Представьте игру, сверху экрана из разных мест падают предметы разного размера и цвета, а игрок внизу должен их рассортировать по корзинам. Ему потом эти предметы использовать, поэтому, чем лучше рассортирует, тем легче их найти в корзинах. Если предмет упал на пол, то он исчезает, но периодически появляется, мигает и очень раздражает.
В такую игру мы играем каждый день на протяжении всей жизни – эта игра называется «Обработка входящих сообщений». На нас валятся сообщения, а мы их сортируем и выигрываем или не сортируем и проигрываем. Чтобы победить, нужен простой алгоритм. Но сначала выясним, что такое входящие сообщения.
1. Что такое «входящие»?
Входящие сообщения это всё что посылает нам жизнь: звуки, картинки, текст, запахи и тому подобное. Большую часть этих сигналов мы игнорируем, но оставшиеся сохраняем и действуем на их основе.
Разговор с супругой - это входящее сообщение, если разговор ни о чём, мы его игнорируем, если просьба – запоминаем и выполняем.
Идея, возникшая в нашей голове – это тоже входящее сообщение, которое мы игнорируем или пытаемся запомнить или записываем.
Сильный ветер на улице – это тоже входящее сообщение, которое мы игнорируем и идём по делам, или теплее одеваемся, или остаёмся дома.
От того как эффективно мы обрабатываем «входящие» зависит наше время и скорость достижения целей.
2. Как обрабатывать входящие?
В принципе как угодно, главная цель не потерять важное: задачи, полезную информацию, интересные идеи.
Мне знакомы два простых алгоритма обработки «входящих»:
1. Метод GTD Дэвида Аллена
2. Алгоритм e-mail – проворности Карсон Тейт
2.1. Алгоритм e-mail-проворности
Карсон Тейт предлагает сначала прочитать сообщение, потом решить важное оно или нет и только потом действовать: сохранить, выполнить, делегировать, поставить задачу.
Разберём на примере. Пришло сообщение от руководителя с задачей (сообщение может прийти по почте, в мессенджер, по телефону или лично на совещании). Сообщение важное. Действие требуется. Делегировать не могу. Сейчас выполнить не могу, поэтому ставлю себе задачу на завтра.
2.2. GTD
GTD(getting things done – доведение дел до конца) – целая система личной эффективности, но мы возьмём от неё только алгоритм обработки входящих.
Алгоритм выглядит немного сложнее, но суть та же, просто он более подробный.
Разберём на том же примере. Задание от руководителя. Требует действий? Да. Займёт меньше двух минут? Нет. Это нужно сделать мне? Да. Больше одного действия? Да, но все действия между собой связаны, поэтому считаю, что это задача, а не проект. Сделать в определённый день? Да. Записываю в календарь.
4. Ошибки и советы
4.1. Часто проекты попадают в задачи.
В примере я осознанно поставил проект в календарь. Но обычно, когда проект попадает в список задач или в календарь, то зависает там надолго. Почему так происходит я писал раньше.
В алгоритме GTD я бы заменил вопрос «Больше одного действия» на что-то типа «Можно выполнить за один подход». Написание этой статьи по факту проект, потому что состоит из десяти задач. Но я пишу её за один день, за один подход. Поэтому когда родилась идея - поставил её в календарь, а не в проекты. Но такие решения нужно принимать осознанно.
4.2. Много мест хранения входящих
Это, пожалуй, самая большая проблема. Мы сохраняем входящие сообщения везде: во вкладках, в ежедневнике, на стикерах, в почте и так далее. В идеале место должно быть одно. У меня три. )))
4.3. Хранение всех входящих в голове
Головой нужно думать, а не помнить.
4.4. Сохранить и забыть
В календарь, в список задач, список проектов, в список когда-нибудь нужно периодически заглядывать.
***
Как я организую задачи можете почитать здесь
