Юридические аспекты внедрения ЭДО: как правильно оформить переход на электронный документооборот

Внедрение электронного документооборота — поэтапный процесс. На каждом уровне нужно решать как технические, так и правовые вопросы. В этой статье расскажем о юридических процедурах перехода на ЭДО и документах, которые нужно будет подготовить для соблюдения формальностей.

Первый этап оформления перехода — аналитическая часть организационных и кадровых вопросов.

На этом этапе нужно определить:

• какие процессы и документы затронет ЭДО, как они будут осуществляться;
• какие сотрудники будут задействованы в ЭДО — кто получит право создавать электронные документы, утверждать и подписывать их электронной подписью;
• кто будет персонально отвечать за конкретные процессы;
• как будет осуществляться контроль и управление ЭДО.

В дальнейшем конкретные решения юридически оформляются изданием приказов. При необходимости вносятся изменения в кадровую документацию.

Примерный набор локальных нормативных актов:

1. Приказ о переходе на электронный документооборот. В нём отражается, во-первых, само решение. Кроме того, устанавливаются этапы и сроки перехода на ЭДО, задействованные подразделения и сотрудники, а также ответственные лица.
2. Приказы и документы, касающиеся кадровых изменений в связи с переходом на ЭДО.
3. Специальные локальные акты, которые будут регулировать внутренний документооборот, процессы согласования документов, их движения между подразделениями и сотрудниками, подписания, контроля исполнения и т.д.
4. Инструкции (правила, регламенты, порядки и т.п.), касающиеся отдельных подразделений компании, в которых вводится ЭДО, — создание новых или внесение изменений в старые акты.

Оформление сертификата ЭП и заключение договора с оператором ЭДО

Для получения электронной подписи оптимальным вариантом будет обращение в удостоверяющий центр, который одновременно является оператором ЭДО. В этом случае можно сразу решить все вопросы — оформить ЭП, организовать ЭДО с контрагентами и сдачу отчётности в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат в электронном виде.

Но возможен и иной подход — сначала обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, оформить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и приобрести средство криптографической защиты информации (СКЗИ), а впоследствии заключить договор с оператором ЭДО для организации документооборота и сдачи отчётности.

Разработка и утверждение регламента ЭДО

Регламент описывает все процессы электронного документооборота, причём не только с юридической точки зрения, но и с технической. Документ разрабатывается индивидуально, исходя из специфики компании, её реальных бизнес-процессов и всех особенностей ЭДО.

Регламент может быть общим (единым), для отдельных подразделений, дочерних компаний, филиалов и представительств, для внутреннего и внешнего ЭДО или для отдельных направлений работы.

Нормативных требований к регламенту нет. Компании сами определяют его структуру и содержание. Но при составлении необходимо следовать требованиям российского законодательства. Кроме того, нужно учитывать нормативное регулирование отдельных направлений ЭДО, особенно в отношении бухгалтерского учёта и отчётности (приказы Минфина, ФНС, постановления Правительства).

Регламент разрабатывают юристы при участии технических специалистов, задействованных в ЭДО.

Примерные разделы регламента:

1. Вводная часть — предмет регулирования, нормативная база, термины и определения.
2. Юридическая часть — порядок организации ЭДО, его участники, их права и обязанности, управление, контроль, ответственность.
3. Техническая часть — описание бизнес-процессов, используемые программно-технические средства, инструкции по работе, совершению определенных действий и т.п.
4. Вопросы информационной безопасности — порядок её обеспечения, средства и процессы.

Согласование ЭДО с контрагентами

С новыми контрагентами вопрос электронного документооборота согласовывается при заключении сделки. Порядок определяется условиями договора.

По действующим договорам процесс согласования ЭДО следующий:

1. Контрагенту направляется письменное предложение о переходе на ЭДО.
2. Если контрагент согласен, заключается дополнительное соглашение к договору, где прописываются условия ЭДО.
3. Если контрагент не согласен, сохраняется прежний режим взаимодействия до истечения срока договора или до его досрочного расторжения.

Подключение к электронному документообороту с государственными органами

При переходе на ЭДО с государственными органами возможны различные сценарии в зависимости от направления электронного взаимодействия и его нормативного регулирования:

1. Регистрация на сайте ведомства и создание личного кабинета — электронные обращения, в том числе подача электронных заявлений.
2. Использование специальных программно-технических средств или сервисов конкретного ведомства — электронные обращения, предоставление электронной отчётности.
3. Работа через оператора ЭДО — универсальный вариант, который покрывает все потребности, в том числе в части сдачи отчётности в контролирующие органы.
4. Регистрация в государственных информационных системах и сервисах для профильной работы. Например, для работы в системе маркировки используется Честный ЗНАК, для оформления ветеринарных документов — «Меркурий», для участия в госзакупках нужна регистрация в ЕСИА и авторизация на электронных торговых площадках.
5. Регистрация в ЕСИА (портал Госуслуги) — для обращений за госуслугами, а также для авторизации в различных системах и сервисах с помощью учётной записи ЕСИА.

Наличие электронной подписи позволяет напрямую взаимодействовать с федеральными и региональными органами власти в онлайн-режиме. Использование специальных программных средств или функционала сайта определённого ведомства даёт возможность создавать электронные документы, тут же их подписывать и отправлять. Для работы в собственной корпоративной системе необходимо обратиться к услугам оператора ЭДО.