Вправе ли компания хранить документы в электронном виде
Все большее число компаний переводит документооборот в цифровой формат. Способствует этому не только требования рынка, но и желание контролирующих органов получать отчеты в электронном виде.
Хранение электронных документов — актуальная задача, которая стоит перед организациями при введении цифрового документооборота. Сбой в системе может привести к тому, что годами накопленная информация будет утеряна. Вот почему так важно организовать такую систему хранения, которая поможет на протяжении длительного времени обеспечивать полную сохранность данных.
Вправе ли компания хранить документы в электронном виде? Ответ на этот вопрос однозначный. Да, если в организации внедрен электронный документооборот (ЭДО). Хранение регулируют те же нормативно-правовые акты, которые применяются для документации на бумажных носителях:
- законом № 125-ФЗ «Об архивном деле;
- законом № 402-Ф3 «О бухгалтерском учете».
Сроки хранения электронных документов
1 октября 2017 года изменили формы, порядок заполнения счетов-фактур, книг продаж, покупок, а также правила учета указанных документов. Основное изменение касается порядка хранения бухгалтерской документации. Хранить её предстоит в хронологическом порядке за соответствующий налоговый период. Электронные счета-фактуры должны храниться совместно с квалифицированным сертификатом ключа-подписи, подтверждением оператора ЭДО и покупателя об их получении.
Срок хранения таких электронных документов не установлен действующим законодательством. А вот журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж нужно сохранять 4 года после внесения в них последней записи. Общий срок хранения бумаг, которые требуются для уплаты и исчисления налогов составляет 4 года.
Годовую финансовую отчетность в цифровом формате хранят 10 лет, квартальную — 5, реестры сведений о доходах физлиц — 75, передаточные акты, пояснительные записки — постоянно, документы учетной политики — 5 лет.
Как организовать хранение документов в электронной форме
Хранить документы в электронной форме нужно с учетом установленных правил. В первую очередь необходимо обеспечить:
1. Читабельность – данные могут иметь разные форматы, их можно сжимать и конвертировать.
2. Наличие маркировки и других обозначений, помогающих найти нужный документ в соответствии с определенными признаками. Для обеспечения быстрого предоставления отчетности в госорганы важно сформировать поиск по годам.
3. Установку взаимосвязи. Приложение к основному документу должно прикрепляться непосредственно к нему, или в основном нужно сделать ссылку на приложение, чтобы сразу его найти.
4. Регулярное переформатирование или перезаписывание. В связи с тем, что технологии не стоят на месте и постоянно развиваются, формат, в котором хранятся данные, станет со временем устаревшим, он не будет поддерживаться соответствующими приложениями. Поэтому важно своевременно его изменить.
Все указанные нормативы регламентирует ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Он относится к национальному стандарту, разработанному на основании ISO.
В настоящее время существует три основных способа хранения электронных документов в архиве. Они позволяют сохранять любой объем информации, проводить быстрый обмен и прикреплять для работы с архивом любое количество сотрудников. К таким способам относятся:
1. Создание локального архива. Способ простой и доступный. Архив представляет папку на локальном профессиональном компьютере. Сотрудники имеют к ней доступ с правом добавлять файлы без права удалять. Модератор папки может удалять ненужные файлы и следит, чтобы в папку добавляли их по установленным правилам. Проблема такого хранения заключается в том, что гарантии безопасности отсутствуют, все новые сотрудники имеют к хранилищу доступ и должны знать соответствующие правила работы.
2. Создание облачного хранилища. Хранение документов в электронном виде предоставляется оператору ЭДО. В закрытом доступе хранят все данные. Вход в хранилище производится по установленным паролям. Преимущество заключается в том, что можно разграничить границы доступа, согласовать политику хранения. К минусам относится необходимость иметь интернет-соединение, при его отсутствии доступ к файлам будет недоступен.
3. Создание хранилища системы ЭДО. Системы ранее использовались для внутреннего документооборота. Это не мешает пользоваться ими для внешнего ЭДО. Файлы размещены на внутренних серверах. К ним всегда имеется доступ. Пользователям дают право на чтение. Запись производит сама система. Определенным группам пользователей всегда можно ограничить доступ к определенным документам.
Хранение электронных документов в архиве
В систему хранения электронные документы отправляют после проведения экспертизы. ГОСТ устанавливает основные правила передачи ЭД в архив. Ежегодно в результате экспертизы ЭД с истекшим сроком хранения уничтожают. На актуальную документацию составляют новую опись.
Перед передачей в архив на цифровые носители оформляют обложку. На файлы с длительным хранением составляют опись на бумаге. Электронные носители архивариус сканирует антивирусом.
Представленные файлы должны легко читаться. Опись должна включать запись о приеме-передаче. Конвертация ЭД проводится в формате PDF/A-1. Контейнер будет считаться учетной единицей, он представляет zip-архив, где размещены документы в сжатом виде. В электронный архив сдают по два экземпляра каждого документа. Размещают их на разных носителях, делая контрольную копию. Это позволяет предотвратить утерю файлов в случае сбоя в системе.
