режиме вы расслабляетесь и позволяете мозгу самостоятельно генерировать поток мыслей без ограничений. Именно в подобном режиме появляются оригинальные идеи и случаются озарения.
Вспомните, приходила ли вам хотя бы раз остроумная мысль, когда вы принимали душ? Если да - это заслуга режима мечтателя. Вы перестали загонять себя в рамки и мозг сам выдал вам решение. Задача сессии по генерации идей - перевести мышление её участников в подобный режим. А любое внешнее раздражение - сообщение, уведомление, звонок - вернёт мозг в режим целевой активности. Поэтому на использование смартфонов на сессии по генерации идей лучше наложить запрет.
Совет 2. Привлекайте профессиональных любителей
Интернет создал новую категорию специалистов - профессиональных любителей. Доступность информации привела к тому, что отдельные потребители становится страстными любителями определённых продуктов и технологий и начинают разбираться в них не хуже профессионалов. Они серьёзно относятся к своему увлечению и постоянно общаются с себе подобными. Привлекайте профессиональных любителей к участию в сессиях по генерации идей. Это могут быть как ваши Клиенты, активно предлагающие улучшения, так и сотрудники компании, демонстрирующие на совещаниях неожиданно глубокое понимание вопроса. Если вы видите, что какой-то человек страстно увлечён определённой темой - пригласите его на соответствующую сессию, не пожалеете.
Совет 3. Задавайте подогревающие вопросы
Роль модератора на сессии по генерации идей - не дать погаснуть творческому процессу в группе раньше времени. Поэтому важно периодически вбрасывать в "костёр" обсуждения наводящие вопросы.
Например:
"Какие идеи можно развивать? Практическую сторону обсудим позже";
"Что удивит наших Клиентов?"
"Помните, нас просили придумать что-то абсолютно новое?"
"Какие идеи могут тестировать сейчас наши самые изобретательные конкуренты?" и т.д.
Совет 4. Сформулируйте твит-цель
Выше мы говорили о том, как важно, чтобы участники сессии чётко понимали, какую проблему они стремятся решить. Поэтому будет полезно заранее сформулировать так называемую "твит-цель" проекта. Изначально в социальной сети Twitter размер сообщений ограничивался 140 знаками. И это был хороший стимул вложить максимум смысла в минимум слов. Попробуйте сформулировать цель сессии или нового проекта в формате твит-цели. Ответьте себе кратко и чётко: чего вы хотите достичь? Твит-цель можно большими буквами написать на доске, чтобы участники обсуждения время от времени могли обращаться к ней.
Совет 5. Ищите плюсы и пресекайте неконструктивную критику
Ничто не гасит творческий процесс, как критическое безапеляционное замечание. "Это бред", "Мы так уже делали", "Это не сработает". Подобные фразы под запретом на сессиях по генерации идей. Задача модератора - не допустить появления критики на этапе генерации предложений и неконструктивной критики в целом. Ориентируйте группу на поиск преимуществ каждого высказанного варианта. Призывайте к реакции на идеи в формате "Мне нравится это потому, что..." и "Если мы реализуем это, то получим...". Замечания же можно высказывать в формате "Как мы могли бы справиться с таким-то ограничением?". Возможно у кого-то уже есть мысли на этот счёт.
Заключение
Сессии по генерации идей - мощный инструмент для поиска путей развития в любой организации. Применяемые на сессии практики позволяют создать творческую атмосферу и максимально использовать жизненный и профессиональный опыт сотрудников компании. Если в своей организации вы отвечаете за оптимизацию процессов или создание новых продуктов и услуг, сессии по генерации идей помогут вам в работе.
Я намеренно не перечислял в статье техники, предложенные Стивом Роулингом в книге "Я хочу больше идей" - всего их более 100. Отмечу, что книга носит прикладной характер - в ней мало "воды" и много практических примеров. Поэтому если вам интересна тема управления идеями и инновационного развития - рекомендую книгу к прочтению.