Байер — одна из центральных фигур модного бизнеса. Он не только отбирает коллекцию, но и планирует закупку, контролирует поставки и обеспечивает продвижение товара в магазине. Байер сильнее всего влияет на конечный результат в виде продаж. Однако российские предприниматели часто больше внимания уделяют рекламным кампаниям и оформлению витрин, и это неправильные акценты. Поработайте с оптовыми закупками модной одежды тщательнее. Сделайте себе и покупателям приятно.
Если нет времени читать. Уделите больше времени fashion-баингу и его грамотной организации. Две формулы — для расчета ассортиментных соотношений и расчета ключевых показателей эффективности. Семь вопросов, чтобы подготовиться к переговорам с поставщиком. И все, что должно входить в брифкейс байера. Статью можно дробить на памятки, а их сохранять в закладки, чтобы перечитывать перед каждой закупкой, потому что, пока 3D-принтеры не изменили систему ритейла, эти правила будут актуальны.
Подготовка к заказу
«Профессионализм байера состоит в способности уложиться в запланированный бюджет и сформировать заказ, актуальный для целевых покупателей в новом сезоне, — говорит генеральный директор «АРТ» Юлия Вешнякова. — Для выезда на закупку ему следует подготовить информацию, которая станет ориентиром и основой для отбора выверенной коллекции».
Плановая работа и подготовка к закупочной сессии подразумевает сбор брифкейса. Брифкейс — это личный портфель байера, включающий в себя необходимые для работы в шоу-румах данные:
1) прогноз по планируемым и реальным продажам в текущем сезоне;
2) бюджет закупки;
3) распределение бюджета по группам товаров на основе истории продаж;
4) сравнение объемов поставок и продаж в прошлом сезоне;
5) проект графика поставок для будущего сезона;
6) размеры одежды (размерная сетка) постоянных клиентов;
7) расчет размерного ряда для основных товарных групп;
8) планируемое соотношение таких составляющих коллекции, как trend, fashion и база, «верхи» и «низы»;
9) список факторов, облегчающих или затрудняющих продажи.
Следующим этапом подготовки к заказу будет составление списка вопросов, которые должны быть вынесены на переговоры с поставщиком: цена и оплата, сроки поставок, проблемы, возникшие в текущем сезоне.
Семь вопросов поставщику:
1) Средняя цена одной единицы для всей коллекции и для каждой товарной группы;
2) минимальный объем закупок;
3) скидки и бонусы, которые зависят от объема заказа и продолжительности совместной работы (заинтересованные в постоянных клиентах производители снижают цены для тех компаний, с которыми работают больше двух сезонов);
4) предоплата, которая, как правило, составляет 15–20% стоимости заказа и учитывается в последней поставке товара, и депозит, или сумма на счету, играющая роль страховки в случае невыполнения заказчиком своих обязательств;
5) сроки поставок, начиная с первой и заканчивая последней;
6) претензии и пожелания, связанные с качеством вещей, недопоставками, изменениями моделей, например, в цвете и др. (эти проблемы решаются и в текущем порядке, и при выезде на заказ);
7) пожелания, которые отражают предпочтения покупателей и учитывают факторы, способствующие продажам или затрудняющие их (они могут касаться состава тканей, введения дополнительных молний, уменьшения вырезов и т. д.).
Чем более детально вы пропишете (письменная фиксация — это обязательно) вопросы поставщику, тем меньше проблем вам придется решать с ним в течение всего сезона. Одна неделя подготовки сэкономит вам месяцы переписки, избавит от перезаключения контрактов и выяснения отношений. Настоятельно рекомендуем подготовку к закупочной сессии с нашими консультантами — это не такая визуально видная и красивая часть работы, мы сидим за компьютерами и запрашиваем список артикулов, считаем и заполняем строчки в таблицах, много строчек, очень много строчек в длинных таблицах. Но мы делаем это в спокойной обстановке в офисе, у нас есть возможность три раза перепроверить показатели и их сходимость, запросить нужную информацию из магазинов, дождаться ее и подготовить грамотный заказ. Поверьте, удовольствие от вида сбалансированного заказа по силе примерно такое же, какое испытывает гурман при виде лягушачьих лапок, новозеландских устриц или просто хорошего бифштекса с фуа-гра, трюфелем и спаржей темпура. Хотите, чтобы мы рассчитали вам сезонную закупку и перевели все в таблицы — пишите на info@art-rb.ru.
Как спланировать ассортиментные соотношения в заказе?
Составляющие коллекции:
10–20% — trend — остромодные модели, которые необходимы для формирования имиджа магазина и используются для оформления манекенов и презентационных столов;
40–50% — fashion — модная часть коллекции, соответствующая вкусам целевых покупателей;
30–40% — база — модели, пользующиеся устойчивым спросом.
Соотношение «верх» — «низ» в количественном эквиваленте:
60% — «верхи»;
40% — «низы».
Во время заказа
Вооружившись брифкейсом и трендбуком, байер приезжает на заказы.
О том, что происходит на стенде у поставщика, мы писали часто. Кликайте, изучайте, проверяйте, что подходит вам.
Как оценить квалификацию байера
Как учитывать национальные особенности в переговорах
Как вести переговоры с поставщиками
Управление заказом в течение сезона
«Закупка коллекции является лишь частью работы байера, — говорит Юлия Вешнякова. — После закупки в зону его ответственности попадает отслеживание движения товара — от поставок до продаж. Для выполнения плана и достижения целевых показателей важна координация действий байера, логиста, менеджера магазина и руководства компании».
Функционал байера
1. Вместе с отделом логистики отслеживает все поставки в сезоне.
2. Передает управляющему магазином план продаж на сезон, все данные о новых коллекциях, тенденциях и мерчандайзинге, проводит обучение персонала.
3. Контролирует подготовку магазина к приему новой продукции и последующую отчетность управляющего о получении товара, его качестве и количестве.
4. Изучает полученную от управляющего магазина информацию о пожеланиях клиентов, статистику продаж, фото мерчандайзинга, все, что помогает или затрудняет закупку.
5. Отчитывается перед руководством компании о достижении целей и выполнении задач.
Работа байера не заканчивается доставкой коллекции в магазин. Нужно проверить, как новый товар выглядит на манекенах и на презентационных столах. Для повышения продаж важно регулярно анализировать отчеты по мерчандайзингу.
Контроль продаж особенно важен для сетей с разноформатными магазинами.
Байер владеет самой полной информацией о модных трендах, поэтому никто, кроме него, не сумеет лучше обучить менеджеров и продавцов, рассказав о трендах, стилях и комплектности. В идеале байер проводит два модуля обучения. Сначала рассказывает о брендах, которые закупил, и трендах, которыми руководствовался. А потом, при подтверждении заказа, проводит тренинг по коллекции и делает упор на новинки кроя, тканей, технологий, принтов, используя образцы материалов, спецификацию заказа, каталоги фирм производителей, фотографии всех моделей или ядра закупки.
Возможные проблемы в сезоне
После грамотно сделанного заказа байер испытывает глубокое удовлетворение, но ему не стоит забывать о том, что дальше кое-что может пойти не так.
- У магазина нет плана поставок и персонал не готов к приему коллекции — например, многие из сотрудников в отпуске. Тогда один грустный продавец либо принимает товар, либо работает в торговом зале.
- Товар пришел, менеджер его вовремя принял на склад, но не отправил вовремя в магазин (или совсем не отправил). Товар «протух».
- Менеджер принял товар, вовремя отправил его в магазин, но не отчитался о продажах, ходовых и проблемных позициях. Байер в растерянности делает магические пассы руками в воздухе перед следующей закупкой, потому что у него нет данных, на основе которых ее нужно планировать.
- Менеджер принял товар, отправил в магазин, но не дождался мастер-класса байера по новой коллекции: что с чем следует носить. В итоге продавцы работали кто во что горазд, что привело к продажам отдельных вещей и разрушило коллекцию.
Семь критериев эффективности байера
Результативность байера зависит от нескольких показателей и должна оцениваться комплексно:
1) соблюдение бюджета закупки;
2) выполнение графика поставок;
3) реальные продажи до сейла;
4) продажи в период сейла;
5) коэффициент оборачиваемости для всей закупки;
6) валовая прибыль;
7) система оценки поставщиков.
На основе данных по различным направлениям рассчитываются ключевые показатели эффективности (KPI).
KPI = W1 × Фактический показатель1/планируемый показатель1 + W2 × Фактический показатель2/планируемый показатель2 + ...
где W1, W2 …. — веса каждого показателя, %, причем W1 + W2 + … = 100%.
«Ценность KPI — в том, что с его помощью можно проанализировать деятельность байера в целом, определив его сильные и слабые стороны. KPI показывает, в какой степени выполнены поставленные задачи, — поясняет Юлия Вешнякова. — Так, о хорошей работе байера свидетельствует KPI выше 90%. Об отличной — 100–115%, а при перевыполнении задач коэффициент превышает 115%. Естественно, вам нужно связать KPI с размером премии байера».
Для мотивации байера можно использовать различные виды поощрений. Например, премия за результаты работы в сезоне или разовое вознаграждение за действия, которые не предусматривались должностными инструкциями. При росте прибыли компании премия может быть начислена для отдела закупок в целом. Для перспективных закупщиков по итогам их деятельности за определенный период часто предусматриваются нематериальные поощрения — такие, например, как стажировка за границей или поездка на новую выставку.
