С развитием технологий у организаций появилась возможность не печатать документы, а отправлять их в электронном виде и подписывать электронно-цифровой подписью. Давайте рассмотрим этот вариант обмена документами между организациями.
Вам не нужно теперь печатать документы и одним из способов, передавать контрагенту. В данном случае документы в электронном виде будут подписаны ЭЦП и переданы клиенту по ТКС. Они будут юридически значимыми документами. Хорошая экономия - это факт.
Но почему же тогда все организации резко не перешли на ЭДО?
Всё дело в сложности настройки. Для того чтобы произвести электронный обмен документами надо пройти сложный процесс настройки ЭЦП на вашем компьютере, потом договорится об ЭДО с вашим контрагентом и произвести синхронизацию с ним. И тут сложность в том, что в РФ есть какое-то количество поставщиков этой услуги и если у Вас есть договоренность об этой услуги с одним поставщиком ЭДО, а у Вашего контрагента с другим, то это может быть очень сложно.
В теории это не должно быть проблемой, но на практике сложности бывают очень часто. Но когда вы их преодолеете, то сможете наслаждаться этим сервисом. По этой причине ЭДО подключают тогда, когда с одним же и тем контрагентом постоянно идет документооборот. А если это разовый клиент, то смысла в ЭДО мало.
Вообще, процесс настройки не очень сложный, технически грамотные люди с ним справляются, тем более, что сейчас хорошо отлажена работа службы поддержки ЭДО у всех фирм-поставщиков этой услуги.
Однако, я встречался с вариантами, когда мелкие фирмы, пытаясь сами настроить ЭДО в конечном счете отказывались от него и возвращались к бумажным документам.
Полноценно перейти на ЭДО - это технически сложная задача!!!
И напоследок, хочу обратить внимание на принцип работы ЭДО у разных поставщиков. Дело в том, что для того чтобы этим сервисом воспользоваться у большинства из них, нужно:
- создать документ в 1С;
- выгрузить в XML;
- загрузить в личный кабинет ЭДО;
- отправить.
Я рекомендую использовать ЭДО от фирмы 1С, в этом случае вы создаете документ в 1С и прямо оттуда отправляете. Такой принцип очень сильно экономит время.
Лучше сразу начинать использовать ЭДО через 1С, потому что, если Вы, сначала подключите ЭДО у другого оператора, то потом на 1С Вы уже не перейдете. Ведь нужно будет проходить процесс подключения к ЭДО всех контрагентов ещё раз, а на это вы не пойдете из-за его сложности.
И придется Вам до конца работы фирмы бесконечно выгружать документы из 1С и тратить на это много рабочего времени.
Тот же принцип работает и с отправкой отчетности, статья об этом у меня здесь.
Друзья, подписывайтесь на мой канал, здесь будет еще много важной информации!
Коллеги, мне интересно Ваше мнение в этом вопросе, может у кого-то есть другая информация или кто со мной не согласен, пишите комментарии, обсудим.
